Техническое задание для проверки затрат по контракту на предоставление гранта



жүктеу 311.97 Kb.
Дата02.05.2016
өлшемі311.97 Kb.
түріТехническое задание
: delegations
delegations -> Название проекта: мир без насилия
Техническое задание для проверки затрат

по КОНТРАКТУ на ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ гранта

внешняя деятельность Европейского Союза –



Как использовать данный образец Технического задания (ТЗ)? Весь текст, выделенный желтым цветом, а также Приложения 1 и 2 даны только для информационных целей и бенефициары контракта на предоставление гранта должны удалить их. Части ТЗ, представленные в квадратных скобках <……..> (например, <название бенефициара>) должны заполняться бенефициаром.

Следующие положения являются техническим заданием (ТЗ), в соответствии с которым <название бенефициара> "Бенефициар" привлекает <название аудиторской фирмы> "Аудитора" для проверки затрат и подготовки отчета относительно контракта на предоставление гранта Европейского Союза в рамках оказания внешнего содействия <название проекта и номер договора> (Контракт на предоставление гранта). В тексте данного ТЗ "Нанимающий орган" представлен <Европейской Комиссией или другим Нанимающим органом>, который подписал Договор о гранте с Бенефициаром и обеспечивает финансирование по гранту. Нанимающий орган не является участником данного соглашения.

1.1 Ответственность сторон

Бенефициар’ – организация, получающая финансирование в форме гранта и подписавшая Договор о гранте с Нанимающим органом.



  • Бенефициар несет ответственность за предоставление финансового отчета по проекту, финансируемому согласно Контракту на предоставление гранта, соответствующего условиям и требованиям данного Контракта, а также за соответствие предоставляемого отчета всем приходно-расходным документам и бухгалтерским счетам Бенефициара. Бенефициар несет ответственность за предоставление достаточной и соответствующей информации, как финансового так и иного характера, для подтверждения данного финансового отчета.

  • Бенефициар признает, что возможность аудитора эффективно проводить все требуемые процедуры зависит от бенефициара и, в отдельных случаях, от его партнеров, и предоставляет полный и свободный доступ к документации и бухгалтерии, а также бухгалтерским книгам и записям и финансовой отчётности.

  • Аудитор’ несет ответственность за процедуры, описанные в данном ТЗ, и за предоставление отчета о фактических результатах проверки Бенефициару. "Аудитор" подразумевает аудиторскую фирму, нанятую для данного задания и, в частности, партнера или другого сотрудника аудиторской фирмы, ответственного за данное задание и предоставление отчета от лица фирмы, а также имеющего соответствующие полномочия, предоставленные профессиональным, правовым или регулирующим органом.

Соглашаясь на выполнение данного Технического задания Аудитор подтверждает, что он/-а соблюдает хотя бы одно из нижеизложенным условий:

  • Аудитор и/или аудиторская фирма являются членом национального бухгалтерского или аудиторского органа, который в свою очередь является членом Международной Федерации Бухгалтеров (IFAC).

  • Аудитор и/или аудиторская фирма являются членом национального бухгалтерского или аудиторского органа или ассоциации. Хотя данная организация не является членом Международной Федерации Бухгалтеров (IFAC), аудитор признает за собой обязательство выполнить настоящее задание в соответствии со стандартами и этическими нормами Международной Федерации Бухгалтеров (IFAC), изложенными в данном ТЗ.

  • Аудитор и/или аудиторская фирма зарегистрирован в качестве законодательно назначаемого (штатного) аудитора в государственном реестре государственного надзорного органа в стране ЕС в соответствии с принципами государственного надзора, изложенными в Директиве Европарламента и Совета 2006/43/EC (это относится к аудиторам и аудиторским фирмам, находящихся в стране ЕС) 1.

  • Аудитор и/или аудиторская фирма зарегистрирован в качестве законодательно назначаемого (штатного) аудитора в государственном реестре государственного надзорного органа в третьей стране и данный реестр подчиняется принципам государственного надзора изложенным в законодательстве этой страны (это относится к аудиторам и аудиторским фирмам, находящихся в третьей стране)

1.2 Предмет деятельности

Предметом деятельности является <промежуточный или итоговый, исключить то, что не применимо> финансовый отчет, предоставляемый согласно договору о гранте за период <с число/месяц/год по число/месяц/год> и проект <название проекта>, "Проект". Приложение 1 к данному Техническому заданию содержит информацию о Контракте на предоставление гранта.



1.3 Основание для данной деятельности

Бенефициар обязан предоставить в Нанимающий орган отчет по верификации затрат, подготовленный независимым аудитором, для подтверждения выплат, затребованных Бенефициаром, согласно статье 15 Общих условий Договора о Гранте. Данный отчет необходимо предоставить Уполномоченному сотруднику Европейской Комиссии, который производит выплаты запрашиваемых Бенефициаром средств, основываясь на фактических данных, установленных при аудите.



1.4 Направления и цели данной деятельности

Проверка затрат представляет собой договоренность о проведении определенных согласованных процедур в отношении подготовки финансового отчета по Контракту о предоставлении гранта. Цель проверки затрат для Аудитора – выполнение определенных процедур, указанных в Приложении 2А к данному ТЗ, и предоставление Бенефициару отчета о фактических данных, установленных в ходе проверки, в соответствии с проведенными процедурами проверки. Проверка означает изучение Аудитором фактических данных Финансового отчета Бенефициара и их сопоставление со сроками и условиями, установленными Контрактом.

Так как данная деятельность по проверке затрат не предполагает подтверждение достоверности информации, то аудитор не выпускает аудиторского заключения и не предоставляет каких-либо подтверждений. Нажимающий орган самостоятельно оценивает фактические результаты, выявленные Бенефициаром и делает собственные выводы на основе этих данных.

1.5 Стандарты и этика

Аудитор выполнит данное задание в соответствии с:

- международным стандартом по сопутствующим услугам (‘ISRS’) 4400 «Соглашения по согласованным процедурам, содержащим финансовую информацию», принятым IFAC;

- «Кодексом этики профессиональных бухгалтеров», изданным IFAC. Хотя стандарт ISRS 4400 устанавливает, что независимость не является обязательными требованием для согласованных процедур, Нанимающий орган требует, чтобы Аудитор был независим от Бенефициара и соответствовал требованиям о независимости, обозначенным в «Кодексе этики профессиональных бухгалтеров».



1.6 Процедуры, документация и фактические данные

Аудитор планирует свою работу таким образом, чтобы обеспечить эффективную проверку затрат. Аудитор выполняет процедуры. Указанные в Приложении 2А данного ТЗ (Список специальных процедур) и применяет руководство в Приложении 2В (Руководство по выполнению специальных процедур). Аудитор использует фактические данные, полученные при реализации этих процедур, в качестве основы при составлении аудиторского отчета. Аудитор документирует все важные положения для подтверждения фактических данных аудиторского отчета, а также для подтверждения того, что работа производилась в соответствии со стандартом ISRS 4400 и данным ТЗ.



1.7 Отчетность

Отчет по проверке затрат должен описывать цель, согласованные процедуры и результаты достаточно детально, чтобы дать возможность Бенефициару и Нанимающему органу понять суть и масштаб произведенных аудиторских изысканий, а также выявленных данных.

Использование образца отчета о проверке затрат по контракту о предоставлении гранта ЕС, приведенного в Приложении 3 обязательно. Данный отчет предоставляется Аудитором Бенефициару <название Бенефициара> в течение <хх число рабочих дней, указывается Бенефициаром> рабочих дней после подписания данного ТЗ.

1.8 Другие условия

Вознаграждение по данному заданию составляет <сумма и валюта> <Бенефициар может установить фиксированную сумму вознаграждения. Бенефициар и Аудитор могут также согласовать специальные условия в случае если Аудитору необходимо расширить объем поверки с 65% до 85%. Бенефициар должен указать любые затраты, подлежащие возмещению (например, транспортные расходы и др.), согласованные с Аудитором, а также указать, включен ли НДС и/или другие налоги в сумму вознаграждения/затраты >



[Бенефициар и Аудитор могут использовать данный раздел, чтобы определить какие-либо другие специальные условия]

Приложение 1 Информация о Контракте на предоставление гранта

Приложение 2A Список специальных процедур

Приложение 2B Руководство по выполнению специальных процедур

Приложение 3 Отчет о проверке затрат по контракту о предоставлении гранта ЕС

За Бенефициара:

Подпись


<имя и должность>

<дата>

За Аудитора:

Подпись


<имя и должность>

<дата>

Приложение 1 Информация о Контракте на предоставление гранта

[заполняется Бенефициаром]

Информация о предмете проверки затрат

Номер и дата Контракта

<данные, указанные Нанимающим органом в договоре о гранте>

Название Контракта




Страна




Бенефициар

< полное название и адрес бенефициара, как указано в договоре о гранте >

Бюджетная линия Контракта

< данные, указанные Нанимающим органом в строке бюджета и данные Комиссии в случае, если Нанимающим органом не является Комиссия >

Юридическое обоснование Контракта




Дата начала Проекта




Дата окончания Проекта




Общая стоимость Проекта

<сумма, указанная в статье 3.1 особых условий договора о гранте>

Максимальный размер гранта

<сумма, указанная в статье 3.2 особых условий договора о гранте>

Общая сумма финансирования, полученного на настоящее время Бенефициаром от Нанимающего органа

< Общая сумма, полученная на число/месяц/год >

Общая сумма требуемого финансирования

< отметьте общую сумму требуемого финансирования как в Приложении V общих условий договора о гранте (запрос о финансировании по договору о гранте на внешнюю деятельность Европейского Союза)>

Нанимающий орган

< отметьте ФИО, должность/звание, телефон и E-mail контактного лица в Нанимающем органе. Заполняется только если Нанимающий орган – не Европейская Комиссия>

Европейская Комиссия

< отметьте ФИО, должность/звание, телефон и E-mail контактного лица в Представительстве Европейского Союза требуемой страны, или, если применимо, в главном офисе ЕК >

Аудитор

< название и адрес аудиторской фирмы, ФИО /должность аудиторов >

Приложение 2A Список специальных процедур

[Данное приложение является стандартным списком специальных процедур и не подлежит изменению]

1.1 Условия Контракта о предоставлении гранта


Аудитор получает достаточные знания о Проекте и условиях Контракта о гранте путем изучения Контракта и его приложений и другой важной информации, а также запрашивая информацию от Бенефициара. Аудитор получает и изучает копии Отчета (который включает описательный и финансовый разделы) согласно Статьи 2.1 Общих условий.

1.2. Финансовый отчет по Контракту о предоставлении гранта

Аудитор проверяет, чтобы Финансовый отчет соответствовал следующим условиям Статьи 2 Общих условий Контракта:



  • Финансовый отчет должен соответствовать образцу в Приложении VI к контракту

  • Финансовый отчет должен охватывать весь проект, независимо от того, какую его часть финансирует Нанимающий орган

  • Финансовый отчет должен быть составлен на языке Контракта о предоставлении гранта

  • Документы, подтверждающие переход собственности на оборудование, транспортные средства и материалы (ст. 7.3 Общих условий Контракта) должны прилагаться к заключительному Финансовому отчету

1.3 Правила ведения бухгалтерской отчетности

Выполняя процедуры, перечисленные в данном Приложении, Аудитор проверяет соблюдение Бенефициаром следующих правил в отношении бухгалтерской отчетности согласно ст. 16 Общих условий контракта:



  • Отчетность, собранная Бенефициаром для реализации проекта должна быть точной и своевременной

  • Бенефициар должен иметь систему учёта по системе двойной записи

  • Отчетность и расходная часть по проекту должны быть легко определимы и легко подвергаться проверке

  • Отчетность должна включать информацию о начисленных процентах по финансовым средствам предоставленным Нанимающим органом

1.4 Сопоставление Финансового отчета с системой бухгалтерского учета и отчетностью Бенефициара

Аудитор сопоставляет информацию в Финансовом отчете с системой бухгалтерского учета и отчетностью Бенефициара (оборотно-сальдовая ведомость, счёт в главной бухгалтерской книге, вспомогательные книги и т.д.) см. ст. 16.1



1.5. Курсы валют

Аудитор удостоверяется в том, что суммы расходов, сделанных в валюте, отличной от евро, были переведены по курсу, который состоит из среднего значения ставок, опубликованных InforEuro на месяцы, рассматриваемые в Финансовом отчете, если иначе не оговорено условиями Контракта о гранте (ст. 15.9 Общий условий).



2. Процедуры по проверке соответствия Расходам с бюджетом и аналитическим обзором

2.1. Бюджет Контракта о предоставлении гранта

Аудитор предоставляет аналитический обзор главных статей расходов из финансового отчета. Аудитор подтверждает, что бюджет финансового отчета соответствует бюджету договора о гранте (подлинность и подтверждение исходного бюджета) и что произведенные затраты были учтены в договоре о гранте.



2.2. Поправки в бюджет Контракта о предоставлении гранта

Аудитор подтверждает, были ли сделаны поправки в бюджет Контракта о предоставлении гранта. В случае необходимости Аудитор удостоверяется, что Бенефициар:

- запросил поправку в бюджет и получил дополнительное соглашение к Контракту о предоставлении гранта, если таковое требовалось (см ст. 9.1 Общих условий).

- сообщил Нанимающему органу о поправке в случае если это была ограниченная поправка (ст 9.2 Общих условий) и дополнительное соглашение к Контракту не требовалось.


13 Процедура выборочной проверки расходов

1.13.1 Приемлемость расходов


По каждому выбранному пункту расходов аудитор проверяет их приемлемость в соответствии с нижеприведенными критериями:

(1) Фактически понесенные расходы (Статья 14.1)

Аудитор устанавливает, были ли расходы по выбранному пункту фактически понесены Бенефициаром. С этой целью аудитор изучает сопроводительные документы (например, инвойсы, контракты) и подтверждения платежей. Аудитор также проверяет подтверждение выполненной работы, полученных товаров либо оказанных услуг и факт наличия активов, если необходимо.



(2) Период простоя / деятельности (Статья 14.1а)

Аудитор устанавливает, были ли расходы по выбранному пункту понесены в период осуществления деятельности.



(3) Бюджет (Статья 14.1b)

Аудитор проверяет наличие отметки о расходах по выбранному пункту в бюджете мероприятия.



(4) Необходимость (Статья 14.1с)

Аудитор проверяет целесообразность несения тех или иных расходов по выбранному пункту в рамках реализуемого мероприятия, а также устанавливает факт несения таких расходов в связи с контрактными действиями в рамках мероприятия, изучая расходы при помощи сопроводительных документов.



(5) Учет (Статья 14.1d)

Аудитор проверяет наличие учета расходов по выбранному пункту в бухгалтерской системе Бенефициара, а также соответствие такого учета применимым бухгалтерским стандартам страны регистрации Бенефициара и обычной практике учета расходов, используемой Бенефициаром.



(6) Оправданность (Статья 14.1е)

Аудитор проверяет факт подтверждения расходов по выбранному пункту доказательствами (см. раздел 1 Приложения 2В Руководство по специальным процедурам), а также сопроводительными документами в соответствии со Статьями 16.2 и 16.3 Общих условий заключения контракта на предоставление гранта.



(7) Оценка

Аудитор сверяет денежную величины выбранного пункта расходов с подтверждающими документами (например, инвойсами, отчета о заработной плате), а также факт использования верных обменных курсов, где это необходимо.



(8) Классификация

Аудитор определяет категорию расходов по выбранному пункту, а также устанавливает, был ли такой пункт расходов классифицирован под верным (под-)заголовком Финансового Отчета.



(9) Соответствие требованиям по закупкам, юридической принадлежности и происхождению

Где это необходимо, Аудитор устанавливает, какие требования по закупкам, юридической принадлежности и происхождению употребляются в отношении конкретного (под-)заголовка расходов, класса расходов либо пункта расходов. Аудитор проверят факт несения таких расходов в соответствии с такими правилами, изучая сопроводительные документы о процессе закупок. В случае обнаружения несоответствий требованиям по закупкам Аудитор докладывает о природе такого несоответствия и его финансовых последствиях в том, что касается приемлемости расходов. При изучении документации по закупкам Аудитор принимает во внимание показатели рисков, приведенные в Приложение 2В, а также сообщает при необходимости о присутствии таких индикаторов.




1.23.2 Приемлемость прямых расходов (Статья 14.2)


Если расходы по выбранному пункту записаны под одним из заголовков прямых расходов от 1 до 6 в Финансовом Отчете, Аудитор устанавливает совместимость таких расходов с определением прямых расходов согласно Статье 14.2, изучая характер рассматриваемых расходов.

1.33.3 Положения о резерве непредвиденных расходов (Статья 14.3)


Аудитор проверяет, не превышает ли резерв непредвиденных расходов (заголовок 8 Финансового Отчета) 5% от общих приемлемых расходов, предусмотренных в рамках мероприятия, а также устанавливает факт получения Бенефициаром предварительного письменного согласия Нанимающего органа на использование резерва непредвиденных расходов.

1.43.4 Административные расходы (Статья 14.4)


Аудитор проверят, не превышают ли непрямые расходы, предусмотренные для покрытия административных накладных расходов (заголовок 10 Финансового Отчета), 7% от общей суммы прямых приемлемых расходов, предусмотренных в рамках мероприятия.

1.53.5 Вложения натурой (Статья 14.5)


Аудитор проверяет, не включают ли расходы, приведенные в Финансовом Отчете, вложения натурой. Вложения натурой не являются приемлемыми расходами.

1.63.6 Неприемлемые расходы (Статья 14.6)


Аудитор проверяет, не относятся ли расходы по выбранному пункту к неприемлемым расходам согласно Статье 14.6 Общих условий. Аудитор устанавливает, включают ли такие расходы налоги, в том числе НДС. В этом случае Аудитор проверят, может ли Бенефициар (или, где это возможно, его партнеры) затребовать обратно такие налоги, а также позволяют ли соответствующие регламенты, правила и практики, используемые в настоящей стране, покрытие налогов за счет расходов.

1.73.7 Прибыль от мероприятия


Аудитор проверяет, были ли прибыли, подлежащие использованию в рамках мероприятия (включая, помимо прочего, гранты и финансирование, полученные от других доноров, а также средства, заработанные Бенефициаром в контексте реализуемого им мероприятия, например проценты по займам), фактически употреблены в рамках такого мероприятия и отражены в Финансовом Отчете. С этой целью Аудитор требует от Бенефициара предоставить ему соответствующую документацию и проверяет ее. Аудитор не обязан проверять полноту заявленных прибылей.

Приложение 2B Руководство по выполнению специальных процедур

[Настоящее Приложение включает в себя Руководство по выполнению специальных процедур. Такое Руководство по выполнению специальных процедур изменениям не подлежит]

21 Основания для проверки


Выполняя специальные процедуры, приведенные в Приложении 2А, Аудитор может использовать такие методы, как расследование и анализ, (повторный) подсчет, сравнение, иные способы точного расчета, наблюдение, изучение записей и документов, изучения активов и получение подтверждений.

На основании данных процедур Аудитор получает основания для проверки, необходимые для написания отчета о результатах проверки. Основаниями для проверки является любая информация, использованная Аудитором для получения результатов проверки. Они включают информацию, содержащуюся в бухгалтерской отчетности, легшей в основу Финансового Отчета, и прочую информацию (финансового и нефинансового характера).



Контрактными требованиями, применимыми к основаниям для проверки, являются следующие:

  • Расходы должны быть идентифицируемыми, доступными для проверки, а также зафиксированы в финансовой отчетности Бенефициара (Статья 14.1.d Общих условий заключения контракта на предоставление гранта);

  • Расходы должны быть легко идентифицируемыми, проверяемыми и прослеживаемыми в рамках бухгалтерской системы Бенефициара (Статья 16.1 Общих условий);

  • Бенефициар обязуется обеспечить доступ любому внешнему аудитору для проведения проверки на основании подтверждающих документов любых счетов, бухгалтерских документов или иных документов, связанных с финансированием мероприятия. Бенефициар обязуется предоставить доступ ко всем документами и базам данных, связанных с техническим и финансовым менеджментом мероприятия (Статья 16.2 Общих условий);

  • Статья 16.3 Общих условий заключения контракта на предоставление гранта содержит информацию о типах и природе оснований для проверки Аудитором расходов.

Кроме того, с учетом процедур, описанных в Приложении 2А, основания для проверки:

  • должны быть доступны в документальном виде – бумажном, электронном или ином (т.е. протокол заседания представляет собой более надежное основание, нежели устное представление обсуждавшихся вопросов);

  • должны быть доступны в виде оригинальных документов, нежели ксерокопий либо факсимильных сообщений;

  • должны быть получены по возможности из независимых источников за пределами организации (оригинальный контракт либо инвойс поставщика является более надежным основанием, чем квитанция, одобренная в соответствии с внутренними процедурами);

  • предоставленные проверяемой организацией, являются более надежными, если они прошли контроль и одобрение;

  • полученные напрямую Аудитором (например, в результате инспекции активов), являются более надежными, чем косвенно полученные доказательства (например, результаты расследования о происхождении актива).

Если Аудитор считает, что собранные им сведения недостаточно соответствуют вышеприведенным критериям, он должен подробно описать такие несоответствия в своем отчете.

32 Ознакомление с положениями Контракта на предоставление гранта (Приложение 2А – процедура 1.1)


Аудитор должен ознакомиться с положениями Контракта на предоставление гранта, уделив особое внимание Приложению I Контракта, содержащего описание мероприятия, Приложению II (к Общим условиям) и Приложению IV, содержащему правила организации закупок (включая требования к юридической принадлежности и происхождению) бенефициарами гранта в контексте внешней деятельности ЕС. Несоответствие таким требованиям и правилам делает расходы неприемлемыми для получения финансирования со стороны ЕС. Эти правила организации закупок применяются ко всем контрактам на получение гранта, однако в зависимости от юридической основы Контракта на предоставление гранта (например, реализация в рамках TACIS, ALA, Инструмента продовольственной помощи и сотрудничества в области сельского хозяйства) требования к юридической принадлежности и происхождению могут варьироваться. Аудитор обеспечивает идентификацию и ознакомление Бенефициара с требованиями к юридической принадлежности и происхождению. Требования к юридической принадлежности и происхождению для каждого типа юридической основы приведены в Приложении А2 к Практическому руководству по выполнению контрактных процедур2 Европейских Сообществ.

Если Аудитор констатирует недостаточную ясность положений Контракт, он должен запросить дополнительные уточнения у Бенефициара.


43 Выбор расходов для проверки (Приложение 2А – процедуры 3.1-3.7)


Расходы Бенефициара, включенные в Финансовый Отчет, должны быть представлены под следующими заголовками: 1. Человеческие ресурсы. 2. Командировочные расходы. 3. Оборудование и поставки. 4. Содержание местного офиса. 5. Прочие расходы, услуги. 6. Прочее. 8. Положения о резерве непредвиденных расходов. 10. Административные расходы. Заголовки от 1 до 6 представляют собой прямые расходы на реализацию мероприятия. Заголовки классификации расходов могут быть разбиты на подзаголовки, например: 1.1. Заработная плата.

Подзаголовки классификации расходов могут быть разбиты на индивидуальные пункты расходов или классы, объединяющие пункты расходов с одинаковыми или похожими характеристиками. Форма и природа подтверждающих документов (например, контракта, инвойса, платежного документа и т.п.), а также способ фиксирования расходов (например, регистрация в журнале) варьируются в зависимости от типа и природа расходов, а также связанных с ними мероприятий и транзакций. Тем не менее, во всех случаях пункты расходов должны отражать бухгалтерскую (или финансовую) стоимость связанных с ними мероприятий либо транзакций вне зависимости от типа и природы таких мероприятий либо транзакций.

Стоимость должна рассматриваться в качестве основного фактора, использованного Аудитором для выбора пунктов расходов либо классов, объединяющих несколько пунктов расходов, для последующей проверки. Аудитор должен выбирать пункты расходов с высокой величиной стоимости в целях обеспечения достаточной адекватности такой проверки.

54 Адекватность проверки расходов (Приложение 2А – процедуры 3.1-3.7)


Аудитор использует нижеприведенные принципы и критерии в ходе планирования и выполнения конкретных проверочных процедур по выбранным пунктам расходов в Приложении 2А (процедуры 3.1-3.7).

Проверка расходов Аудитором, а также адекватность такой проверки не обязательно означают полную, исчерпывающую проверки всех пунктов расходов, указанных под определенным заголовком или подзаголовком расходов. Аудитор должен обеспечить проведение систематической и репрезентативной проверки. В зависимости от определенных условий (см. ниже) Аудитор может получить адекватные результаты проверки конкретного заголовка либо подзаголовка расходов посредством изучения ограниченного числа пунктов расходов.

Аудитор может использовать статистические методы для проверки одного и более заголовков либо подзаголовков расходов в Финансовом Отчете. Аудитор проверяет приемлемость и репрезентативность совокупностей расходов (т.е. подзаголовков либо классов расходов в пределах подзаголовков расходов). Это означает проверку на достаточное число составляющих их пунктов, что необходимо для эффективной статистической выборки.

По мере необходимости Аудитор должен пояснить в отчете о результатах проверки, для каких заголовков либо подзаголовков Финансового Отчета была использована выборка, какие методы были использованы и результаты получены, а также являлась ли выборка репрезентативной.

Коэффициент адекватности проверки (КАП) представляет собой процентное выражение общего количества расходов, проверенных Аудитором, от общего числа расходов, зафиксированных Бенефициаром в Финансовом Отчете и подлежащих вычету по требованию Бенефициара из общей суммы предварительного финансирования в соответствии с Контрактом на предоставление гранта. Эти расходы приводятся в Приложении V к Контракту на предоставление гранта.

Аудитор должен обеспечить КАП не ниже 65%. Если процентная доля расходов, исключенных из процесса проверки, от общей суммы расходов не превышает 10% (например, равна 6,5%), Аудитор завершает проверку и приступает к подготовке отчета.

Если процентная доля расходов, исключенных из процесса проверки, от общей суммы расходов превышает 10%, Аудитор увеличивает диапазон подлежащих проверке расходов, пока КАП не достигнет, как минимум, 85%. После этого Аудитор завершает проверку и приступает к подготовке отчета вне зависимости от того, каким был общий процент исключенных из процесса проверки расходов. Аудитор обязуется обеспечить величину КАП для каждого заголовка и подзаголовка расходов в Финансовом Отчете на уровне не ниже 10%.

65 Процедуры проверки выбранных расходов (Приложение 2А – процедуры 3.1-3.7)


Аудитор проверяет выбранные пункты расходов, следуя процедурам 3.1-3.7, указанным в Приложении 2А, и сообщает о результатах проверки и исключениях из данных процедур. Исключения из процесса проверки представляют собой отклонения от процедуры проверки, имевшие место в ходе выполнения процедур, указанных в Приложении 2А.

Аудитор определяет количественное значение исключений из процесса проверки, а также потенциальное влияние таких исключений на финансовый вклад ЕС, устанавливает, должна ли Еврокомиссия объявить рассматриваемые пункты расходов неприемлемыми (принимая во внимание, где это необходимо, процентную долю Еврокомиссии в финансировании, а также влияние на косвенные (например, административные) расходы). Аудитор сообщает обо всех обнаруженных им исключениях, включая те, по которым он не имеет возможности определить количественное знание, а также потенциальное влияние на финансовый вклад ЕС.



Например: если Аудитор обнаруживает исключение в размере 1000 евро из правил организации закупок по Контракту на предоставление гранта, в рамках которого ЕС финансирует 60% расходов, а также предусмотрены административные расходы, равные 7% от общих прямых приемлемых расходов, Аудитор сообщает об исключении размером 1000 евро и его финансовом влиянии в 642 евро (1000 евро х 60% х 1,07).

Примечание к процедуре 3.1.9 Соответствие правилам организации закупок и требованиям к юридической принадлежности и происхождению

Аудитор обязан установить, были ли расходы по выбранному пункту понесены в соответствии с применимыми правилами организации закупок, требованиями к юридической принадлежности и происхождению, посредством изучения описывающих процесс закупок подтверждающих документов. Такие документы связаны с объявлением тендеров, оценкой приемлемости кандидатур заявителей и целесообразности проведения тендеров, рассмотрением предложений и решениями относительно присуждения контракта. При изучении таких документов, связанных с закупками, Аудитор принимает во внимание показатели рисков, приведенные в конце настоящего Приложения, а также сообщает об обнаружении, если таковое имело место, какого бы то ни было из этих показателей.



Примечание к процедуре 3.5 Вложения наутрой

Аудитор должен установить, включают ли расходы, зафиксированные в Финансовом Отчете, какие-либо вложения натурой. Если вложения натурой были предусмотрены, они должны быть приведены и оценены в рамках бюджета мероприятия. В противном случае вложения натурой считаются неприемлемыми. Пример: заработная плата сотрудников, выделенных Министерством, не участвующим в реализации мероприятия, либо оборудование и материалы, полученные от не участвующих в реализации мероприятия организаций.



ПОКАЗАТЕЛИ РИСКОВ

  • Несоответствие в датировании документов либо неверная последовательность дат. Примеры:

    • Предложение, датированное после присуждения контракта либо до момента рассылки объявлений о тендере

    • Предложение объявленного победителем заявителя, датированное до момента публикации объявления о тендере либо значительно позже предложений других заявителей

    • Предложения других заявителей, участвующих в тендере, датированы одним и тем же днем

    • Даты на документах не соответствуют датам на сопроводительной документации (например, дата предложения не соответствует почтовой дате отправления на конверте; дата факсимильного сообщения не соответствует дате, отпечатанной факсимильным аппаратом)

  • Непривычные сходства в предложениях разных заявителей, участвующих в одном тендере. Примеры:

    • Одинаковые формулировки и схожая терминология в предложениях разных заявителей

    • Одинаковые разметка и формат (например, тип и размер шрифта, размеры полей, отступы, параграфы) в предложениях разных заявителей

    • Схожие бланки или логотипы

    • Одинаковые цены, приведенные в предложениях разных заявителей по ряду компонентов либо элементов строки

    • Идентичные грамматические, орфографические либо печатные ошибки в предложениях разных заявителей

    • Использование аналогичных печатей и сходство подписей

  • Финансовый отчет либо иной документ, указывающий на то, что два заявителя, участвующих в одном тендере, относятся к одной и той же группе (например, в случае предоставления финансовой отчетности приложения к финансовой отчетности могут устанавливать личность владельца группы. Информация о владельцах также может быть обнаружена в государственном бухгалтерском реестре).

  • Нарушения, допущенные в процессе отбора и присуждения контракта. Примеры:

    • Решения о присуждении не соответствуют критериям отбора и присуждения контракта

    • Ошибки в использовании критерием отбора и присуждение контракта

    • В составе оценочной комиссии тендера находятся постоянный поставщик бенефициара

      • Прочие элементы и примеры, указывающие на существование привилегированного партнерства с одним и более заявителями:

    • Один и тот же заявитель (либо ограниченная группа заявителей) с необычной регулярностью участвуют в различных тендерах

    • Один и тот же заявитель (либо ограниченная группа заявителей) с необычной регулярностью выигрывает различные тендеры

    • Один и тот же заявитель регулярно выигрывает тендеры на поставки различных товаров либо оказание различных услуг

    • Объявленный победителем заявитель выставляет счет на дополнительные товары, не предусмотренные в предложении (например, дополнительные запасные части, счет на которые был выставлен без пояснений, расходы на установки, выставленные заявителем, но не предусмотренные в его предложении)

  • Прочие документы и примеры, указывающие на наличие риска нарушений:

  • Использование ксерокопий вместо оригинальных документов

  • Использование проформа-счета в качестве подтверждающего документа вместо официального инвойса

  • Внесенные рукой изменения в оригинальные документы (например, произведенное вручную изменение числовых данных, использование жидкого корректора и пр.)

  • Использование неофициальных документов (например, отсутствие на бланке официальной и/или обязательной информации, в частности номера коммерческой регистрации, РНН компании и пр.)

Приложение 3

Образец отчета о проверке затрат по контракту о предоставлении гранта ЕС

Как использовать данный образец Технического задания (ТЗ)? Весь текст, выделенный желтым цветом дан только для информационных целей и аудиторы должны удалить их. Части ТЗ, представленные в квадратных скобках <……..> (например, <название бенефициара>) должны заполняться аудитором.

<Должно быть распечатано на фирменном бланке аудитора >

Образец отчета о проверке затрат по контракту о предоставлении гранта в рамках внешней деятельности Европейского Союза

<название и номер контракта >

СОДЕРЖАНИЕ




1 3 Процедура выборочной проверки расходов 6

2 1 Основания для проверки 8

3 2 Ознакомление с положениями Контракта на предоставление гранта (Приложение 2А – процедура 1.1) 9

4 3 Выбор расходов для проверки (Приложение 2А – процедуры 3.1-3.7) 9

5 4 Адекватность проверки расходов (Приложение 2А – процедуры 3.1-3.7) 10

6 5 Процедуры проверки выбранных расходов (Приложение 2А – процедуры 3.1-3.7) 11

7 1 Общие процедуры 16

8 3 Процедуры по проверке выбранных расходов 17

Приложение 1 Финансовый отчет 17

Приложение 2 Техническое задание по проверке затрат 17


ОТЧЕТ О ФАКТИЧЕСКИХ ДАННЫХ

<ФИО лица (лиц), заключившего договор>, < должность>



< Название бенефициара>

<адрес>

<число месяц год>

Уважаемый < ФИО лица, заключившего договор >

В соответствии с Техническим заданием от < число месяц год >, заключенным с нами, мы предоставляем Отчет о фактически установленных данных (далее «Отчет»), на основе прилагаемого финансового отчета, за период с < число месяц год – по число месяц год > (Приложение 2 Отчета). Вы запрашивали проведение определенных процедур по Вашему Финансовому отчету и Контракту о предоставлении граната ЕС <Название и номер Контракта>, далее «Договор о гранте».



Цель работы

Наше задача заключалась в проведении проверки затрат путем выполнения определенных согласованных процедур в отношении Финансового отчета по контракту о предоставлении гранта между Вами и <Европейской Комиссией или название другого Нанимающего органа> "Нанимающем органом". Цель данной поверки затрат для нас – выполнить определенные процедуры, согласованные с нами и предоставить отчет о выявленных фактических данных в отношении проведенных процедур.



Стандарты и этика

Наше задание было выполнено в соответствии с:

- международным стандартом по сопутствующим услугам (‘ISRS’) 4400 «Соглашение по согласованным процедурам, содержащим финансовую информацию», принятым IFAC;

- «Этическим кодом профессиональных бухгалтеров», изданным IFAC. Хотя стандарт ISRS 4400 устанавливает, что независимость не является обязательными требованием для согласованных процедур, Договорный орган требует, чтобы Аудитор также отвечал требованиям о независимости, обозначенным в «Этическом коде профессиональных бухгалтеров»



Проведенные процедуры

Как и требовалось, были реализованы только процедуры, оговоренные в Приложении 2А ТЗ на данную деятельность (см Приложении 2 к данному Отчету).

Соответствующие процедуры определены Договорным органом и проведены только для помощи Договорному органу при составлении заключения о том, что затраты, указанные в вашем финансовом отчете, приемлемы в соответствии с условиями Договора о гранте.

Так как данное соглашение не является ни аудитом, ни аудиторским обзором в соответствии с международными стандартами аудита и международными стандартами по составлению аудиторских обзоров, мы не выпускаем никаких гарантий в приложение к финансовому отчету.

Если бы мы реализовали дополнительные процедуры проверки и производили аудит в соответствии с международными стандартами аудита и международными стандартами по составлению аудиторских обзоров, возможно, наш отчет содержал бы некие иные выявленные данные.

Источники информации

Отчет содержит информацию, предоставленную вами в ответ на конкретные вопросы, или полученную из вашей информационной и бухгалтерской систем.



Выявленные факты

Общая сумма затрат, которая является объектом проверки, составляет €.

Коэффициент проверки расходов (‘ECR’) равен <xx%>, он представляет собой общую сумму затрат, проверенных нами, выраженную в процентах от общей суммы верифицированных затрат. Последняя сумма равна общей сумме затрат, представленной в вашем финансовом отчете, и запрашиваемая Вами к вычитанию из общей суммы предварительного финансирования в рамках Договора о гранте, согласно вашему запросу на выплату < число месяц год >

Мы представляем детали нашего фактического исследования, проведенного на основе процедур, указанных в главе 2 данного отчета.



Использование данного отчета

Данный отчет может быть использован только в вышеозначенных целях.

Данный отчет подготовлен только и исключительно для вашего использования и только для предоставления в Договорный орган в соответствии с требованиями, указанными в статье 15 общих условий договора о гранте. Этот отчет не может быть использован вами ни в каких других целях или передан третьим лицам.

Нанимающий орган не является стороной данного соглашения (Технического задания), заключаемого между вами и нами и поэтому мы не берем на себя обязательство заботиться о Нанимающем органе, который полагается на отчет о проверке затрат на свой собственный риск и усмотрение. Нанимающий орган может самостоятельно оценить процедуры и результаты. Заявленные нами и сделать собственные выводы и данных, выявленных нами.

Договорный орган может предоставить данный отчет только лицам, имеющим распорядительные права доступа в рамках Европейской Комиссии [удалите, если ЕК - это Договорный орган],Европейский Антикоррупционный офис или Европейский Аудиторский Суд.

Этот отчет относится только к отмеченному выше финансовому отчету, и не относится ни к каким иным финансовым соглашениями.

Мы надеемся на скорейшее обсуждение нашего отчета с Вами и будем рады предоставить любую дополнительную информацию и помощь, которая может понадобиться.

Искренне ваш



<число месяц год

<ФИО аудитора>

1 Информация о Договоре о гранте

[Глава 1 должна содержать описание договора о гранте, бенефициара/исполняющей организации и основную финансовую и бюджетную информацию. (максимум 1 стр.).]

Глава 2 Выполненные процедуры и выявленные данные

Мы произвели специальные процедуры перечисленные в Приложении 2А ТЗ для проверки затрат по Договору о гранте. Данные процедуры включают:

1 Общие процедуры

2 Процедуры проверки соответствия затрат с бюджетным и аналитическим обзором

3 Процедуры проверки выбранных затрат

Мы применяли правила отбора затрат и принципы и критерии для объема проверки, указанные в Приложении 2В (разделы 3, 4) ТЗ для данной проверки затрат.



[укажите проблемы или зщатруднения, если необходимо]

Общий объем затрат проверенный нами составляет евро т указан в тапблице ниже. Общий коэффициент охвата затрат составляет .



[Представьте сводную таблицу по Финансовому отчету в Приложении 1 с указанием по каждому подзаголовку общий объем затрат, указанный Бенефициаром, общий объем проверенных затрат и процент охвата затрат]

Мы проверили выбранные затраты, как показано в таблице выше и выполнили, по каждому пункту расходов, процедуры проверки как указано в пп. 3.1-3.7 Приложения 2А ТЗ по проверке затрат.



Мы заявляем о выявленных нами данных на основании процедур, перечисленных ниже:

71 Общие процедуры

7.11.1 Условия Контракта о предоставлении гранта


Мы изучили условия Контракта о гранте в соответствии с Руководством в Приложении 2В (раздел 2) ТЗ.

[Укажите выявленные фактические данные, ошибки и исключения. Процедуры 1.1 - 1.5 Приложение 2A]

1.2. Финансовый отчет по Контракту


1.3 Правила ведения бухгалтерской отчетности

1.4 Сопоставление Финансового отчета с системой бухгалтерского учета и отчетностью Бенефициара

1.5. Курсы валют

2. Процедуры по проверке соответствия Расходам с бюджетом и аналитическим обзором

2.1. Бюджет Контракта о предоставлении гранта

2.2. Поправки в бюджет Контракта о предоставлении гранта

[Укажите выявленные фактические данные, ошибки и исключения. Процедуры 2.1 – 2.2 Приложение 2A]

83 Процедуры по проверке выбранных расходов


Ниже мы указываем все исключения, выявленные в результате процедур проверки, указанных в пункте 3.1 - до 3.7 Приложения 2А ТЗ по данной проверке расходов, в той мере, насколько эти процедуры относились к выбранному пункту расходов.

Мы определили обнаруженных исключений из проверки и потенциальное воздействие на вклад ЕС, в случае если Комиссия объявит данный пункт (-ы) расходов недопустимыми (в соответствующих случаях с учетом доли финансирования Комиссии и воздействия на косвенные расходы (например, административные расходы)). Мы сообщали обо всех выявленных исключениях, в том числе о тех, по которым мы не можем определить объем исключения и потенциальное воздействие на вклад ЕС.

[Указать, для каких объемов затрат /наименований были выявлены исключения между фактами и критериями, а также характер исключения – то есть, какое конкретное условие или условия, указанные в пп. 3.1-3.7 Приложение 2А ТЗ не были соблюдены. Определите объем выявленных исключений и потенциальное воздействие на вклад ЕС, в случае если Комиссия объявит данный пункт (-ы) расходов недопустимыми
]...

8.13.1 Допустимость расходов


Мы проверили по каждом пункту расходов критерии допустимости, указанные в процедуре 3.1 Приложения 2A ТЗ по данной проверке затрат.

[Опишите фактические результаты и определите ошибки и исключения.
Процедура 3.1 в Приложении 2A
: приемлемость затрат и критерии (1)- (9).
Пример
: мы обнаружили, что расходы в сумме 6500 €, включенные в субпозиции 3.2 (мебель, компьютерное оборудование) в Финансовом отчете не являются допустимыми.
Сумма в 2000 €, связанная с расходами, понесенными вне периода осуществления проекта. Подтверждающие документы отсутствуют для 3 сделок на общую сумму в 1.200 €. Правила закупок, обязательные при покупке компьютеров для офиса 3.300 € не соблюдены. (Примечание: должны быть предоставлены соответствующие детали, такие как ссылки на бухгалтерские записи или документы).]

3.2 Допустимость прямых расходов (Ст. 14.2)

3.3 Резерв для непредвиденных расходов (Ст. 14.3)

3.4 Административные расходы (Ст. 14.4)

3.5 Вклад в натуральной форме(Ст. 14.5)

3.6 Недопустимые расходы (Ст. 14.6)

3.7 Доходы от Проекта


[Укажите выявленные фактические данные, ошибки и исключения. Процедуры 3.2 - 3.7Приложение 2A]

Приложение 1 Финансовый отчет


[Приложение 1 должно включать Финансовый отчет по Контракту о гранте. Который является объектом проверки. В Финансовом отчете должна быть указана дата и охватываемый период]

Приложение 2 Техническое задание по проверке затрат


[Приложение 2 должно включать подписанную и продатированную копию Технического задания по проверке затрат по данному Контракту о гранте включая Приложение 1 (информация о Контракте) и Приложение 2A (Список специальных процедур).]

1Директива 2006/43 Европейского Парламента и Совета от 17 мая 2006 о штатных аудиторских проверках годовых отчетов и сводных счётов, заменяющая Директивы 78/660/EEC и 83/349/EEC и отменяющая Директиву Совета 84/253 EEC.


2 Практическое руководство (применимо к бюджету и EDF), а также приложения к бюджету и EDF: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_en.htm



2006




©netref.ru 2017
әкімшілігінің қараңыз

    Басты бет