Дизайн выполнен в Студии Артемия Лебедева Архангельский Г. А



бет11/11
Дата25.04.2016
өлшемі2.31 Mb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11
Глава Шаг Рекомендации

1. Отдых Потратив мини- —Сделайте отдых в течение дня ритмичным

мум «начальных —Обеспечивайте максимальное переключение

вложений вре- — Используйте творческую лень

мени», наладь- — Повысьте эффективность сна

те грамотный — Применяйте микросон в течение рабочего дня

отдых в течение — Выделяйте время на «переживание момента»

рабочего дня

и в нерабочее

время


2. Моти- Освойте мето- — Используйте «якоря» для настройки на различные
вация ды настройки задачи и отдых

на выполнение — Применяйте «метод швейцарского сыра» при рас-

сложных и не- качке

приятных задач, — Ежедневно съедайте минимум одну «лягушку»

для сокраще- —Дробите «слонов» на «бифштексы», приближающие к

ния времени достижению «слона»

работы над — Поощряйте себя «промежуточными радостями»

ними — Заведите таблицу ежедневных дел, со списком наград

за исполнение — Попробуйте календарик-пинарик


198 Глеб Архангельский. Тайм-драйв

Шаги создания вашей личной системы тайм-менеджмента 199



9. «ТМ-ба-цилла»
3. Целе-полага-ние

4. Рабо­чий день

5. Плани­рование

Сформулируйте личные ценнос­ти и поставьте долгосрочные цели, для воп­лощения мечты в реальность

Настройте личную систему планирования рабочего дня с использова­нием «жестких» и «гибких» задач, чтобы планировать реалистично и всегда успевать выполнять главное

Организуйте контекстное планирование и среднесроч­ное планирова­ние по методу «День - Неделя» и гарантируйте себе уверен­ность в том, что вы всегда уло­житесь в срок




  • Управляйте своей «персональной корпорацией» проактивно

  • Расчистите штампы и нарисуйте «ваш день в будущем»

  • Определите ваши ценности с помощью мемуарника

  • Сформулируйте личную миссию в форме эпитафии

  • Ищите ваше призвание

  • Выявите 5-7 ключевых областей вашей жизни

  • Сделайте обзорный график жизненных целей по ключевым областям и будущим годам

  • Наиболее близкие и понятные цели сделайте изме­римыми




  • Выделяйте 10 минут вечером или утром на создание полной обзорной картины задач на день

  • При планировании в ежедневнике используйте раз­ные цвета, закладки, стикеры

  • Заведите «стратегическую картонку» - закладку с ключевыми долгосрочными целями

  • В плане дня разделяйте жесткие, гибкие и бюджети-руемые задачи

—Делайте список гибких задач результато-ориентиро-ванным

  • Выделяйте 2-3 приоритетные задачи в списке и начинайте работу с них

  • При планировании «жестких» встреч закладывайте резервы

  • Согласовывайте с вашими партнерами нормы пунк­туальности

  • Запасайтесь избыточной информацией, поскольку все пойдет не по плану




  • Время «фактурно», неоднородно - ловите «кайрос»

  • Заведите «контекстные» разделы в ежедневнике -Для обзора задач всеми сотрудниками используйте

доски, разграфленные по «кайросам»

  • Используйте технику «День - Неделя» для своевре­менного вспоминания о среднесрочных задачах

  • Применяйте обзорные графики для планирования крупных задач и для контроля регулярных рутинных задач

  • Используйте измеритель результата для прогнозиро­вания сроков исполнения крупных задач

7. Инфор- Внедрите тех- — Спланируйте ритм и методы чтения деловой и другой
мация ники фильтра- серьезной литературы

ции, хранения — Отфильтруйте информационный мусор, получаемый

и оперативного из СМИ

перемещения — Настройте автофильтрацию электронной почты

информации, — Используйте папки электронной почты как инструмент

позволяющие контроля по технике «День - Неделя»

держать ее под — «Выращивайте» порядок в документации методом

контролем без ограниченного хаоса

слишком де- — Заведите творческую картотеку для материализации

тального «рас- мыслей

кладывания по — Организуйте любое информационное пространство в

полочкам» соответствии со структурой внимания человека

— Выделите на рабочем столе сигнальную область, вхо­
дящий и исходящий накопители, контекстные лотки и
контрольные лотки по методу «День - Неделя»

8. Погло- Используй- — Проведите сплошной учет вашего времени в течение


тители те техники 2-3 недель

выявления — Сформируйте 2-3 количественных показателя эффек-

поглотителей, тивности и отслеживайте их в динамике

позволяющие — Планируйте наполнение транспортного времени и

задействовать времени командировок

«валяющиеся — Имейте сценарии реагирования на случай техничес-

под ногами» ре- ких форс-мажоров

зервы времени — Применяйте техники организации совещаний

— «Точите топор», используя для этого любые «отходы
времени»


Донесите «ТМ-бациллу» до окружаю­щих, чтобы они более разумно использовали свое и ваше время

- Предлагая ТМ-идеи вашему руководителю, показы­
вайте их полезность для дела, а не комфортность для
вас

-Убеждайте подчиненных в действенности тайм-ме­неджмента вашим личным примером

- Принудительно внедряя ТМ-техники, делайте это
небольшими шагами

-Применяйте небольшие «кнуты и пряники» немед­ленно

- Используйте пилотные проекты

- Предлагайте тайм-менеджмент детям в форме игры,


развивая в них «проективный» подход к жизни


6. При­оритеты

Научитесь отсе­ивать лишние, навязанные дела и выде­лять ключевые задачи с помощью ясных критериев -таким образом, всегда находя время на главное




  • Расширьте арсенал ваших «стратегий отказа»

  • Приучайте окружающих к твердому г»

  • Используйте «здоровый пофигизм» и -метод трех гвоздей»

  • «Покупайте» время, заменяя вашу /мчную работу профессиональной услугой

-Делегируя задачи, создавайте их обзор и используйте активный контроль

  • Формулируйте и используйте критерии расстановки приоритетов

  • Передавая задачи подчиненным или коллегам, про­писывайте в явном виде матрицу критериев

- Взвешивайте ваши долгосрочные цели и концентри­
руйтесь на ключевых

10. ТМ-манифест

Используйте невосполни­мое время вашей жизни в соответствии с осознанны­ми личными ценностями и приоритетами


  • Помните, что время необратимо, это «материал, из которого сделана ваша жизнь»

  • Поверьте: человек может все, если сильно этого захочет

  • Вы - не «винтик». Даже небольшие действия изменя­ют мир к лучшему

  • Развивайтесь, двигайтесь, никогда не останавливай­тесь

- Помогите другим найти свои цели и ценности

- Изменить мир - возможно. Сделайте первый шаг


прямо сейчас

«Жестко-гибкий» алгоритм планирования дня 201





Приложение 2

«Жестко-гибкий» алгоритм планирования дня



Планирование рабочего дня, разобранное в четвертой гла­ве, — тема, самая простая для понимания и самая сложная с точки зрения практического применения. Разберем алго­ритм планирования дня подробно, на «кейсе». Напомню этот алгоритм:

  • В свободном пространстве (как правило, располо­женном в ежедневниках справа от сетки времени) составьте полный список «гибких» задач (не привя­занных к точному времени).

  • Выделите красным 2—3 приоритетных задачи. Выпол­нение «гибких» задач начинайте именно с них.

  • На сетке времени запланируйте «жесткие» встречи — привязанные к точному времени.

  • Для приоритетных задач, требующих достаточно боль­шого ресурса времени, «забюджетируйте» это время.

  • Время между «жесткими» встречами в ходе дня запол­няйте, начиная с выполнения «красных» задач.

  • План дня будет выглядеть примерно следующим обра­зом:

«Один день из жизни»

Приветствую вас на рабочем месте российского менеджера среднего звена. В 9 утра он пришел на работу и вот с чем столкнулся:

День сегодня загруженный...

Только-только утро начинается, а уже кажется, что времени не хватит катастрофически.

Уже прибегала Катерина: на подпись накопилось огромное коли­чество документов, которые необходимо отправить по почте сегод­ня же нашим клиентам.

Основной поставщик задерживает поставки - надо ехать лично и разбираться, что к чему.

Проект А не стартует уже неделю: не даны все необходимые ука­зания, Васин и Иванов тормозят процесс, требуют совещания, что­бы выяснить все вопросы. Но ведь не меньше часа потратим, а то и больше!

Надо не забыть позвонить в головной офис: на носу ежемесячный отчет.

Через неделю выставка, на которой «кровь из носу» должна быть наша продукция, а никто еще не приходил с отчетом о нашей готов­ности! Что это значит? Понятно, что это значит...

А так хотелось сегодня сходить в бассейн и просто поплавать...

Нет, вряд ли получится.

И эти постоянные звонки, которые отвлекают и не дают сосредо­точиться! Все, конечно, важно, но у меня же не три головы и не де­сять рук!

Так, а на какое число у меня назначена презентация??? На сегод­ня. А к ней надо еще подготовиться. И кстати, уточнить, куда ехать.

202 Глеб Архангельский. Тайм-драйв

На столе где-то лежит недоправленная программа - надо бы ее перекинуть в отдел поддержки клиентов. Но сначала закончить правки. Только где она именно? На столе, мягко скажем, не идеаль­ный порядок... - Да? Да, да, буду через полчаса...

Ну вот. Еще и начальство вызывает на ковер. Что делать?

(Автор кейса - Мария Шарова, на момент написания - коорди­натор дистанционных тренинговых программ компании «Организа­ция Времени».)

Знакомая картина? Большое количество российских ме­неджеров и специалистов живут именно в таком хаосе за­дач. Любопытно: на тренингах участники часто говорят «ой как страшно, ой как похоже на реальный день, а можно ли задачи переносить с этого дня на следующие дни недели?» И в конце, после групповой работы над планом дня для этого менеджера, — «как, оказывается, все ненапряженно и исполнимо!»

Список «гибких» задач

Для начала сделаем результато-ориентированный список всех задач, которые нужно решить в течение дня. При этом не нужно торопиться с размышлением, что нужно, что не нужно, что можно совместить (например, поставщиков при­гласить на обед). Сначала необходим просто полный внят­ный обзор предстоящих задач, а потом уже приоритезация и планирование.



  1. Подписать документы

  2. Решить проблему с поставками

  3. Проект А: дать старт

  4. Головной офис: выяснить параметры отчета

  5. Выставка: выяснить ситуацию

  6. Посетить бассейн

7. Подготовить презентацию

«Жестко-гибкий» алгоритм планирования дня 203

  1. Провести презентацию

  2. Выяснить место презентации




  1. Шеф: отчитаться

  2. Программа: поправить, переслать

  3. Раб. стол: навести порядок

  4. Катерина: поставить фильтр на звонки

  5. Пообедать

  6. Составить план на завтра

Обратите внимание: некоторые дела в списке разбиты на несколько отдельных записей. Разбивать стоит задачи, компоненты которых имеют существенную разницу в пла­нировании. Например:

  • Презентация: провести — «жесткая» задача, плани­руется на конкретное время.

  • Презентация: подготовить — «бюджетируемая» задача, нужно выделить ресурс времени, но не нужна жесткая привязка к конкретному моменту выпол­нения.

  • Презентация: выяснить время-место — уточняющая задача, занимающая 5 минут (или делегируемая секре­тарю), которую необходимо сделать утром сразу при планировании рабочего дня.

Если же компоненты задачи несущественно отличаются по способу планирования (поправили программу — сразу отдали Катерине на отсылку), то и разделять их не нужно.

В список я добавил не указанные напрямую в кейсе задачи «Поручить Катерине отгородить от звонков» — не пропус­кать ко мне и записывать не приоритетные, потом можно



«Жестко-гибкий» алгоритм планирования дня 205

204 Глеб Архангельский. Тайм-драйв

в удобное время, в том числе по дороге на презентацию, самому позвонить. А также «Пообедать» и «Составить план на завтра» — именно «самоочевидные» вещи чаще всего пропускаются и забываются, поэтому их особенно важно планировать.

Приоритезация

В главе 4, в разделе «Приоритезация», мы выделяли два типа приоритетных задач: неотложные (жизненно важные) и «уточняющие/делегируемые». Разметим соответствующим образом наш список задач:



1

Подписать документы

НЕОТЛ.

2

Решить проблему с поставками

НЕОТЛ.

3

Проект А: дать старт

Уточн.,Дл.

4

Головной офис: выяснить параметры отчета

Уточн.

5

Выставка: выяснить ситуацию

Уточн., Дл.

6

Посетить бассейн




7

Подготовить презентацию

НЕОТЛ.

8

Провести презентацию

НЕОТЛ.

9

Выяснить место презентации

Уточн., Дл.

10

Шеф: отчитаться

НЕОТЛ.

11

Программа: поправить, переслать




12

Раб. стол: навести порядок




13

Катерина: поставить фильтр на звонки

Дл.

14

Пообедать




15 Составить план на завтра

Подписать документы — вряд ли потребует много време­ни, при этом сильно влияет на процессы взаимодействия с клиентами — записываем в неотложное.

Решить проблему с поставками — по всей видимости, воз­никла «дыра» в ключевом бизнес-процессе, действительно требующая немедленного разбирательства.

Неотложная ли проблема «ключевой поставщик»? В разных компа­ниях на этот вопрос отвечают по-разному. На одном открытом семи­наре поспорили владелец сети автозаправок («поставщик у нас царь и бог, задержал бензин - бизнес умирает») и директор фарма­цевтической компании («поставщикам мы деньги платим, а не они нам»). Естественно, в разных сферах деятельности приоритетность похожих задач может быть совершенно различной.

Показателен случай на тренинге в РАО «ЕЭС». «Поставщика мы пригласили к себе - поставщики вокруг нас бегают, а не мы вокруг них». Я спросил: «В кейсе ведь ясно написано: нужно ехать, разби­раться лично. Значит, для менеджера из кейса эта задержка поста­вок - реальная проблема. А вы при работе над кейсом, получается, исходили не из объективной реальности, данной нам в условиях кейса, а из своих собственных привычек, шаблонов и стереотипов. Вот вам и причина всех наших неумений лучше организовать вре­мя - фильтры восприятия, не дающие отойти от старых привычных схем». Участники, что называется, «прониклись».

Подготовить презентацию — неотложная задача (предпо­ложим для определенности, что презентация действительно важна, необходима и не допускает перенесения на другой день). Выяснить место проведения — уточняющая, которую необхо­димо выполнить утром (влияет на планирование дня).

Проект А — что именно неясно Васину и Иванову и по­чему они претендуют на час моего времени? Никогда не торопитесь соглашаться на встречу, если можно решить воп­рос проще. Это явно уточняющая/делегируемая задача — по­просить Катерину собрать с них в письменном виде список вопросов по проекту (и не просто вопросов, а с вариантами ответов) и дальше уже решать, нужно ли совещание, или достаточно телефонного разговора. Точно такая же ситуа­ция по выставке — нужно уточнить картину, а потом уже думать, как стимулировать исполнителей.

Головной офис — поскольку отчет ежемесячный, вряд ли прояснить его параметры займет много времени, — отмеча­ем как уточняющую задачу (возможно, делегированную — «Катерина, попробуй узнать у Виктории, какова генеральная линия партии насчет отчета»). Еще при ответе шефу «буду



206 Глеб Архангельский. Тайм-драйв

«Жестко-гибкий» алгоритм планирования дня 207


через полчаса» желательно было уточнить, хотя бы пример­но, сколько времени займет разговор и о чем пойдет речь. Если это сделать забыли или не удалось — можно позвонить секретарю шефа и попытаться прояснить картину или по­просить сделать это Катерину.

Используя в разметке списка задач «признак неотложно­сти», будьте экономны. Государственным наградам и словам «Совершенно секретно» или «Сверхсрочно, вне всякой оче­реди» свойственно девальвироваться от чрезмерного упо­требления. Награждайте признаком неотложности максимум 20—30% задач.



Планирование и бюджетирование времени

Утром мы выполнили уточняющие задачи — узнали, куда ехать на презентацию, договорились с поставщиками о встрече и т.д. После этого мы готовы:



  • Запланировать «жесткие» встречи — это поход к шефу, проведение презентации и встреча с поставщиками. Предположим, нам удалось удачно состыковать пре­зентацию и поездку к поставщику на послеобеденное время, так, чтобы уже не возвращаться в офис.

  • Забюджетировать неотложные задачи, требующие серьезного ресурса времени. Это подготовка пре­зентации и обед. Все остальные задачи из «гибкого» списка не бюджетируем, т.к. они либо не обязательны на сегодня (проект, выставка), либо не требуют много времени (подписать документы).

9 Уточн., делегир. Подписать документы




Шеф: отчитаться

Проект А: дать старт

10




Выставка: выяснить ситуацию







Программа: поправить, переслать

11

Подготовить презентацию - 1.00

Раб. стол: навести порядок
















12




_










и







13

Пообедать - 0.45

Составить план на завтра










14
















15

Провести презентацию













16

Сделать звонки (по дороге)













17

Решить проблему с поставками













18

Составить план на завтра







Бассейн - 2.00




19

Вот в итоге наш план дня: слева «жесткие» и «бюджети­руемые» задачи. Я внес «бюджетируемые» задачи в сетку времени, но не выделял их четкой рамкой, как «жесткие» встречи. Можно было оставить «бюджетируемые» задачи справа, в «гибком» списке, просто подписав рядом с ними необходимый ресурс времени.

Справа расположены «гибкие» задачи с вычеркнутыми уже выполненными уточняющими и выделенной полужир­ным всего одной оставшейся приоритетной — подписать документы. Я не вычеркиваю проект А и выставку (хотя уточняющие задачи Катерине уже даны), т.к. в течение се­годняшнего дня нужно проконтролировать поступление информации от подчиненных. Также, возможно, на основе этой информации мы успеем собрать требуемые совещания или иным образом дать подчиненным импульсы в нужном направлении.

208 Глеб Архангельский. Тайм-драйв

Типичный вопрос на тренинге: «получается какой-то лег­кий план дня, менеджер полдня бездельничает?». И часто группа при работе над кейсом старается вписать максимум задач в жесткий план дня. Многим кажется, что так «пра­вильно». Задаешь вопрос: в реальности вы пользуетесь та­ким планом? Оказывается, нет. Само собой, ведь шансов у жесткого плана сбыться — никаких, привходящие обстоя­тельства все изменят. А значит, не планируем вообще, хвата­емся за все подряд, ныряем в текучку и плывем по течению, как придется.

План, который мы получили при работе над кейсом, — оп­тимален. В нем то, что нужно подкручивать микрометром, — подкручено именно микрометром («жесткое» и «бюджети-руемое»), а то, что достаточно забить молотком, — забито молотком («гибкие» задачи). Выполнив «жесткое» и «бюд-жетируемое», мы сможем заняться задачами из «гибкого» списка, в порядке убывания приоритетности. При появлении новых задач и информации в течение дня нам не придется переверстывать жесткий план — максимум скорректировать одну-две встречи. А скорее — просто дописать несколько за­дач в «гибкий» список и пересмотреть в нем приоритеты.

Подведем итоги по разбору кейса:


  • Не «ныряйте» в рабочий день, не хватайтесь сразу за выполнение задач. Жестко выделите 5—10 минут на планирование. План дня должен давать в одном месте полный обзор всех предстоящих вам задач и встреч.

  • «Жесткость» инструмента планирования соразмеряйте с характером задачи (жесткая, гибкая или бюджетиру-емая). Не используйте микрометр там, где достаточно молотка.

  • Больше «воздуха» в плане, больше резервов — выше вероятность его осуществления и простота изменения плана в течение дня.

Приложение 3

ТМ-автобиография автора

Участники тренингов часто спрашивают: «Как вы «дошли до жизни такой», с чего началось ваше увлечение тайм-ме­неджментом и какими инструментами вы сами реально пользуетесь?»

Инструменты управления временем я начал применять еще в школе. Мои интересы всегда были обширны, хоте­лось ничего не забывать и все успевать. Первый инстру­мент — половинка обычной школьной тетради, помещав­шаяся в кармане. В ней в свободном порядке записывались все дела — «Васе отдать кассету Бетховена. На информатике спросить про установку Нортон Коммандера». Второй инс­трумент — обзорная таблица оценок, которая позволяла видеть приоритетные направления и концентрировать на них усилия. Благодаря такому «проактивному» подходу к учебе и золотая медаль, и красный диплом получились без ущерба для спорта, отдыха, увлечений.

В вузе я прочитал книгу Даниила Гранина «Эта странная жизнь» и, вдохновившись примером Александра Любищева, начал вести хронометраж. Благодаря анализу времени в Excel было выявлено много резервов, что позволило успешно совме­щать учебу на достаточно непростом факультете прикладной математики Санкт-Петербургского университета, английские и водительские курсы, курсы экскурсоводов и т.д.



210 Глеб Архангельский. Тайм-драйв


Достарыңызбен бөлісу:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11


©netref.ru 2019
әкімшілігінің қараңыз

    Басты бет