Порядок передачи документов ликвидируемых организаций на государственное хранение в Минский городской архив 1



жүктеу 99.01 Kb.
Дата01.05.2016
өлшемі99.01 Kb.
: dadvfiles
dadvfiles -> Форма описания проекта
dadvfiles -> Информация №14 о выступлении белорусских спортсменов
dadvfiles -> Информация о выступлении белорусских спортсменов
dadvfiles -> Информация №42 о выступлении белорусских спортсменов
dadvfiles -> Информация №29 о выступлении белорусских спортсменов
dadvfiles -> Информация о выступлении белорусских спортсменов
dadvfiles -> Составители
dadvfiles -> Закона Республики Беларусь «О санитарно -эпидемическом благополучии населения»
Порядок передачи документов ликвидируемых организаций

на государственное хранение в Минский городской архив
1. Документы на государственное хранение принимаются сформированными в дела согласно прилагаемому Перечню. Документы в делах формировать в пределах года и располагать в хронологической последовательности (по датам – первый документ сверху, последний снизу). В каждом деле перед документами помещать чистый лист бумаги, за документами – лист-заверитель дела.
2. Дела, передаваемые на государственное хранение, подлежат полному оформлению.

3. Полное оформление дела предусматривает:

3.1. подшивку дела не менее чем в четыре прокола в твердую (картонную) обложку прочными нитками. При подготовке дел к подшивке металлические предметы (булавки, скобы, скрепки) из документов удаляются.

3.2. нумерацию листов в деле (в правом верхнем углу каждого листа арабскими цифрами черным графитным карандашом, кроме чистого листа и листа-заверителя)

3.3. составление внутренней описи (только к личным делам) и расположение её в начале дела перед документами;

3.4. составление листа-заверителя: заверительная надпись составляется согласно Приложению 1 и помещается в конце дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов.

3.5. оформление реквизитов обложки дела. На обложке дела указывается: наименование организации (полное и сокращенное согласно Устава), заголовок дела (см. прилагаемый Перечень), дата дела (крайние даты документов, включенных в дело), количество листов в деле (выносится из листа-заверителя дела), срок хранения (см. прилагаемый Перечень), согласно Приложению 2.

Реквизиты обложки оформить на компьютере на отдельном листе с последующей наклейкой его на обложку дела.


4. Оформленные дела передаются в архив помещенными в картонные архивные коробки. Заказать архивные коробки можно в ГП «Минский промышленно-торговый комбинат «Верас» по адресу: ул. Левкова, 9, г. Минск, т. 222-15-20, 222-15-10. При оформлении заказа указывать – «Архивная коробка № 7» .
5. Прием дел в архив осуществляется по описям дел постоянного хранения и по личному составу. В случае небольшого количества дел, поступающих на хранение в архив, их прием может осуществляться по одной описи, в которую включаются документы как постоянного хранения, так и по личному составу.
6. В опись включаются только имеющиеся в наличии сформированные, оформленные и прошитые (переплетенные) дела. Заголовки дел вносятся в соответствии со сроками хранения: сначала – постоянного срока хранения, затем - по личному составу. Формулировки заголовков дел, включаемых в опись, приведены в прилагаемом Перечне (образец описи Приложение 6). К описи составляется историко-архивная справка (Приложение 4) и титульный лист (Приложение 5). В историко-архивной справке отражаются в хронологической последовательности: дата создания и регистрации организации, перерегистрация, регистрация изменений и дополнений, вносимых в устав; указываются задачи и функции организации (заимствуются из устава); причина, основание и дата ликвидации (решение о ликвидации).
7. Опись дел постоянного хранения и по личному составу составляется в 3-х экземплярах. Каждый экземпляр поместить в картонную обложку в следующей последовательности: чистый лист бумаги, историко-архивная справка, титульный лист, опись дел, лист-заверитель описи и прошить на четыре прокола прочными нитками, листы пронумеровать. На обложку каждого экземпляра описи дел наклеить оформленные на компьютере реквизиты обложки описи дел (Приложение 3).

Более подробную информацию можно получить в Минском городском архиве по адресу: г. Минск, ул. Берута, 20, каб. № 5, вторник, четверг, пятница.

Телефоны для справок: 256 16 65

Перечень документов, необходимых для передачи в Минский городской архив


1.

Документы о создании организации (Устав, учредительный

договор, копия свидетельства о регистрации) – все редакции




постоянно

2.

Документы о ликвидации организации (протокол, ликвид. баланс)

копии


постоянно

3.

Бухгалтерская (финансовая) отчетность, в т.ч. пояснительная записка (только годовые бухгалтерские балансы)


постоянно

4.

Статистические отчёты (годовые)


постоянно

5.

Протоколы собраний учредителей или решения учредителя


постоянно

6.

Приказы по основной деятельности (о структурных изменениях в организации, по учетной политике, наделение правом подписи документов, о введении штатного расписания, об изменении должностных окладов)


постоянно

7.

Штатные расписания


постоянно

8.

Приказы по личному составу (приём, перемещение, увольнение, загран. командировки, премирование, отпуск по уходу за ребенком)


75 лет

9.

Лицевые счета по заработной плате

либо


Расчетные листки по начислению заработной платы работников

либо


Расчетные ведомости по зарплате

либо


Книга по начислению заработной платы


75 лет

10.

Личные карточки уволенных работников (ф.Т-2)


75 лет

11.

Личные дела уволенных работников (если были сформированы в соответствии с «Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников» от 26.03.2004 № 2).


75 лет

12.

Невостребованные трудовые книжки


50 лет




















Документы, предоставляются в архив в обработанном виде, согласно архивных правил, т.е. прошиты, пронумерованы, составлена опись. Прием документов производится в архивных коробках № 7, которые нужно приобрести по адресу ул. Левкова, 9 (тел. 222 15 10, 222 15 20).

По вопросам обработки и сдачи документов в архив обращаться в кабинеты № 5, контактные телефоны: 256-16-65.


Приложение 1


Приложение 2
Частное торговое унитарное предприятие

«ВВК»
(Частное предприятие «ВВК» )

Приказы директора по личному составу





Начато: 15.04.2008

Ф. №________

Окончено: 31.08.2011

Оп. №_______

На 21 листе

Д. №________

Хранить 75 лет



Приложение 3

Общество с ограниченной ответственностью «Мотосэйл»

(ООО «Мотосэйл»)
г. Минск

Ф О Н Д №


О П И С Ь № 1

дел постоянного срока хранения и по личному составу

за 2009 –2010 годы

На 4 листах



Приложение 4

ИСТОРИКО-АРХИВНАЯ СПРАВКА

к фонду общества с ограниченной ответственностью «Мотосэйл»

за 2009 –2010 годы

г. Минск
Фонд №_________

Общество с ограниченной ответственностью «Мотосэйл» (далее—Общество) было создано на основании протокола №___ общего собрания учредителей от ________ 20___ года. Учредителями Общества являлись: _______________________________________.

Общество было зарегистрировано решением Мингорисполкома от ___________________20___ года за № _________. Тогда же был зарегистрирован и его Устав.

Согласно Устава, Общество являлось юридическим лицом, имело самостоятельный баланс, счет в банке, печать со своим наименованием, штампы и иные реквизиты.

Основной целью деятельности Общества являлась хозяйственная деятельность, направленная на извлечение прибыли для удовлетворения социальных и экономических интересов Учредителя и членов трудового коллектива.

Общество осуществляло следующие виды деятельности:

-_______________

-______________ и др.

Согласно протокола № ____ общего собрания участников от _____________20____ года было принято решение о ликвидации Общества. Ликвидатором был назначен ____________________.

В результате ликвидации проведена научно-техническая обработка документов постоянного хранения и по личному составу за 2009- 2010 годы и составлена опись №1.

В опись № 1 включены следующие документы: документы о создании и ликвидации (протоколы, Устав, копия свидетельства о регистрации и др.), приказы директора по основной деятельности, статистические отчеты по основным направлениям деятельности, приказы директора по личному составу, ведомости расчета заработной платы.

Приложение 5

Государственное учреждение «Минский городской архив»


Общество с ограниченной ответственностью «Мотосэйл»

(ООО «Мотосэйл»)

г.Минск


ФОНД №
ОПИСЬ № 1

дел постоянного срока хранения и по личному составу

за 2009 –2010 годы

Приложение 6

Общество с ограниченной

УТВЕРЖДАЮ

ответственностью «Мотосэйл»

___________________

(ООО «Мотосэйл»)

____________________

________________2012





ФОНД №

ОПИСЬ № 1

дел постоянного срока хранения и по личному составу

за 2009-2010 годы

№№

п/п


Индекс

дела


Заголовок дела

(тома, части)



Дата дела

(тома, части)



Кол-во листов в деле(томе

части)


Срок

хране-


ния

дела


Приме-чание

1

2

3

4

5

6

7

1





Документы о создании и ликвидации (протоколы, Устав, копия свидетельства о регистрации и др.)

17.11.2009-

21.06.2010



22

посто

янно





2




Приказы директора по основной деятельности

01.12.2009-

01.04.2010



11

посто

янно





3




Статистические отчеты по основным направлениям деятельности за 2009-2010 гг.




9

посто

янно





4




Приказы директора по личному составу


01.12.2009-

18.06.2010



4

75 лет




5




Ведомости расчета заработной плате за декабрь 2009, январь-июнь 2010

гг.





7

75 лет



В данную опись № 1 внесено 5 (пять) дел с № 1 по № 5,

в том числе:

литерные:

пропущенные номера:
Передачу произвели: Прием произвели:

____________________________ Зав.отделом делопроизводства

____________________________________ и формирования Национального

архивного фонда



____________________________________ ______________________Т.В.Кизенкова
____________________________ _____________________________



©netref.ru 2017
әкімшілігінің қараңыз

    Басты бет