Дизайн выполнен в Студии Артемия Лебедева Архангельский Г. А



жүктеу 2.31 Mb.
бет7/11
Дата25.04.2016
өлшемі2.31 Mb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11
: upload -> iblock -> d96
iblock -> Вторая жизнь А320
iblock -> Методическая разработка что нужно знать о насилии над женщиной: мифы и факты с древних времен до наших дней ноябрь 2015 г
iblock -> Прогноз на матч Израиль Уэльс (28 марта 2015 года, 20: 00)
iblock -> Арсенал и Эвертон. Арсенал

Приоритетность долгосрочных целей

Самый главный вопрос в том, как тратить время на главное, — это вопрос расстановки приоритетов в списке долгосрочных целей. Невозможно одинаково интенсивно работать над десят­ком-другим долгосрочных целей одновременно. Как бы вам ни хотелось одновременно и создать бизнес, и стать популярным телеведущим, и иметь при этом пятерых детей — вряд ли все это получится совместить. Нужно выбирать, расставлять при­оритеты. Это не значит обязательно отказываться от каких-то целей навсегда. Но определить, какие цели для вас являются первоочередными на данный момент, — крайне важно.

Самый простой способ взвесить долгосрочные цели — ис­пользовать в качестве критериев 5—7 ваших ключевых цен­ностей, полученных при ведении «мемуарника» (см. стр. 44). Например, вы выбрали из «мемуарника» 4 ключевых цен­ности, взвесили их (веса указаны в скобках) и выписали ключевые цели на ближайшее время:

Личное раз- Семья (0.3) Проф. разви- Благосостоя- Суммарная
витие (0.3) тие (0.2) ние (0.2) оценка

Построить дом 2 3 1 2 2,1

Вырастить сад 2 2 1 1 1,6

Воспитать сына 3 3 1 1 2,2

Стать директором 3 1 3 3 2,4

Дальше, как и в предыдущих примерах применения мат­рицы критериев, оцениваем каждый вариант по каждому критерию. В данном примере я использовал самую простую, трехбалльную шкалу. Единица означает, что вариант прак­тически не ценен с точки зрения данного критерия — на­пример, «вырастить сад» не вносит никакого вклада в ваше профессиональное развитие. Двойка — средняя ценность ва­рианта, например, сад ценен с точки зрения семейной жизни, но не критично ценен. Тройка — существенная ценность варианта по критерию: например, директорская должность очень ценна с точки зрения благосостояния.

Далее — подсчитываем интегрированные оценки вариантов. Из правой колонки видим, что с точки зрения выбранных критериев и их весовых коэффициентов ключевая цель на данный момент — стать директором, и следующая за ней — воспитать сына. Если поменять веса критериев, итоговая при­оритетность целей может оказаться совершенно другой.

Определив сравнительную приоритетность долгосроч­ных целей, проанализируйте ваш ежедневник и определите, сколько примерно процентов времени в вашем еженедельном бюджете вы выделяете на каждую из этих целей. Часто ока­зывается, что расходы времени на разные цели совершенно не совпадают с их приоритетностью: наиболее значимому достается меньше всего времени.

Участник открытого семинара в Новосибирске в апреле 2005 г., владелец компании, определил приоритетность своих долгосроч­ных целей с помощью следующих критериев:


  • Главное в видении. Ядро, которое не изменяется от измене­ния обстоятельств, скелет, связанный с миропониманием.

  • Дает стратегическое преимущество (конкурентоспособность «корпорации "Я"»).

  • Решение навсегда - системно закрывает проблему, дает фун­дамент для постройки дальнейшего.

  • Гармонизирует заинтересованные группы. Продвигает меня в понимании мира.

116 Глеб Архангельский. Тайм-драйв

Критерии, для простоты, не взвешивались (т.е. приняты за равно­значимые, равновеликие). В таблице критерии обозначены в верх­ней строке номерами от 1 до 5. Оценки (трехбалльная шкала, от О до 2) по критериям были расставлены так:

ЗАДАЧИ 1 2 3 4 5 Итог

До 31.12.05 внедрить ТО 2 2 2 2 2 10

До ноября 2005 г. увеличить оборот на 40% 0 0 1 2 2 5

Наладить отношения с сыном 2 0 2 2 2 8

Участник сказал: «Это один из самых полезных результатов, кото­рые я получил на семинаре. Я, во-первых, осмыслил и сформулиро­вал критерии, на основе которых принимаю долгосрочные реше­ния; во-вторых - понял, что на одну из ключевых для себя задач, от­ношения с сыном, тратил до этого дня значительно меньше време­ни и внимания, чем это заслуживало».



Шестой шаг создания личной ТМ-системы

Научитесь отсеивать лишние, навязанные дела и выделять ключевые задачи с помощью ясных критериев — таким обра­зом, всегда находя время на главное. Краткие рекомендации:



  • Расширьте арсенал ваших «стратегий отказа».

  • Приучайте окружающих к твердому «нет».

  • Используйте «здоровый пофигизм» и «метод трех гвоздей».

  • «Покупайте» время, заменяя вашу личную работу про­фессиональной услугой.

  • Делегируя задачи, создавайте их обзор и используйте активный контроль.

  • Формулируйте и используйте критерии расстановки приоритетов.

  • Передавая задачи подчиненным или коллегам, пропи­сывайте в явном виде матрицу критериев.

  • Взвешивайте ваши долгосрочные цели и концентри­руйтесь на ключевых.

7. Информация:

как управлять творческим

хаосом

Наша квартира мне телевизионную передачу напоминает —

«Что? Где? Когда?» называется. Потому что не знаешь,

что где валяется и когда все это закончится.

«Зима в Простоквашино».

XXI век — век информации. Ее объемы колоссальны и рас­тут все быстрее. Любой человек, желающий достигать ус­пеха в наше время, не может обойтись без личной системы «информационного менеджмента».

Эта система должна отвечать и на самые простые вопросы, например, «как должны храниться документы на рабочем столе?», и на самые сложные, например, «когда, как и чему учиться?», «что, как и зачем читать?», «как рождать гени­альные идеи в ситуациях неопределенности?».

Мы, русские, очень любим гордиться нашей фундаменталь­ной системой образования. И гордиться, в общем-то, есть чем. Но гордясь, не стоит забывать, что получением диплома об­разование не заканчивается, а начинается. Все меняется так быстро, что учиться нужно всегда. Только так мы будем конку­рентоспособны в современном мире и как отдельные личнос­ти, и как нация. Но чтобы учиться непрерывно, тратя на это разумное количество времени, нужно делать это системно.



Эффективная система чтения

Управление информацией в личной работе начинается с системы чтения.

Начнем с того, что читать нужно. На тренингах я пару раз спросил участников, сколько и каких книг они читают.

118 Глеб Архангельский. Тайм-драйв

Информация: как управлять творческим хаосом 119


После этого понял, что о «самой читающей в мире нации» можно пока забыть (детективы и дамские романы оставляю за кадром).

Я говорю, возможно, жесткие и неприятные вещи. Но, на мой взгляд, расслабленные телевизором индивидуумы шансов на быстрый личностный и карьерный рост не имеют. Напрягайте мозг, коллеги, он, как и мышцы, от неиспользо­вания атрофируется. Поэтому рекомендую взять за правило: не меньше одной серьезной книги в неделю. Причем неваж­но, деловой книги или художественной, важно, чтобы это действительно была работа ума и чувства.

Теперь о том, как читать более эффективно. Самый шаб­лонный ответ на этот вопрос — скорочтение. Скажу сразу: отношусь к этому подходу скептически. На мой взгляд, ско­рочтение актуально в первую очередь для специалистов, име­ющих дело с большими объемами информации, например, аналитиков. Если такой «производственной» задачи у вас нет, то мой совет: читайте не «больше» — читайте «умнее».

Также не советую следовать рекомендациям из классичес­ких книг по тайм-менеджменту — «читайте бегло, по диагона­ли, не читайте написанного мелким шрифтом» и т.п. Полагаю, здесь верно старое правило «лучше меньше, да лучше».

В вузе я пробовал изучать скорочтение, но после прихода на серь­езную работу почувствовал разницу - между ускоренным перева­риванием обязательного потока информации в вузе и свободным выбором тех и только тех книг, которые дают реальную пользу. С тех пор я читаю деловой и научной литературы сравнительно мало, 5-6 книг в месяц (художественной - больше, но ее чтение созна­тельно не планируется). При чтении я придерживаюсь нескольких простых принципов:


  • Покупаться книг должно примерно впятеро больше, чем ре­ально читается. Должно быть пространство свободы, книга часто выбирается в зависимости от внутреннего «кайроса».

  • Стараюсь читать книги «под задачу» (проект). Например, нуж­но оформлять новый продукт - читаю книгу про брэндинг, рас­ширять штат - читаю про методики отбора персонала и т.п.

Таким образом, книга становится «бензином» для рождения своих идей по конкретному проекту.

— Читаю всегда с начала, но не всегда до конца. Иногда недочи­


танная книга лежит полгода-год и потом вдруг запускается «в
работу» опять. Все книги «к чтению» (новые и недочитанные)
лежат в одном месте, для удобства обзора при принятии реше­
ния «что читать».

Вот несколько простых рекомендаций по системе чтения:



  • Обеспечьте возможность возвращаться к нужной (ключевой) информации. Например, выписывайте на закладку номера страниц и краткую суть важной для вас мысли автора. Делайте ксерокопии страниц с полезными мыслями и подшивайте в отдельную папку. Сделайте наглядную схему ключевых мыслей и регу­лярно к ней возвращайтесь.

  • Применяйте сразу. Прочитали страницу — внедрите в практику, только после этого читайте следующую. Это в особенности касается книг по менеджменту и другим прикладным технологиям. Знание само по себе ценности не представляет, «многие знания — многие печали». Ценность представляет знание, внедренное в практику вашей работы. Кроме того, сразу внедренное знание прочно усвоится, а просто прочитанный текст «вылетит в другое ухо».

  • Расставляйте приоритеты в ходе чтения. Думаю, полез­нее выбрать две-три главы, которые вам реально нужны, прочитать их вдумчиво и получить максимум пользы, чем поверхностно пробежаться по всей книге.

Эдуард Фаритов, директор по развитию Группы «Русский стандарт». «Достаточно давно я столкнулся с тем, что когда встречаешься с людьми, у которых чему-то можно научиться, период времени обще­ния с ними очень мал для того, чтобы хоть что-то у них перенять. По­этому я понял, что имеет смысл спрашивать у людей - какая люби­мая книга этого человека. Когда человек называет одну или две

120 Глеб Архангельский. Тайм-драйв

Информация: как управлять творческим хаосом 121


книги, становится в общем-то понятно, откуда получить те знания, которые человек считает наиболее для него важными. Так у меня сложился список литературы, которую я хотел бы прочесть. Я пользуюсь двумя принципами:

  • Никогда не читаю подряд две книги по одной и той же темати­ке, т.е. читаю сначала, допустим, психологию, потом бизнес, потом художественную литературу.

  • Ранжирую список книг. Если книгу упоминает человек, кото­рый для меня «светило», она попадает на верх списка; если ка­кая-то книга упоминается двумя разными людьми - она ста­новится приоритетом».

Телевизор и новости

Скажите — как на вашу текущую жизнь и деятельность влияет война в Ираке? Если ваша компания не работает с Ближним Востоком и у вас нет там родственников — то, скорее всего, никак не влияет.

А раз не влияет, то зачем вам, как сказала участница од­ного из ТМ-тренингов, «превращать вашу голову в мусорное ведро»? «Многие знания — многие печали», сказал древ­ний мудрец. Наши школы и вузы внушили нам мысль, что знание — само по себе уже ценность. Сильно сомневаюсь в этом.

У классика тайм-менеджмента Стивена Кови в «Семи при­вычках высокоэффективных людей» есть хорошие понятия: «круг влияния» и «круг беспокойства». Обычно круг беспо­койства шире круга влияния. Но зачем вам беспокоиться, да и вообще знать о том, что никак не влияет на вашу жизнь и на что вы сами никак не можете влиять?

Это не так просто — отказаться от лишнего знания и не читать, с кем развелась очередная поп-звезда и сколько разрушений принес ураган в Тлумбукту. Утешьте себя тем, что количество информации в мире растет по экспоненте, всего все равно не узнаете.

Вот простые правила оптимизации общения с телеви­зором:




  • По возможности записывайте интересующие вас передачи на видеомагнитофон и смотрите в удобное для вас время (при этом приятно, что рекламу можно проматывать).

  • Постарайтесь уменьшить количество телевизора как фона (во время утренних сборов, работы по хозяй­ству и т.п.). Неспособность быть в тишине, слушать тишину — верный признак того, что вы сами себе не интересны, что вам не о чем помолчать с самим собой (помните, как влюбленные или друзья могут просто молчать друг с другом?). Лучше послушайте в это время хорошую музыку, аудиокнигу или, наконец, ту же самую записанную на видеомагнитофон инте­ресную вам передачу.

  • Спрячьте пульт дистанционного управления куда-нибудь подальше. «Заппинг», бессмысленное пере­ключение каналов, многие исследователи совершенно серьезно относят к наркотикам.

Аналогичный подход работает и с другими источниками новостей. Ответьте себе честно на вопрос: мне нужна эта информация или я просто заполняю информационным шу­мом внутреннюю пустоту, причина которой — отсутствие прочувствованных жизненных целей и «драйва» к их до­стижению?

Делится опытом член ТМ-сообщества Алексей Бабий, руководитель проектов компании MaxSoft, Красноярск. «...Убедившись в том, что от смотрения телевизора никакой пользы, кроме вреда, нет, я пос­тавил ограничение: не более получаса в день. То есть 15 часов в ме­сяц. И в ежедневном хронометраже фиксировал отдельно затраты времени на телевизор. Как только набегало 15 часов, я не имел права смотреть телевизор до конца месяца. В конце концов я при­шел к очень жесткому режиму: в начале недели просматривал про­грамму передач, отбирал фильмы и передачи на общую сумму три часа и в остальное время к телевизору не подходил вообще. Собс­твенно, именно так и следует поступать с телевизором...»



122 Глеб Архангельский. Тайм-драйв

Информация: как управлять творческим хаосом 123


Фильтрация электронной почты

Мы разобрались с книгами и телевизором, теперь время вернуться в офис и поработать над одним из важнейших в наше время потоков информации: электронной почтой.

Электронная почта — великолепный и пока недооценен­ный многими руководителями инструмент. Ее «тайм-менед­жерское» преимущество в том, что почта не требует «одно­временности» контакта — вы высылаете почту в удобное вам время, контрагент читает в удобное ему время. В этом гораздо больше удобства, чем при телефонном или очном общении, требующем одновременности присутствия обоих участников коммуникации. Исходя из этого преимущества электронной почты, лучше использовать ее, а не телефон, для всех не­срочных вопросов, т.е. терпящих хотя бы сутки.

Чтобы пользоваться почтой эффективно, рекомендую освоить десятипальцевую слепую печать. Этот инвестици­онный проект потребует около 1—2 часов в день в течение двух недель и даст вам крайне важный результат: свободу создания письменного текста. Дело не столько в скорости, сколько в свободе: писать вам станет так же легко, как го­ворить, и вы будете использовать почту гораздо активнее, получая существенные выгоды времени.

Следующая тема в работе с электронной почтой — спам, замусоривающие вашу папку «Входящие» рекламные письма. Проблема спама в электронной почте, пожалуй, наименьшая из всех проблем. Даже если не применять антиспамовые фильтры, удаление вручную сотни-другой рекламных писем занимает максимум полминуты. Если эта процедура занима­ет у вас больше времени, если вы поддаетесь «цепляющим» заголовкам, а потом злитесь на спамеров за потраченное вами время — это скорее проблема недостаточного осозна­ния личных приоритетов и долгосрочных целей. Когда чело­век четко осознает свои цели, его гораздо труднее отвлечь от стоящего дела всяким информационным мусором.

Реальной проблемой спам становится только при выходе в Интернет с карманного компьютера через мобильный те­лефон, когда низкое качество связи затрудняет скачивание заголовков и удаление спамерских писем на сервере. Если вы часто сталкиваетесь с такой ситуацией — рекомендую завести отдельный почтовый ящик, никогда не упомина­емый в открытых источниках и известный только вашим ключевым коллегам, руководству и т.п.

Гораздо серьезнее проблема появляющегося конвертика. Действительно, каким бы важным делом мы ни занимались, сигнал «У вас новая почта» сразу включает тревожные цент­ры головного мозга. И важное дело откладывается в сторону, а новое письмо, естественно, оказывается далеко не столь важным, как казалось.

Отключите оповещение о приходе нового письма. Если ваша работа — не обработка заказов, приходящих по элек­тронной почте и требующих немедленной реакции, — от­ключите не сомневаясь. Автоматическую проверку почты (по умолчанию в Outlook она делается каждые несколько минут) тоже сделайте более редкой, не чаще раза в час. А еще луч­ше — проверяйте почту только сами, без помощи автома­тических настроек.

По опыту корпоративных проектов, оптимальная частота приема почты — около 3—4 раз в день. Лучше, если это время будет определенным, хорошо известным вашим колле­гам. Приурочивайте это время к концу логических рабочих периодов — например, последние полчаса перед обедом и перед концом рабочего дня. Начальное время рабочих пери­одов тратьте на более серьезные вопросы, не разменивайте на мелочи.

Иногда нужно смотреть почту чаще, например, если ваш руководитель в течение дня часто высылает по электрон­ной почте срочные поручения. Но даже в таких случаях выемка почты раз в час, или в крайнем случае в полчаса,



124 Глеб Архангельский. Тайм-драйв

на мой взгляд, вполне достаточна. Вопрос, который не тер­пит полчаса-час, — это что-то совсем из области пожаров и землетрясений, скорее всего вам зададут его по телефону. Кстати, желательно договориться с коллегами о том, что действительно сверхсрочные вопросы задаются по телефону, а все остальное — по электронной почте.

Александр Мондрус, управляющий Группой компаний MC-Bauchemie-Russia (торговая марка «Плитонит»), в ходе проекта ТМ-консульти-рования отключил автоматическое скачивание почты и установил часы приема почты - 12.00, 15.00 и 18.00. При этом в первые два приема отвечал только на самое срочное, а на все остальное - ве­чером, после 18.00. Таким образом, существенно сократилось вре­мя на обработку почты, а главное - ее действие как отвлекающего фактора в течение дня.

Чтобы облегчить себе работу, настройте автоматическую сортировку почты, которую умеет делать любая почтовая программа. Заведите папки по ключевым для вас темам, либо проектам, либо людям, и настройте автоматическое разбрасывание писем в эти папки. Особенно это удобно для несрочной информации — рассылок, информационных писем, несрочной отчетности подчиненных и т.п.

Если не удается настроить сортировку по уже имеюще­муся в письме признаку (например, адресу отправителя), договоритесь с коллегами о простых обозначениях. Напри­мер, руководитель отдела в IT-компании распорядился все вопросы, которые терпят сутки, присылать с пометкой «*» в поле «Тема» и настроил автофильтрацию этих писем в отдельную папку. В течение дня он их даже не читал, а отве­чал на следующий день на все вопросы устно — на планерке. Таким образом, удалось резко сократить время на решение мелких вопросов в течение дня, освободить время для клю­чевых задач, требующих концентрации.

В MS Outlook кроме автоматической сортировки можно еще настроить автоматическую раскраску писем в разные



Информация: как управлять творческим хаосом 125

цвета. Например, как настроила одна из участниц тренингов: от шефа — строгим классическим шрифтом и синим цве­том; от любимого человека — сиреневым цветом и изящным шрифтом и т.п.

На корпоративном семинаре в ОАО «Банк24.ру» были придуманы простые правила регулирования приоритетности письма. Пробле­ма звучала так: «От некоторых сотрудников все письма приходят только с красным флажком. Им так удобнее, а получатель не может ориентироваться, что из заданных вопросов - действительно сроч­ное и важное». Договорились о том, что каждый сотрудник своему коллеге в день имеет право послать только одно «красное» письмо. Отправитель сам должен решить, на какой вопрос он потратит се­годня этот красный флажок.

Была озвучена еще одна проблема: «Многие присылают письмо с пустым полем «Тема», совершенно непонятно, читать ли это письмо сразу, срочное оно или нет». Договорились о простом правиле: «Полу­чивший электронное письмо без поля «Тема» имеет право стереть его, не читая. Вся вина в случае проблем будет на отправителе».



Электронная почта как инструмент контроля

Настоятельно рекомендую сохранять всю электронную поч­ту, разбрасывая ее по нескольким смысловым папкам. При этом к некоторым письмам бывает необходимо обращаться. Часто такие цисьма оставляются во «Входящих». В наших проектах индивидуального консультирования для топ-ме­неджеров расчистка «Входящих» обычно является одной из первых задач. Примерно за неделю-две количество писем удается сократить в среднем с 1—2 тысяч до 50—100.

Достигается это с помощью системы папок «На контроль». Структура этих папок обычно бывает примерно такой:

1. Папка «Входящие» — около 15—20 писем, напоминаю­щих о ближайших актуальных вопросах (тех, которые необходимо видеть несколько раз в день). Примерно раз в день папку нужно «разгребать», поддерживая в ней небольшое количество писем, остальные распре­деляя по другим тематическим папкам.

126 Глеб Архангельский. Тайм-драйв

Информация: как управлять творческим хаосом 127


  1. Папка «Контроль ежедневный» — сюда переносятся письма с вопросами, находящимися на контроле. Про­сматривается папка раз в день, чтобы освежить в памяти вопросы, требующие пристального внимания, и при необходимости написать напоминалки исполнителям.

  2. Папка «Контроль еженедельный» — просматривается раз в неделю, содержит письма по вопросам, требую­щим мониторинга и контроля, но менее пристального и потому не ежедневного.

  3. Папка «Справочное» — полезная информация, пароли доступа к интернет-ресурсам, предложения услуг, которые могут понадобиться (например, спам с коор­динатами домов отдыха) и т.п.

  4. Контекстные папки — по актуальным для руково­дителя «кайросам», связанным с контролем и деле­гированием. Например, одна из моих контекстных папок — «Проект Improvement», где находится пере­писка с авторами. Папка просматривается при редакти­ровании очередной публикации; это дает возможность прогнозировать следующие публикации и напоминать авторам об их творческих планах.

Наладив такую систему контроля, вы используете важное достоинство электронной почты по сравнению с телефоном и очным общением: материализацию планов и договорен­ностей. Память человека — инструмент очень гибкий, легко подстраивающий прошлое под потребности сегодняшне­го дня. Если ваши планы и договоренности подтверждены электронным письмом, решать спорные вопросы «в случае чего» будет гораздо проще. Поэтому даже после решения вопросов по телефону или на личной встрече настоятель­но рекомендую ключевые моменты подтверждать по элек­тронной почте, высылая краткое «контрольное» письмо с основными тезисами.



1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11


©netref.ru 2017
әкімшілігінің қараңыз

    Басты бет