Использование информационных технологий в архивном деле. Проблемы доступности и применения новых технологий



жүктеу 63.54 Kb.
Дата01.05.2016
өлшемі63.54 Kb.
түріКнига
: upload -> files
files -> Т. Н. Кемайкина психологические аспекты социальной адаптации детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей методическое пособие
files -> Ұлттар жіктеуіші
files -> Деректі фильмнің беташары
files -> Мазмұны бағдарламаның ТӨЛҚҰжаты
files -> Бір көзден алу тәсілімен мемлекеттік сатып алу қорытындысы туралы хаттама «Сұйық отын және аи-92 жанар жағар майын сатып алу»
files -> Жоба сайлау учаскелерін құру туралы «Қазақстан Республикасындағы сайлау туралы»
Ваулин Илья Дмитриевич

Екатеринбург, ГААОСО

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В АРХИВНОМ ДЕЛЕ. ПРОБЛЕМЫ ДОСТУПНОСТИ И ПРИМЕНЕНИЯ НОВЫХ ТЕХНОЛОГИЙ.

Научно-технический прогресс, как известно, никогда не стоит на месте и, продолжая активно развиваться, проникает во все сферы общественной жизни. Архивная служба не стала исключением. Работа архивов все сильнее соприкасается с информационными технологиями, претерпевает изменения, становится более мобильной, удобной, способной охватить большую аудиторию. Для того чтобы максимально приблизиться к пониманию положения архивного документа в информационной среде, стоит разобраться с некоторой терминологией.



Информационная среда - совокупность технических и программных средств хранения, обработки и передачи информации, а также социально-экономических и культурных условий реализации процессов информатизации. [1]

Информатизация — направленный процесс системной интеграции компьютерных средств, информационных и коммуникационных технологий с целью получения новых общесистемных свойств, позволяющих более эффективно организовать продуктивную деятельность человека, группы, социума. [2]

Информационные технологии (ИТ, от англ. information technology, IT) - это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, передачу и отображение информации. [3]

В Государственном архиве административных органов Свердловской области используются различные средства, построенные на применении IT-технологий.



Базы данных внутреннего пользования:

БД «Картотека военнопленных» - Создана по материалам ФТМ, содержит информацию по проверке личности Советских граждан находившихся в плену во времена Великой Отечественной Войны

Книга памяти жертв политических репрессий – картотека реабилитированных

«База данных архивно-следственных дел», которая позволяет оперативно проводить поиск по фамилии, имени, отчеству, по месту рождения, жительства, работы, по этническому принципу среди осужденных жителей Свердловской области в 20-60х гг XX века по статье 58 УК РСФСР. База данных существенно сокращает и облегчает работу при исполнении запросов, поступающих в архив в отношении репрессированных лиц, позволяет проводить статистическую выборку по определению количественного состава репрессированных различных возрастных групп, конфессий, политических убеждений, неоднородного этнического и социального происхождения.

Среда общего доступа

Официальный сайт ГААОСО. Сайт архива содержит классический контент: информацию об архивном учреждении (истории архива, организационной структуре, составе фондов, местонахождения, режиме работы и т.д.), но и выступает в качестве основного источника самопрезентации. В рамках самопрезентации архива в формате удаленного доступа на официальном сайте ГААОСО еженедельно выкладываются новости о деятельности архива и его сотрудников в профессиональной и общественной жизни. Для иностранных посетителей на сайте размещен англоязычный перевод основных разделов сайта. В целях презентабельности деятельности архива на сайте имеются фотогалерея, видеогалерея, электронные выставки архивных документов. Для удобства пользователей архивной информацией на сайте архива предусмотрены электронные (On-line) варианты оформления запросов по интересующей пользователя тематике. Таким образом, осуществляется прием запросов граждан в режиме удаленного доступа. Кроме того, на сайте архива по желанию пользователя можно заполнить опросный лист мониторинга качества предоставляемых услуг, что позволяет пользователю архивной информацией оценить работу архива. В дополнение к этому важно отметить, что на сайте архива размещен бланк заявки на выдачу дел, что позволяет в режиме удаленного доступа оформить и направить по электронной почте заявку на работу с документами в читальном зале архива.

Одним из полезных ресурсов для получения архивной информации является возможность удаленного доступа к системе «Электронный архив», Автоматизированная информационная система (далее – АИС) предназначена для работы с архивными справочниками государственных Архивов Свердловской области, в том числе поиска и просмотра описей дел. Архивные справочники и описи находящиеся в АИС, представлены в отдельных разделах для каждого из семи государственных архивов Свердловской области, в которые входит и ГААОСО. Каждый раздел представляет собой рубрикатор фондов, позволяющий систематизировать электронные информационные ресурсы, хранящиеся в АИС. [4].

С одной стороны, можно заявить о том, что архивная служба старается активно использовать IT-технологии в своей деятельности, однако, дальнейшее развитие еще возможно и даже необходимо. На передний план выдвигается проблема предоставления пользователю возможности работы с электронными копиями архивных документов. Как любой инновационный прорыв это вызывает ряд объективных сложностей и бюрократических проволочек. Остановимся на них подробнее.

Отсутствие нормативных документов, регламентирующих порядок размещения архивных данных в сети Интернет.

Законодательной основой для обеспечения возможности использования копий архивных документов является Федеральный закон от 22.10. 2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», но указания данные в нем не являются адоптированными для цифровых копий. Разработка новой или доработка имеющейся законодательной базы решила целый ряд затруднений, таких как:



  1. Заверение электронных копий архивных документов.

Исходя из определения: Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке [5], соответственно, необходимо обозначить порядок заверения копий непосредственно в законе, чтобы избежать юридических осложнений при публикации документов.

  1. Порядок доступа к архивным документам.

Создавая возможность доступа к документам необходимо учитывать ограничения, установленные законодательством Российской Федерации, и условия, которые установили собственники или владельцы архивных документов при их передаче в архив.

  1. Необходимости определить требования к копиям архивных документов, размещаемых в сети.

Определить стандарты качества и формата копий. Решить вопрос возможности скачивания документов пользователями (возможно, сделать это дополнительной платной услугой).

Оцифровка документов для их размещения на сайте.

Возможность создавать копии документов непосредственно в архивном учреждении позволяет сократить временные затраты на оцифровку, а так же ускорить сам процесс, который требует значительных финансовых затрат на приобретение технического оборудования, комплектующих, необходимого программного обеспечения и обучение специалистов по оцифровке.

Особенно остро встает проблема недостатка квалифицированных специалистов, знающих работу по размещению архивных документов в сети «Интернет» и созданию и ведению АИС, эту проблему с легкостью бы решили курсы переподготовки кадров. В идеале возможно создание специализированного отдела занимающегося вопросами использования архивных документов в информационной среде.

Несмотря на сложности, которые вызывает реализация проекта по размещению архивных документов в сети Интернет, имеется ряд весомых преимуществ в их использовании:



  1. Обеспечение удаленного доступа к архивным документам. Посетители не будут зависеть от рабочего расписания архива, дальних расстояний, могут иметь возможность заниматься исследованиями в любое время и в любом месте.

  2. Снижение необходимости обращения к подлинникам архивных документов, что крайне важно для обеспеченья их сохранности.

  3. Сокращение времени поиска информации о содержании архивных фондов.

Вышеперечисленные положительные стороны внедрения информационных технологий в деятельность архива являются крайне значимыми, способными принести немало практической пользы в упрощении работы по прямым направлениям деятельности архивных учреждений, как непосредственно работникам архивов, так и пользователям документов, полностью исключая затруднения связанные с использованием физических источников напрямую. В перспективе, подобные нововведения могут позволить сократить количество филиалов, а, следовательно, минимизировать финансовые затраты, что лишний раз доказывает необходимость дальнейшего внедрения информационных технологий в работу архивной службы.

Библиографический список.



  1. Словари и энциклопедии на Академике [Электронный ресурс]. URL: http://dic.academic.ru/ (дата обращения: 17. 12. 2014).

  2. Wikipedia свободная энциклопедия [Электронный ресурс]. URL: https://ru.wikipedia.org/ (дата обращения: 17. 12. 2014).

  3. Информационные технологии [Электронный ресурс]. URL: http://technologies.su/ (дата обращения: 17. 12. 2014).

  4. Архивы свердловской области [Официальный сайт] URL: http://www.uralarchives.ru/ (дата обращения: 17. 12. 2014).

  5. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и
    библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007. С. 104.


Научный руководитель: Стебаков А.М.



©netref.ru 2017
әкімшілігінің қараңыз

    Басты бет