Методические рекомендации одобрено эпк га РФ



жүктеу 0.68 Mb.
бет3/3
Дата01.05.2016
өлшемі0.68 Mb.
түріПротокол
1   2   3
: assets -> files
files -> Отраслевой pr а. Таболин Особенности pr в спорте
files -> Отчет о выполнении мероприятий по повышению эффективности
files -> Российская Федерация Республика Хакасия
files -> Ооо сп «Абаза Телеком»
files -> Постановление «26» декабря 2013 г г. Абаза №1097 Об утверждении муниципальной программы «Развитие образования на 2014-2016 годы»
files -> Шығыс Қазақстан облыстық Семейдің Абай атныдағы қазақ музыкалы драма театрының қызмет көрсету
files -> Тауарды әкелген, жұмыстың орындалу, қызмет көрсету мерзімі
files -> Үгіттік баспа материалдарын орналастыру және халықпен кездесу орындарын белгілеу туралы «Қазақстан Республикасындағы сайлау туралы»
files -> Шарттық негізде үй – жайлар беру туралы «Қазақстан Республикасындағы сайлау туралы»

Графическое оформление текста в описи

Основной шрифт описи - Arial (Arial Cyr).

Элементы описи14, кроме таблицы с описательными статьями, оформляются с использованием шрифтов с размером 12-16 и выделением полужирным по необходимости.

Итоговую запись переносить, отделять от описательных статей и от подписей составителей описей недопустимо. На листе с итоговой записью и подписями составителей описи в правом нижнем углу должно быть оставлено место высотой не менее 7 см для штампа утверждения/согласования ЭПК ГА РФ.

В описи текст оформляется следующим образом:

Элемент описи

Размер шрифта

Выделение

Выравнивание

Пример

Раздел 1-го уровня

16

полужирный

по центру

2004 год

Раздел 2-го уровня

13

полужирный

по центру

Управление делами

Раздел 3-го уровня

12

полужирный

по центру

Отдел кадров

Строка заголовка дела

12

нет

по правому краю

или


по ширине

Штатное расписание <название организации> на 2004 год

Названия столбцов

8-10

полужирный

по центру

Заголовок дела

Номера столбцов

8

полужирный

по центру

3

Отсутствующий в списке размер шрифта можно указать самостоятельно: выделяется текст (в примере Управление делами), в иконке изменения размера шрифта впечатывается необходимый размер и нажимается клавиша Ввод.

В таблице каждый элемент описи располагается в отдельной строке.




Заголовок дела

3

2004 год

Управление делами

Отдел кадров

Штатное расписание <название организации> на 2004 год

Для запрета переноса строк на следующий лист (если размер заголовков позволяет) таблица выделяется и в свойствах таблицы, вкладка "Строка" убирается галочка напротив "разрешить перенос строк на следующую страницу":

Расстановка переносов вручную в словах не допускается.

Междустрочный интервал одинарный. В заголовках дел дополнительные абзацы для отделения заголовков дел друг от друга не ставятся. Вместо этого, интервал между абзацами, отделяющий описательные статьи друг от друга, в таблице устанавливается в свойствах абзаца (меню "Формат" - "Абзац" – "Отступы и интервалы") и составляет в основном 6 пт:

Для предотвращения переноса строк в заголовках дел и крайних датах на другую страницу, в свойствах таблицы ("Таблица" – "Свойства таблицы" – "Строка") необходимо выделить таблицу и убрать отметку с пункта "Разрешить перенос строк на следующую страницу".

В случае, если заголовок дела занимает больше одной страницы, необходимо в меню "Формат" – "Абзац" – "Положение на странице" отметить пункт "Запрет висячих строк": это запретит оставлять на предыдущей странице одну первую или переносить на новую страницу одну последнюю строку из заголовка дела или крайних дат.

При форматировании описи перед её выводом на печать необходимо поправить расположение заголовков разделов/подразделов и описательных статей так, чтобы названия разделов не отделялись от следующих за ними заголовков дел, итоговая запись размещалась без отрыва от последней описательной статьи и следующих ниже подписей и помещалась полностью на странице, оставляя место в правом нижнем углу высотой не менее 7 сантиметров под штамп ЭПК. В этих целях можно раздвигать и сдвигать интервалы между строками описи:

- увеличивая размеры между заголовками и разделами с помощью дополнительных абзацев, которые следует ставить в пустом столбце (Индекс дела, Примечания)

- изменяя интервалы между абзацами и строками.



Оформление заголовков дел15

В описи не допускается использование сокращения "То же" для однотипных заголовков дел. Указание "Том" пишется полностью после основного заголовка, в одну строку, и отделяется от него точкой. В конце заголовка точка не ставится.


Приказ № 150 Роспрома от 1 июня 2006 года по основной деятельности о предоставлении лицензий

Приказы №№ 2 – 150 Роспрома по основной деятельности за 2007 год

Соглашения о взаимодействии между Роспромом и администрациями субъектов Российской Федерации за 2004 год. Том 1 (республики, края)

Отчет Минпромторга России об организации выставки "HeliRussia", г. Москва, 1-3 апреля 2006 года.

Штатные расписания Роспрома на 2004 год

В заголовках дел год/года в датах не сокращаются, названия месяцев пишутся прописью без сокращений, допускается группирование дат:


"от 1 марта 2009 года", "за 2009 год", "на 2009 год", "за 2009-2010 годы", "за январь-февраль 2009 года", "1-5 марта 2009 года"
В заголовках дел, содержащих документы по определенному человеку (личное дело, персональное дело и т.д.), фамилия, имя и отчество этого человека пишутся в именительном падеже:
Личное дело работника Роспрома, уволенного в 2004 году:
Иванов Иван Иванович


Личное дело сотрудника персонального пенсионера.
Иванов Иван Иванович


Документы на выплату денежной компенсации.
Иванова Мария Ивановна


Оформление крайних дат
В датах название месяца пишется буквами, полностью. В крайних датах "г.", "гг.", "год" не ставятся. Если дата содержит указание на век, он пишется прописными буквами латинского алфавита со словом "век". При совпадении года и месяца в крайних датах дела, каждая дата пишется полностью. Примеры:


1 марта 2009-
1 апреля 2009


1 января 2008-
1 сентября 2009


1 марта 2009-
11 марта 2009


1 марта 2009

2009

2008-
2010


2003,
2007-
2009


[2009]

XX век

Крайние даты в столбце крайних дат отделяются символом-разделителем "-" для диапазона или "," для отдельных дат. Перенос дат осуществляется с использованием разрыва строки (сочетание клавиш "ШИФТ"-"ВВОД" / "SHIFT"-"ENTER").



Оформление таблицы описи

Первоначальное форматирование таблицы описи включает в себя указание полей документа, создание таблицы и определение ширины столбцов, формата основного текста (заголовков дел).

Поля документа составляют 2,5 сантиметра левое поле (при зеркальных полях – называется внутренним), 1 см – правое (внешнее) и 1-1,5 см верхнее и нижнее поля.

Ширина столбцов определяется примерно так:

1 графа – по количеству знаков в шифре дела с учетом литерных номеров, рекомендуется выделить столбец, вмещающий не менее 5 знаков без переноса;

2 графа – если не заполняется, то следует проследить, чтобы помещалось название столбца; если заполняется, то размер определяется в зависимости от вводимого текста и ширины других столбцов;

3 графа – заголовок дела заполняется в зависимости от ширины других столбцов и, как правило, является самым широким;

4 графа – заполняется, исходя из размера крайних дат (например, "23 сентября 2002-") в расчете 1-2 строки на одну крайнюю дату, но не меньше 12 знаков на одну строку;

5 графа – как правило, ширина определяется названием столбца ("кол-во листов" мелким шрифтом в две строки) и должна вмещать 3 символа шрифтом 12 Arial.

6 графа – если заполняется, то размер зависит от вводимого текста и ширины других столбцов; если не заполняется, то ширина поля определяется минимальными полями, в котором принтер может распечатать название столбца и собственно названием графы.

Также на этом этапе целесообразно выставить размеры интервалов между абзацами.

Окончательное форматирование таблицы описи целесообразно проводить после завершения основного ввода, перед отправлением описи на печать. На этом этапе окончательно подбирается ширина столбцов, устанавливается повтор номеров столбцов на каждом листе, текст описи форматируется таким образом, чтобы не было висячих строк и названий разделов/подразделов, отделенных от следующих за ними заголовков дел, итоговая запись располагалась на одном листе вместе с последней описательной статьёй описи и подписями, имелось место для штампа ЭПК ГА РФ.

Для печати с оборотом устанавливаются зеркальные поля в свойствах страницы (меню "Файл" – "Параметры страницы" – "Поля" – "Зеркальные поля").

Номера столбцов из шапки таблицы описи выставляются следующим образом: после завершения подбора ширины столбцов курсор ставится на строку с номерами столбцов (1, 2, 3…) и в меню "Таблица" выбирается пункт "Разбить таблицу", затем курсор ставится в первую строку нижней таблицы (с номерами столбцов) и в том же меню "Таблица" ставится галочка у пункта "Заголовки".

Разрыв между строкой с названиями граф и собственно описью маскируется следующим образом – в образовавшемся промежутке (в один абзац) выделяется текст (с помощью указателя мышь или вручную клавишами SHIFT – стрелочка вправо) и в иконке изменения размера шрифта впечатывается размер шрифта "1" и нажимается клавиша Ввод.

№№ п/п

Индекс

Заголовок дела

Крайние даты

Кол-во листов

Приме-
чание




1

2

3

4

5

6

После разрыва таблицы можно изменить форматирование линий столбцов таблицы. Для этого таблица с основной описью выделяется, затем в строке панелей инструментов в раскрывающемся по нажатию мыши окне выбора границ:

выбирается сперва иконка (нет границы), затем иконка (внутренняя вертикальная граница). Горизонтальные линии для первой строки с номерами столбцов выставляются следующим образом: выделяется строка и последовательно нажимаются кнопки с прорисованной верхней границей, затем – с нижней.



Приложение № 15
Памятка по графическому оформлению внутренних описей дел, содержащих распорядительную документацию для последующего конвертирования в БД «Документ »

Внутренняя опись должна иметь 5 граф см. образец



Внутренняя опись

документов дела №

№ доку-мента

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов

Примечание

1

2

3

4

5

1

01 февраля

2010


Об утверждении структуры

ФГУ ….

1-20




2

-

Пропущен

-




3

05 февраля

2010


Об изменении штатного расписания …

21-23

№№4-7 пропущены

8

08 февраля

2010


О создании конкурсной комиссии

24





В графе 1 указывается номер документа арабскими цифрами (официально зарегистрированный номер приказа, указания, распоряжения), если документ имеет дополнительное буквенное обозначение, то буквенное обозначение указывается строчными буквами без пробела. При обозначении двойных и более номеров используется знак « / » дробь.

Если в распорядительных номерах есть пропущенный номер, то в графе № 2,4 необходимо указать « - » тире. В случае если пропущенных номеров более 2 подряд, то в графе 5 (примечание) указываются номера пропущенных распорядительных документов



Номер документа проставляется вручную, применение автонабора в графе 1 не допускается.

В графе 2 - дата документа обозначается следующим образом: день – арабскими цифрами «01», «12» , месяц – строчными буквами, год арабскими цифрами

В графе 3 – заголовок документа переносится полностью без сокращений

Если документ имеет заголовок и является постановлением Правительства, декретом, указом или другим распорядительным документом высших органов государственной власти (федеральных органов законодательной и исполнительной власти), которые публикуются в официальных изданиях, то в данном поле следует указывать заголовок документа без изменений. Если все же какую-то корректировку приходится делать, то все вставленные слова необходимо заключать в квадратные скобки.

Если документ не имеет заголовка, то составитель сам формулирует заголовок документа в соответствии с правилами.

В графе 4 - номера листов указываются арабскими цифрами

Если номер документа пропущен, то в графе необходимо проставить « - » тире.



В графе 5 - вносится дополнительная информация, указываются пропущенные номера распорядительной документации, если таковых более чем 1-3 подряд, обозначение ДСП для документов, если имеются.

Новый лист внутренней описи должен начинаться с обозначения граф




1

2

3

4

5

В одну строку вносится информация только об одном документе.




1 При их составлении следует руководствоваться п. 5.5.4 « Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов…», М, 2007

2Оглавление Описи № 1 дел постоянного хранения Фонда социального страхования Российской Федерации за 2003-2005 годы

3 Текстовые редакторы (процессоры) предназначены для работы с текстовыми документами. Предпочтительнее привлечение систем управления базами данных (СУБД) для создания и дальнейшего использования электронного НСА (архивных описей), однако процесс разработки, заполнения и работы с базами данных более трудоемок и требует наличия соответствующих знаний у разработчиков и пользователей. Привлечение текстовых редакторов - наиболее удобный и быстрый способ ввода при отсутствии готовой описи и специальных программ (баз данных): он позволяет достаточно быстро вводить данные, проверять орфографию, форматировать текст, распечатывать описи.

4 Далее Word.

5 Названия пунктов меню могут изменяться в зависимости от версии программы.

6 Данная опция работает начиная c 7-ой версии Word (Ms Office 95).

7 Для проверки орфографии в Ms Word встроены специальные словари. Слова, не совпадающие с внесенными в словарь, определяются как слова с опечатками. Могут отмечаться как ошибочные фамилии, специальная лексика, некоторые сокращения, в этом случае при проверке предлагается либо их пропускать либо добавлять в словарь.

8 Автозамена доступна через меню “Сервис” - “Автозамена”. Можно вводить сокращения (что заменять) и их расшифровку (на что заменять) либо вызвав это диалоговое окно, либо выделив в документе требуемую фразу - в этом случае достаточно указать в окне “Что заменять” какое-либо сокращение. После ввода слова и нажатия на пробел, вставки точки или запятой, сокращение автоматически заменяется его значением. Например:

вс рф - Верховный Совет Российской Федерации

россии - России


9 Как правило, при переносе текста с одного компьютера на другой подобное форматирование сбивается и связано это, скорее всего, с установленным в системе принтером и/или его отсутствием.

10 Например, в предисловии к описи 10 листов, значит, начинать нумерацию страниц в описи следует с 11

11 При переходе на другой однотипный продукт или его новую версию.

12 фиксированный текст.

13 Однако следует отметить, что при установке по умолчанию они могут не устанавливаться, либо устанавливаться частично.

14 см.: приложения 7-8 и п.п. 3.5.6, 5.5.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007);

раздел 7 Основных правил работы ведомственных архивов (М., 1986).



15 Правила составления заголовков дел, крайних дат – см. подробнее:

п. 5.4.2.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007);



разделы 2, 4, 7 Основных правил работы ведомственных архивов (М., 1986).


1   2   3


©netref.ru 2017
әкімшілігінің қараңыз

    Басты бет