Мемлекеттік органдардың таратылуға шектеулі қызметтік ақпаратпен жұмыс істеу ережесі



Дата27.04.2016
өлшемі209.36 Kb.
Қазақстан Республикасы

Премьер-Министрінің

2015 жылғы

№ қаулысымен

бекітілген

Мемлекеттік органдардың таратылуға шектеулі

қызметтік ақпаратпен жұмыс істеу ережесі



1.Жалпы ережелер


  1. Осы таратылуға шектеулі қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу ережесі (бұдан әрі – Ереже) Қазақстан Республикасының 2000 жылғы 27 қарашадағы «Әкімшілік рәсімдер туралы» Заңына сәйкес әзірленді. Ереже барлық мемлекеттік органдар үшін қызметтік ақпаратты қамтитын құжаттарды, істер мен басылымдарды ресімдеу, есепке алу, көбейту, сақтау, пайдалану, мемлекеттік тұрақты сақтауға іріктеу және беру, жоюға бөлу тәртібін белгілейді.

  2. Осы Ереже Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпияларын қамтитын қызметтік ақпаратпен жұмыс істеу тәртібіне қолданылмайды.

  3. Таратылуға шектеулі қызметтік ақпарат – мемлекеттік органның шешім қабылдауында тәуелсіздікті қамтамасыз ету қажеттілігіне қатысты әкімшілік рәсімдерді сақтау мақсатында таратылуына уақытша шек қойылған жабық қызметтік ақпарат.

Таратылуға шектеулі ақпаратқа басылымдарда, істерде және құжаттарда бекітілген мәліметтер жатады:

  • шешім қабылданбаған мәселелер бойынша мемлекеттік бақылау мен қадағалау шеңберінде қабылданған және жасалған;

  • ведомство ішінде және ведомствоаралық хат алмасу нәтижесінде немесе соңғы шешімі қабылданбаған мемлекеттік органдардағы келіссөздер негізінде қабылданған және жасалған;

  • ақпаратты жария ету шарттары бойынша өзара келісім жасалмаған, шетел мемлекеттерінен немесе халықаралық ұйымдардан қабылданған.

Таратылуға шектеулі қызметтік ақпаратты қамтитын құжаттарға, істерге және басылымдарға ҚБПҮ белгісі қойылады (бұдан әрі – «ҚБПҮ белгісі»).

  1. Қазақстан Республикасының «Ақпаратқа қол жеткізу туралы» заңының 6 бабында көрсетілген ақпаратқа қатысты таратылуға шектеулі құжаттарға қол жеткізу жазбаша сұраныс, оның ішінде электронды құжат түріндегі сұраныс негізінде, немесе мемлекеттік органның бірінші басшысының шешімі бойынша қамтамасыз етіледі.

Сонымен бірге осындай ақпаратты қамтитын құжаттарға ҚБПҮ белгісі қойылмайды.

  1. Қазақстан Республикасының «Ақпаратқа қол жеткізу туралы» заңының 16 бабында көрсетілген ақпаратты қамтитын құжаттарға ҚБПҮ белгісін қоюға тыйым салынған.

  2. Таратылуға шектеулі қызметтік ақпаратты электронды түрде өңдеу, жіберу және сақтау Мемлекеттік органдардың бірыңғай транспорттық ортасы арқылы жүзеге асырылады.

Таратылуға шектеулі қызметтік ақпаратты байланыстың ашық түрлерінің (қоғамдық пайдалыныстағы телефондық, факсимильдік байланыстың, Интернет желісі және ұялы байланыстың) техникалық арналары арқылы жіберуге тыйым салынған.

  1. Өз жұмысында таратылуы шектеулі қызметтік ақпаратты пайдаланатын тұлғалар дәл және тиянақты түрде ақпаратты қорғауға қатысты барлық талаптарды орындап, қызметтік міндеттерін атқару барысында алған мәліметтерді сақтауы жария етпеуі тиіс.

  2. Осы ереже талаптарын бұзғаны үшін мемлекеттік органдардың басшылары мен қызметкерлері Қазақстан Республикасы заңнамасына сәйкес жауапты болып саналады.


2. ҚБПҮ белгісі бар қызметтік ақпаратты есепке алу, пайдалану және сақтау тәртібі


  1. ҚБПҮ белгісі бар құжаттар мен басылымдарды қабылдауды және еспеке алуды (тіркеуді) мемлекеттік органның құжаттамалық қызметі жүзеге асырады.

  2. Мемлекеттік органга келіп түскен барлык ҚБПҮ белгісі бар хат-хабар бастапкы өңдеуге, алдын ала қарап шығуға, тіркеуге және басшының қарауына беруге жатады. Лауазымдық нұсқаулықтарына сәйкес осындай құжаттармен жұмыс жасау тапсырылған құжаттамалык қызмет кызметкерлері көрсетілген хат-хабарды қабылдайды және рәсімдейді.

ҚБПҮ белгісі бар қағаз түрінде келіп түскен хат-хабар жапсырылған конвертте (пакетте) болуы тиіс. Сонымен бірге, ораманың тұтастығы, құжат немесе басылымның парақ саны және даналары, сондай-ақ ілеспе хатта көрсетілген қосымшаның бар-жоғы тексеріледі.

ҚБПҮ белгісі бар құжаттар және басылымдар немесе оның косымшалары конвертте (пакетте) (толық) болмаған жағдайда оларға үш данада еркін нысанда акт жасалады: оның бірі жөнелтушіге жіберіледі, екіншісі - құжаттамалық қызметте қалады, үшіншісі құжатты орындаушыға беріледі.

Егер жөнелтушінің нақты мекен-жайын, кұжатты жөнелту және алу уақытын, сондай-ақ қосымша төлем хат-хабарларын алған кезде конверттер (пакеттер) бойынша анықтауға болатын болса, ондай жағдайда олар жойылуға бөлуге жатпайды.

Қателесіп түскен ҚБПҮ белгісі бар құжаттар мен басылымдар жөнелтушіге қайтарылады.



Электронды жеткізгіштегі ҚБПҮ белгісі бар құжаттар мен басылымдар келіп түскен кезде зиян келтіретін бағдарламалардың бар-жогы тексеріледі.

  1. Жұмыстан тыс уақытта ҚБПҮ белгісі бар құжаттар мен басылымдарды мемлекеттік орган бойынша кезекші қабылдап, осы хат-хабарды ашпастан құжаттамалық қызмет басшысына береді.

Жүмыстан тыс уақытта ҚБПҮ белгісі бар құжаттар мен басылымдар тұрақты кезекшісі жоқ мемлекеттік органдарға апаруға жол берілмейді.

  1. ҚБПҮ белгісі бар барлық кіріс, шығыс және ішкі құжаттар тіркеуге жатады. Құжаттар – парақ беттері бойынша, басылымдар (кітаптар, журналдар, брошюралар) - даналар саны бойынша есептеледі.

Есепке алудың негізгі талабы ҚБПҮ белгісі бар құжаттар мен басылымдарға бір мәрте тіркеу нөмірі берілетіндігі болып табылады. Келесі іс жүргізу жылына өтетін, іс жүргізілуі аяқталмаған немесе ұзақ уақыт орындауды талап ететін құжаттар жатады, олар қайта тіркелуге жатады.

  1. ҚБПҮ белгісі бар құжаттар мен басылымдарды есепке алу басқа құпия емес құжаттамаларды есепке алудан бөлек журналдық нысанда, электрондық нысанда деректер базасы түрінде жүргізіледі.

ҚБПҮ белгісі бар құжаттар мен басылымдар козғалысы тиісті тіркеу есепке алу нысандарында дер уақытында көрсетілуі керек.

  1. Әрбір тіркелген құжатқа, сондай-ақ ҚБПҮ белгісі бар басылымдарға ілеспе хаттарға тіркеу нөмірі бар мөртабан қойылады.

Тіркеу нөмірі істер номенклатурасы бойынша істер индексі, хат-хабар иесі туралы, орындаушылар, түскен уақыты және басқалармен толықтыруға болатын реттік нөмірден тұрады.

  1. Жіберу үшін алынған ҚБПҮ басылымының тиражы басылымдарды есепке алу және бөлу журналында бір кіріс нөмірімен тіркеледі.

Осы құжаттардың (басылымдардың) қосымша көбейтілген даналары осы құжаттың (басылымның) нөмірімен есепке алынады, бұл туралы көбейтілетін құжатта (басылымда) және есепке алу нысандарында белгі қойылады. Қосымша көбейтілген даналарды нөмірлеу бұрын есепке алынған даналарының соңғы нөмірімен жүргізіледі.


  1. ҚБПҮ белгісі бар құжаттар

мен басылымдарды ресімдеу, көбейту және жіберу (жөнелту)


  1. Құжаттың оң жақ жоғарғы бұрышында ҚБПҮ деген сөздер жазылып, көбейтілген даналар саны көрсетіледі.

Құжаттың әрбір данасының соңғы парағының кейінгі бетінде және ілеспе хатта жөнелтілген құжат даналарының қайда жіберілгені және құжат орындаушының аты-жөні және файлдың жойылғаны туралы белгі көрсетіледі.

  1. Қол қойылған (бекітілген) ҚБПҮ белгісі бар құжаттар оны есепке алуды жүзеге асыратын құжаттамалық қызмет қызметкеріне тіркеу үшін беріледі, содан соң құжат файлы алынып тасталады.

  2. ҚБПҮ белгісі бар құжаттар мен басылымдар туралы мәліметтері бар журнал немесе брошюраланған карточкалық түрде орындалған реферативтік ақпараттық басылымдар да осындай белгімен шығарылады. Осы басылымдардан алынып тасталған реферативтік ақпараттық карточкалар мен парақтар таралуы шектеулі мәліметтері жоқ, құпия емес материалдар ретінде есепке алынады және сақталады.

Карточкалар мен парақтарды алып тастау фактісі осы басылымдар мұқабасында құжаттамалық қызметтің екі қызметкерінің қолымен расталады.

  1. ҚБПҮ белгісі бар тираждалатын құжаттар мен басылымдарды көбейту, есепке алуды жүзеге асыратын мемлекеттік органдардың баспаханалары және құрылымдық бөлімшелерінде құпия емес құжаттарды есепке алатын бір журналда жүзеге асыруға жол беріледі.

  2. ҚБПҮ белгісі бар басылымды басу аяқталғаннан кейін баспаханалық жиынтық бөлшектеледі, баспа нысандары жойылады, ал тиісті файлдар (компьютермен теру кезінде) алынып тасталады, бұл туралы тапсырыс беруші мемлекеттік орган және орындаушы-баспахана (басу-баспахана орталығының) өкілдері қол қоятын еркін нысанда акт жасалады.

  3. ҚБПҮ белгісі бар тираждалған құжаттар мен басылымдарды жөнелту құжаттамалық қызмет аркылы олардың басшылары қол қойған тізілім- (тізімдеме) негізінде жөнелтілетін даналардың есепке алу нөмірлерін көрсете отырып жүзеге асырылады.

  4. ҚБПҮ белгісі бар құжаттар, істер мен басылымдарды Қазақстан Республикасы шегіндегі ұйымдарға жіберу фельдъегерлік байланыс, тапсырыс немесе бағалы почталық жөнелтілім, бір елді мекен шегінде — курьерлер арқылы жіберіледі. ҚБПҮ белгісі бар жөнелтілетін құжаттар, істер мен басылымдар қалың қағаздан жасалған конвертке салынуы немесе буылып- түйілуі керек. Жөнелтуге ашық «терезесі» бар конверттерді пайдалануға болмайды.

  5. Орамада (конвертте) алушы мен жөнелтушінің мекен жайы, атауы (ашық немесе шартты түрде), «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгімен қоса салынған құжаттардың нөмірлері көрсетіледі.

ҚБПҮ белгісі бар құжаттар мен басылымдар бар конверттерде (пакетте) басшылар мен қызметкерлердің аты-жөндері мен лауазымдарын, сондай-ақ құрылымдық бөлімше атауларын көрсетуге тиым салынады.

  1. ҚБПҮ белгісі бар құжаттар мен басылымдарды шетелдік заңды (жеке) тұлғаларға және оның өкілдеріне беруге әрбір жекелеген жағдайда сол мемлекеттік орган басшысының жазбаша рұқсатымен ғана жол беріледі.

Егер ҚБПҮ белгісі бар құжаттар мен басылымдарда басқа мемлекеттік органдар құзіретіне қатысты мәліметтер болса, оларды шет елге жіберу осы мемлекеттік органдар басшыларының келісімімен жүзеге асырылады.

Шет елге ҚБПҮ белгісі бар басылымды кітап алмасу тәртібімен жіберуге тиым салынады.





  1. ҚБПҮ белгісі бар орындалған құжаттарды іске калыптастыру




  1. ҚБПҮ белгісі бар құжаттарды орындау, өткізу тәртібі, оның орындалуын бақылау құпия емес құжаттармен жұмыс тәртібіне ұқсас.

  2. ҚБПҮ белгісі бар құжаттар орындалған соң істерге қалыптастырылады. Көрсетілген істердің тақырыбы құпия емес іс жүргізуші мемлекеттік органның істер номенклатурасына енгізіледі.

Істер номенклатурасына ҚБПҮ белгісі бар құжаттарға барлық тіркеу, есепке алу нысандарының және бақылау-аныктамалык, тақырыптық және баскада картотекаларының тақырыптары енгізіледі.

  1. ҚБПҮ белгісі бар істер мемлекеттік органның құжаттамалык кызмет бакылауындағы тиісті құрылымдық бөлімшелерінде қалыптастырылады.

  2. Істерді қалыптастыруда мынадай талаптарды сақтау қажет:

  1. іске тек орындалған және дұрыс ресімделген құжаттарды кіргізу;

  2. іске накты мәселе шешіміне қатысты барлық кұжаттарды кіргізу;

  3. ауыспалы істерді қоспағанда, іс жүргізудің біржылдық құжаттарын іске топтастыру;

  4. сақталу мерзімі тұракты және уақытша құжаттарды іске бөлек қалыптастыру;

  5. тиісті істерге қағаз негізді құжаттар үшін жалпы негіздегі ерекше заңдык растауды талап ететін (елтаңбалы мөр, қолы, бекіту және келісу белгілері) электронды жеткізгіштердегі құжаттардың көшірмелерін кіргізу;

  6. қайтаруға жататын құжаттар, артық даналар мен шимай жазбалар іске тігілмейді;

  7. іс көлемі 250 парақтан аспау керек;

  8. жоспарлар, есептер, сметалар оның жасау, қол қою (бекіту) мерзіміне қарамастан, қай жылға жасалса, сол тиісті жыл ісіне қалыптастырылады;

  9. құжаттардың қосымшалары, оның бекіту немесе жасалу мерзіміне қарамастан, оларға қатысты істерге қосылады, көлемі 250 беттен асатын қосымшалар жеке томға қалыптастырылады, ол туралы кұжатта белгіленеді.

  1. Іс жүргізуі аяқталған іс мұқабасында мынадай деректемелер болу керек:

  1. «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгі;

  2. мемлекеттік органның ресми атауы;

  3. мемлекеттік орган қоныстанған елді мекеннің атауы;

  4. мемлекеттік органның құрылымдық бөлімшесінің атауы;

  5. істер номенклатурасы бойынша іс индексі;

  6. іс тақырыбы;

  7. іс томының нөмірі;

  8. істің басталған және аякталған күні (өкімдік құжаттама, хаттама, стенограмма, хат алысулар үшін), өкімдік құжаттар - хаттамалар, стенограммалар үшін бастапқы және соңғы құжаттың реттік нөмірі;

  9. істің сақталу мерзімі.

  1. ҚБПҮ белгісі бар құжаттардың құндылығын жүргізу барысында сақталу мерзімдері тұрақты және уақытша (10 жылдан аса) істердің мұқабаларына қосымша мынадай деректемелер койылады: мұрағат қорының нөмірі, іс тізімдемесінің жиынтык нөмірі, іс нөмірі және істегі парақтар саны. Істердің көрсетілген санаттары қатталады немесе төрт тесік аркылы тігіледі және құжаттардың ішкі тізімдемесімен (4-қосымша), істі куәландырушы —парағымен (5-қосымша) жабдықталады.

Құжаттардың ішкі тізімдемесі істің басында, куәландыру парағы - соңында орналастырылады.

  1. ҚБПҮ белгісі бар ірі форматты құжаттар (сызбалар, схемалар және т.с.с) қатты папкаларда немесе құтыларда (қораптарда) сақталады.

  2. ҚБПҮ белгісі бар құжаттар өндірістік қажеттілігіне қарай істерге бөлек немесе сол бір мәселе жөнінде басқа құпия емес құжаттармен бірге калыптастыруға жол беріледі. ҚБПҮ белгісі бар бір немесе бірнеше құжатты іске енгізгенде, барлық іс таралуы шектеулі сипатта болады.

Мемлекеттік органда ҚБПҮ белгісі бар және көрсетілген белгісі жоқ бір түрдегі құжаттар мен істердің (бұйрықтар, жоспарлар, есептер, нұсқаулықтар және т.б.) үлкен көлемі жинақталған жағдайда оларды мақсатқа сәйкес іске оқшау қалыптастырған орынды.

  1. Құжаттардың құндылығын сараптау кезінде ҚБПҮ белгісі бар іс жүргізуі аяқталған істерді мемлекеттік органның орталық сараптау комиссиясы парақтап қарайды.




  1. ҚБПҮ белгісі бар құжаттарды, істер мен басылымдарды пайдалану




  1. ҚБПҮ белгісі бар құжаттармен, істермен және басылымдармен жұмысқа жіберілетін қызметкерлер санатын мемлекеттік орган басшысы анықтайды.

  2. Мыналарға жол берілмейді:

  1. ҚБПҮ белгісі бар құжаттар мен басылымдардағы мәліметтерді ғаламдық және жергілікті ақпараттық желілерге орналастыру;

  2. оларды ашық сөздерге немесе ашық басылымдарда, радио мен теледидар хабарларында пайдалану;

  3. ҚБПҮ белгісі бар құжаттар мен істерді ашық көрмелерде қою, оларды стендтермен, витриналарда немесе басқа бұқаралық көрініс орындарында қою.

  1. Басқа ұйымдардың қызметкерлері ҚБПҮ белгісі бар кұжаттармен және басылымдармен танысуға қарамағында осы көрсетілген құжаттар бар мемлекеттік орган басшыларының рұқсатымен, орындалатын тапсырманың тақырыбы көрсетіле отырып, олар жұмыс істейтін ұйымдардың жазбаша сұрау салуы болған кезде ғана жіберіледі.

  2. ҚБПҮ белгісі бар істер мен басылымдар орындаушыларға (зерттеушілерге) берілетін істер мен басылымдардың есеп карточкасында қол қою арқала беріледі және қабылданады.

  3. ҚБПҮ белгісі бар құжаттардың көшірмесін жасау және олардан жазбалар жасау осы мемлекеттік органның құжаттамалық қызметі басшысының рұқсатымен жасалады.

Басқа ұйымның ҚБПҮ белгісі бар құжаттардың көшірмесін жасау осы құжаттарды дайындаған мемлекеттік орган басшысының рұқсатымен жазбаша сұрасныс жасау арқылы жасалады.

  1. ҚБПҮ белгісі бар басылымдар тек мемлекеттік органдар шығаратын қызметтік каталогтарға кіреді.

  2. Қоғамдық кітапханаларда азаматтарға ҚБПҮ белгісі бар құжаттарды беру мемлекеттік органдардың басшыларының жазбаша хаттамасы арқылы жасалады және азаматтар тақырыпты көрсету арқылы жұмыс жүргізеді. Рұқсаттама алған күннен 1 жыл мерзімге жарамды.

  3. Ведомстволық кітапханаларда ҚБПҮ белгісі бар құжаттар :

  1. Осы мемлекеттік органның қызметкерлеріне – құжаттамалық қызмет басшысының рұқсатымен;

  2. Басқа ұйымдардың қызметкерлеріне – осы ұйымдардың жазбаша өтініші арқылы және аталған құжаттарды сақтайтын мемлекеттік орган басшысының рұқсатымен;

  1. ҚБПҮ белгісі бар құжаттар кітапхана аралық абонемент арқылы және осы Ереженің 39 бабында көрсетілген тәртіп бойынша (Қазақстан Республикасы шегінде) беріледі.



  1. Істен ҚБП белгісін алып тастау тәртібі

43. ҚБП белгісі бар тұрақты және уақытша мерзімде сақталатын істер осы белгіні алып тасталуы мүмкін мақсатында мерзімді түрде қаралып тұрады. Қарау:

1) «Ақпаратқа қол жеткізу туралы» Қазақстан Республикасының Заңына сәйкес азаматтың жазбаша сұрауы бойынша ақпаратты ұсыну;

2) құрылымдық бөлімшелердегі істерді мемлекеттік органның ведомстволық мұрағатына тапсыру кезінде;

3) істерді ведомстволық мұрағатта сақтау барысында;

4) тұрақты түрде сақталатын істерді тиісті мемлекеттік мұрағатқа тапсыруға дайындау кезінде;

5) құжаттар мен істердің көшірмелерін шетелдік жеке (заңды) тұлғаларға беру кезінде жүзеге асырылады.

44. ҚБПҮ белгісін алып тастау туралы мәселені шешу мемлекеттік органның басшысына жүктеледі.

45. ҚБПҮ белгісін алып тастау туралы мәселені шешу еркін нысандағы актімен ресімделеді. Акт екі данада әзірленеді және мемлекеттік органның басшысымен бекітіледі. Актіде ҚБП белгісі алып тасталатын істердің атаулары көрсетіледі.

Азаматтың жазбаша сұрауы бойынша ақпаратты «Ақпаратқа қол жеткізу туралы» Қазақстан Республикасының Заңын орындау тәртібінде ұсыну кезінде ресімделген актінің бір данасы құжаттама қызметіне жолданады, екінші дана – аталған ақпарат сақталатын мемлекеттік органның құрылымдық бөлімшесіне жолданады.

Істерді құрылымдық бөлімшелерден мемлекеттік органның ведомстволық мұрағатына тапсыру кезінде ресімделген актінің бір данасы құжаттама қызметіне, екіншісі – ведомстволық мұрағатқа жолданады.

Құрылымдық бөлімшелерден мемлекеттік органның ведомстволық мұрағатына беру кезінде жасалған актінің бір данасы құжаттамалық қызметке, екіншісі-ведомстволық мұрағатқа жіберіледі.

Ведомстволық мұрағатта істерді сақтау үдерісінде жасалған актінің екі данасы да оның іс жүргізу ісінде қалады.

Тұрақты сақтауға жататын істерді тиісті мемлекеттік мұрағатқа өткізуге дайындау кезінде жасалған актінің бір данасы мемлекеттік мұрағатқа жіберіледі, екіншісі — ведомстволық мұрағатта қалады.

Шетелдік жеке (заңды) тұлғаларға құжаттар мен істерді беру кезінде жасалған актінің бір данасы құжаттамалық қызметке беріледі, екіншісі-ведомстволық мұрағатта қалады.


  1. Істер мұқабасындағы «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгі оны алып тастауға негіз болған актінің күні мен нөмірі көрсетіле отырып, мөртабанмен немесе қолмен жазылған жазбамен өшіріледі.

Ұқсас белгілер құрылымдық бөлімшелердің тиісті тізімдемелеріне немесе істердің жиынтық тізімдеме бөлімдеріне енгізіледі.

47. ҚБПҮ белгісі бар істер мемлекеттік мұрағатқа тұрақты сақтауға белгі алынып тастағаннан кейін беріліп, тұрақты істер сақтау құрама тізімдемедесінде тиісті белгілер қойылады.


7. ҚБПҮ белгісі бар құжаттарды, істер мен басылымдарды сақтау үшін және жоюға іріктеу
48. ҚБПҮ белгісі бар құжаттар мен істердің құндылығына сараптама жүргізу, оның нәтижелерін қарау жэне бекіту Қазақстан Республикасының заңнамалық актілеріне сәйкес жүргізіледі.

49. Құрылымдық бөлімшелерден ведомстволық мұрағаттарға істерді өгкізгенде ҚБПҮ белгісі бар істердің тақырыбы құрылымдық бөлімшенің тиісті тізімдемесіне басқа істер.



  1. Мемлекеттік орган ғимаратынан ҚБПҮ белгісі бар құжаттарды, істер мен басылымдарды мемлекеттік орган басшысының жазбаша рұқсатымен ғана шығаруға болады.

  2. Басқа қалаларға іс-сапарға жіберілген тұлғаларға ҚБПҮ белгісі бар құжаттарды, істер мен басылымдарды жолда өзімен бірге алып жүруге тиым салынады. Бұл құжаттар қызметкерлердің іссапарда болу орны бойынша ұйымның мекен жайына күні бұрын осы Ережеде айтылған тәртіпке сәйкес жіберілуі тиіс.

  3. ҚБПҮ белгісі бар құжаттар, істер және басылымдар оларды оқи алмайтындай жағадайға дейін ұсықталып жоюлуы қажет.

  4. Мемлекеттік органның ведомтсовлық мұрағатының жұмысшыларының қатысуымен ҚБПҮ белгісі бар құжаттар, істер және басылымдарды өртеу арқылы жүзеге асыруға болады.

  5. ҚБПҮ белгісі бар құжаттар істерді жойғаннан кейін тіркеу есептеу нысандарында «Жойылған. № Акті.(күні)»

  6. ҚБПҮ белгісі бар бюллетендер мен реферативтік ақпараттық басылымдар телефон және мекен- жай анықтамалықтары орындаушының қолы қойылған тіркеу- есеп нысандарында жойылады.

8. ҚБПҮ белгісі бар құжаттардың, істердің және басылымдардың сақталуын қамтамасыз ету

55. Жұмыс істеу аяқталған ҚБПҮ белгісі бар құжаттар ведомстволық мұрағатқа беруге дейін мемлекеттік органның құрылымдық бөлімшелерінің қызметтік ғимаратында сақталуы қажет.

ҚБПҮ белгісі бар басылымдар ведомстволық кітапханада, жоқ болған жағдайда – ведомстволық мұрағатта сақталуы қажет.

Сақталу металдан жасалған шкафтар мен сейфтерде іске асырылады. Сонымен бірге, олардың физикалық сақталуын қамтамасыз ететін жағдай жасалу қажет.



  1. Жұмыс істеу үшін ҚБПҮ белгісі бар істер мемлекеттік орган ведомстволық мұрағатының тиісті құрылымдық бөлімшесіне қайтарылуға тиіс.

  2. «Қызмег бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар істерді құжаттамалық қызмет басшысының рұқсатынсыз бір істен екінші іске ауыстыруға тиым салынады. Тіркеу есепке алу нысандарында, сондай-ақ істегі құжаттардың ішкі тізімдемелері жүргізілген барлық алынып тасталғаны немесе орын ауыстырылғаны туралы тиісті белгілер қойылады.

  3. ҚБПҮ белгісі бар құжаттарды, істер жэне басылымдарды есепке алу және сақтауға жауапты қызметкерлер ауысқан кезде мемлекеттік орган басшысы бекітетін осы құжаттар мен істердің қабылдау-беру актісі жасалды (5-қосымша).

  4. ҚБПҮ белгісі бар құжаттардың, істер мен басылымдардың бар-жоғын тексеруді мемлекеттік орган басшысының бұйрығымен тағайындалатын комиссия кемінде жылына бір рет жүргізеді. Комиссияның құрамына оларды есепке алуды жүргізу және сақтау тапсырылған адамдар міндетті түрде кіреді.

ҚБПҮ белгісі бар құжаттар, істер мен басылымдардың үлкен көлемі жинақталған ведомстволық кітапханалар мен мұрағаттарда құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру кемінде бес жылда бір рет жүргізілуі мүмкін. Тексеру нәтижесі актімен (6-қосымша) ресімделеді, оның бір данасы тиісті мемлекеттік мұрағатқа беріледі.

  1. ҚБПҮ белгісі бар кұжаттардың, істер мен басылымдардың болуы мен жай-күйін тексеру міндетті түрде:

  1. оларды басқа үй-жайларға (ғимаратқа) ауыстырғанға дейін және одан кейін;

  2. олардың орнын ауыстырудан (эвакуациялаудан) немесе бөтен адамдардың қоймаға және қызметтік үй-жайға кіруінен туындаған төтенше жағдайлардан кейін;

  3. құжаттамалық қызмет (ведомстволық мұрағат, ведомстволық кітапхана) басшысы ауысқан кезде;

  4. мемлекеттік орган қайта ұйымдастырылған (таратылған) кезде жүргізіледі.

  1. ҚБПҮ белгісі бар құжаттардың, істер мен басылымдардың жоғалғаны не оларда қамтылған мәліметтерді жариялау фактілері туралы мемлекеттік органның басшысын және құжаттамалық қызметтің бастығын (ведомстволық мұрағат, ведомстволық кітапхана) дереу хабардар етеді.

ҚБПҮ белгісі бар құжаттарды, істер мем басылымдарды жоғалту фактісін қызметтік тергеу немесе онда қамтылған мәліметтерді жариялау фактілерін белгілеу үшін мемлекеттік орган басшысының өкімдік құжатымен комиссия тағайындалады. Тергеу нәтижелері туралы комиссияның қорытындысын осы комиссияны құрған басшы бекітеді.

ҚБПҮ белгісі бар жоғалған құжаттарға, істер мен басылымдарға акт жасалады және тиісті белгілер тіркеу, есепке алу нысандарына енгізіледі.

Тұрақты сақталатын істерге актілер, оларды мемлекеттік органның басшысы бекіткеннен кейін қор ісіне енгізу үшін ведомстволық мұрағатқа беріледі.

Ережелерге 1 қосымша


___ ҚБПҮ белгісі бар істердің ішкі тізімі


с/р

Құжаттың нөмірі

Құжаттың күні

Құжаттың аталуы

Істің парақтарының нөмірі

Ескерту

1

2

3

4

5

6
















































































































































Барлығы _________________________________ құжаттар



(санмен және жазумен)
Ішкі тізімдеменің парақтарының саны____________________________

(санмен және жазумен)
Құжаттардың ішкі тізімдемені

жүргізген тұлғаның Қолтаңбаның

лауазымының атауы __________________жазуылуы

(жеке қолы)

Күні


А4 (210Х297) пішіні

Ережелерге 2 қосымша



Лист-заверитель дела с пометкой ДСП
Қор№____ Тізімдеме №____ Іс №____

Іске тігілген және саны жазылған ______________парақта, оның ішінде

Парақтардың литерлік реттік саны_________________________________

Парақтардың қалып кеткен реттік саны_____________________________

Реттік саны қойылған таза парақтар________________________________

Ішкі тізімдеме парақтарының саны_________________________________

Реттік саны қойылуға жатпайтын қосымшалар ретінде есепке алынған құжаттар саны ______________________________________________________

(құжаттардың түрлері мен саны)




Іс құжаттарын есепке алудың, оның физикалық жағдайының, дайындалуының

және қалыптастырылуының ерекшеліктері


Парақтың реттік саны

1

2

1. Брошюлалар және өзге басылымдар

2. Есеп парағы

3. Газеттерден кесінді

4. Ашық хаттар

5. Конверттер

6. Пошта маркалары

7. Елтаңбалы маркалар

8. Пошталық және басқа штемпелдер

9. Арнайы пошталық белгілер

10. Сүргіш жән мастикалық мөрлер

11. Фотоқұжаттар

12. Карталар,жоспарлар, сызбалар және басқа ғылыми– техникалық құжаттама

13. Сүреттер, оймалар және акварелдер

14. Көрнекті қайраткерлердің қолтаңбалары

15. Жапсырылған парақтар

16. Парақтардың бір бөлігінің жоғалуы

17. Өшудегі текст




Құжаттардың ішкі тізімдемені

жүргізген тұлғаның Қолтаңбаның

лауазымының атауы __________________жазуылуы



(жеке қолы)

Күні


А4 (210Х297) пішіні
Каталог: sites -> default -> files -> pages
pages -> Қр ижтм туризм комитетінің 2013 жылы атқарылған жұмыс туралы есеп
pages -> Сарыағаш ауданының 2015 жылдың 10 айында әлеуметтік-экономикалық даму қорытындысы туралы Слайд №1 Ауданның әлеуметтік-экономикалық дамуының негізгі көрсеткіштері
pages -> Талдықорған қаласы әкімшілігі «Б» корпусының мемлекеттік әкімшілік лауазымына орналасуға осы мемлекеттік органның мемлекеттік қызметшілері арасындағы ішкі конкурсты жариялайды
pages -> Конкурс жариялайды: «Ұлан ауданының кәсіпкерлік және ауыл шаруашылығы бөлімі»
pages -> «Ақтоғай ауданы әкімінің аппараты» мемлекеттік мекемесі 140200, Павлодар облысы, Ақтоғай ауданы, Ақтоғай ауылы, Абай көшесі 75, телефон: 8(71841)22011, 8
pages -> «Ақтоғай ауданы әкімінің аппараты» мемлекеттік мекемесі 140200, Павлодар облысы, Ақтоғай ауданы, Ақтоғай ауылы, Абай көшесі 75, телефон: 8(71841)22011, 8
pages -> Оңтүстік Қазақстан облысы әкімдігінің 2012 жылғы «13» маусымдағы
pages -> Конкурс туралы хабарландыру Барлық конкурсқа қатысушыларға қойылатын жалпы біліктілік талаптар
pages -> Республикасы Үкіметінің 2015 жылғы


Достарыңызбен бөлісу:


©netref.ru 2019
әкімшілігінің қараңыз

    Басты бет