Принцип пирамиды Минто. Золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений

Представьте себе, что существуют некие секретные принципы коммуникаций, используя которые вы обречены на успех. Вам удается доносить до клиента, партнера, начальника, супруга, своего ребенка, оппонента, соседа… да любого человека информацию так, что он подписывает договор, совершает покупку, поднимает вам зарплату или дает новую должность, соглашается на все ваши условия и так далее, в общем, вы получаете желаемый результат. Возможно ли такое? Да. Ваше секретное оружие — Пирамида Минто. Используйте его в переговорах, переписке, полемике, своих публикациях, в любых формах коммуникаций с другими людьми, и последствия вас приятно удивят.

Барбара Минто. Биографическая справка

До того как появился принцип Барбары Минто, эта женщина окончила Гарвардский Университет. Ею была получена высокая степень образования — магистр делового администрирования. McKinsey&Company приняла ее на должность консультанта в 1963 году. Кстати, это был первая женщина, допущенная к работе в этой крупной компании. Получить это место Барбаре помог ее природный талант составления грамотных деловых писем любого уровня. Ее карьера в McKinsey продолжалась на протяжении десятка лет. Именно сотрудники и коллеги Барбары становились ее учениками и первопроходцами в изучении практики письма. Ее успех получил развитие. С 1973 года Минто управляет собственной корпорацией Minto International Inc. Студенты получают ее беценные знания в крупнейших университетах (Гарвард, Стэнфорд), а также в европейских компаниях Чикаго и США. Более 10000 человек уже обучились структурному мышлению. Программа является обязательной во многих бизнес-школах MBA. Сотрудники гигантов Ernst&Young, Walt Disney и American Express регулярно проходят повышение квалификации по разработкам Барбары Минто.

Найдите подходящие идеи

Нет необходимости собирать все данные по теме совещания. Найдите несколько идей, которые будут отвечать на вопросы, важные для ваших слушателей.

Например, участие в онлайн-конференциях вы будете обсуждать с собственником компании, -директором и коллегами-менеджерами. Попробуем найти идеи, подкрепляющие нашу главную мысль с позиций наших собеседников:

• Цели, которые мы поставили для «живых» мероприятий, в онлайн-конференциях будут достигнуты.
• Мы сэкономим треть бюджета на участие в мероприятиях, не упуская ключевые события.
• Мы подготовим план по интеграции в онлайн-конференции за три дня. Это будет несложно.

Особенности мышления

Правильным ходом консультанта Минто было обращение к истокам. Мышлением обладают все разумные люди. Если понять, как правильно управлять своими первостепенными навыками, можно подняться в самообразовании на уровень выше. Исходя из знаний о том, как работает человеческое мышление, Барбара разработала свою фирменную именную систему в виде пирамиды. Изучив принцип пирамиды Минто, любой человек сможет легко и лаконично составлять доклады, представлять презентации, писать деловые письма и книги. С учетом всех пунктов результатом станет донесение информации в наиболее комфортном для мыслительного процесса виде.

Взаимосвязи и логические цепочки

Человек, который сталкивается более чем с четырьмя или пятью предметами, для их запоминания пытается разбить их на логические группы. Все интеллектуальные процессы базируются на обобщении. Поэтому можно считать, что информация, хранящаяся в голове, представляет собой огромную сеть взаимосвязанных пирамид, имеющих нечто общее. Этот спуск идей вниз должен быть основан на логике.

Нужно давать вначале главное утверждение, а от него выстраивать логическую цепочку. Необходимо лишь разложить весь хаос информации на понятные группы с обобщающим образом во главе. Идти от простого и главного к сложному и частному. На выработку этого навыка могут потребоваться годы. Барбара Минто приводит в качестве примера стандартный поход в супермаркет. Супружеская пара для похода в супермаркет составляет список, пользуясь принципом пирамиды.

Но как подать информацию? Лишь основываясь на системе понятий того, к кому обращена речь. Проще говоря, доклад должен быть передан в комфортной для собеседника форме и понятен ему. Нельзя использовать нарочито сложные и двусмысленные фразы – это повлечет за собой сложности в их восприятии.

Итак, суммируем факты :

• Идеи любого уровня пирамиды должны обобщать идеи, сгруппированные ниже.
• Идеи каждой отдельной группы должны быть однотипными, то есть иметь нечто общее.
• Идеи каждой группы должны быть расположены в логической последовательности.

Подход Барбары Минто хорош своей универсальностью, простотой и логичностью. Использовав ее схемы и ознакомившись с пояснениями, вы не будете жалеть о потраченном времени. А доклады, выступления и письменная документация обретут долгожданную убедительность и красоту построения фактов и схем.

Список использованных источников:

Редактор: Чекардина Елизавета Юрьевна

• Писать или не писать? – вот в чем вопрос https://psychosearch.ru/7reasonstowrite
• Как стать партнером журнала ПсихоПоиск? https://psychosearch.ru/onas
• Несколько способов поддержать ПсихоПоиск https://psychosearch.ru/donate

Иерархия по принципу построения пирамиды

В чем заключается принцип пирамиды Минто? Суть главной идеи отражается на самой вершине, все второстепенные сопутствующие детали располагаются в плоскости основания. Человеческий мозг воспринимает именно такой правильный принцип пирамиды Минто. Правила просты и адаптированы для любого человека, поэтому овладеть полезными знаниями может индивид с любым уровнем образования. Таким способом донесения информации значительно экономится временной ресурс. В иных ситуациях собеседник может не дослушать или не дочитать предложеную информацию, но вся суть отражается в начале. Поэтому цель достигается в 100 процентах случаев.

Суть метода

Название «пирамида» это принцип получил не зря, потому что образно выглядит как треугольник, вершину которого составляет основная идея, которую важно донести собеседнику, а низ – уточнения.

Такой способ подачи материала является, чуть ли не гениальным, ведь в силу разных обстоятельств человек, с которым вы общаетесь, не имеет возможности дослушать вас до конца, или изучить полностью полученное письмо, но, как, ни странно, поймёт суть вашего обращения в силу того, что оно будет указано изначально. А это значительно облегчает деловые, партнёрские отношения.

Да и в любовных, дружеских, также не будет лишним понимание друг друга с первого раза.

Итак, треугольник многоуровневый, на первом из них, как мы уже говорили, располагается основная цель обращения, то, что вы хотите донести другому человеку. На втором – вам необходимо расчленить вашу идею на несколько составляющих, и более подробно изложить, соответственно, на третьем – деление информации второго уровня, а на четвертом – третьего. И так, пока не закончите формировать свою идею, пока не поймёте, что выложили всё, что было необходимо.

Рекомендуется составлять не более 4-х уровней, это наиболее оптимальный для понимания объём, иначе, много времени вы потребуете на себя у собеседника. При докладе, допустим, можете не ограничивать себя, но брать во внимание, что люди концентрироваться слишком долго на одном занятии не могут, поэтому в один момент отвлекутся и перестанут воспринимать то, о чём вы им старательно вещаете.

Некоторые ситуации не позволяют сразу же выделить основную идею, так как мысли путаются, и уловить её не представляется возможным. В этом случае используют пирамиду, вершиной вниз, то есть, начинают рассказывать о деталях и нюансах, медленно формируя то главное, что необходимо донести.

Многоуровневая система

Порядок построения пирамиды заключается в делении основной мысли на второстепенные. Каждый следующий уровень предполагает дробление цели на два, четыре, шесть блоков для размышления. Все процессы должны быть логически и хронологически выдержаны. Количество ярусов пирамиды не ограничено. Но важно помнить, что ресурсы человеческого мозга не безграничны. Он способен адекватно обрабатывать лишь определенный объем информации. Если докладчику есть что сказать, необходимо разделить свой материал на 3-4 блока, не считая основной мысли. При большом потоке новых мыслей человек теряет концентрацию и быстро устает.

Сформулируйте главную мысль

Пирамида — это иерархическая структура. Все компоненты в ней расположены от главных к второстепенным. Поэтому подготовка речи начинается с поиска главной мысли.

Начинать «в лоб» может быть некомфортно, так как чаще мы пользуемся другой, вроде как «безопасной» стратегией: сначала подводим собеседника к своей идее с помощью причин и предпосылок, а потом демонстрируем ему вывод. На самом деле это отнимает время и путает аудиторию.

Проще укладывать детали новой информации в уже понятный общий контекст — так же, как укладывать пазл, сначала собрав рамку.

Вы должны сразу объяснить, что буду доказывать ваши тезисы, какую идею вы предлагаете рассматривать вместе с вами в течение вашей речи. Иначе ваши тезисы не обязательно приведут слушателя к вашим выводам.

Например, грядет планерка по ивент-стратегии вашей компании в период ограничений для массовых мероприятий. На повестке вопросы: переносить ли участие в полном объеме на онлайн-конференции, корректировать ли бюджет по этим статьям, в какую сторону.

Сформулируйте сразу, какую точку зрения хотите обосновать своим коллегам.

Например, главная мысль вашего спича на совещании будет такой: «Мы не должны сокращать участие в конференциях из-за их перехода в онлайн. Бюджет можно существенно сократить без ущерба для ключевых событий».

Shutterstock / Antonio Guillem

Как правильно строить пирамиду Минто

Принцип пирамиды Минто имеет два способа построения. Наиболее удобный и правильный — сверху вниз. В этом случае обозначается проблема, а уже от нее исходят сопутствующие домыслы. Второй метод приемлем для людей, которые еще не до конца определились с основным тезисом повествования. В такой ситуации можно начать строить пирамиду снизу вверх. Порой бывает, что второстепенные мысли выводят четкую и ясную цель, помогая автору сконцентрироваться на объекте. Чтобы информация сложилась в пирамиду сама собой, достаточно ответить на несколько вопросов.

Стандартные способы передачи информации

Автор книги считает, что в начале любого текста должна стоять обобщающая категория, утверждение, как пирамидион, — главный камень во главе пирамиды. Вниз от него спускаются причинно-следственные цепочки связей.
Когда человек читает, он воспринимает факты «сверху вниз». Когда он сам пишет текст, то обобщает свои мысли «снизу-вверх», соединяя предложения в абзацы. Таковы стандартные способы передачи информации.

Итак, схема построения такова :

• Чтобы лучше понять информацию, читатель непроизвольно разбивает ее на соподчиненные блоки, группируя идеи по принципу пирамиды.
• Любую группу идей понять легче, если она изначально структурирована таким образом.
• Следовательно, любой документ должен быть составлен в виде пирамиды идей.

Вопросы для определения уровней

Вопросительные предложения помогают правильно сформулировать свои мысли. Их можно конкретизировать для каждого отдельного случая. Наиболее удачным методом считается выписывание всех мыслей на листок бумаги и определение возможности сгруппировать их в категории путем нахождения связи. Вывод из всех вопросов и связующих моментов и станет вершиной пирамиды, уровнем номер один.
Вопросы для построения пирамиды Минто

Структура

Написание текстов, проведение презентаций или подготовка рекомендаций на основе принципа пирамиды Минто осуществляются путем применения трех уровней пирамиды, описанных ниже:

Начните с ответа, тезиса или ключевого момента

Применение нисходящей структуры пирамиды в методах коммуникации подразумевает, что на заданный вопрос дается прямой ответ. Это могут быть рекомендации, результаты исследования, тезисное высказывание или другие ключевые аспекты.

Принцип пирамиды Минто преобразует традиционный метод, использующийся для разработки окончательного решения. Как правило, заключение в тексте или презентации дается после представления фактов, а также после обсуждения аналитических выводов и приведенных идей. При помощи принципа пирамиды Минто, Барбара Минто объясняет, почему ответ должен быть понятным и конкретным. И только после этого даются вспомогательные аргументы или мотивации. Главными причинами этого являются максимизация и эффективное использование ограниченного времени аудитории. Например, большинство переговоров с начальством подразумевает предоставление рекомендаций. Причиной, побуждающей к тому, чтобы сначала дать рекомендацию, а затем предложить мотивацию, состоит в том, что зачастую руководители уже видят выводы или рекомендации, являющиеся результатом множества предоставленных аргументов и причин. Так происходит, потому что они мыслят вертикально, фокусируясь на более масштабной картине.

Более того, метод прямых сообщений более убедителен, чем переговоры, который ведутся в уклончивой форме. Стиль прямых сообщений – демонстрация настойчивости и уверенности в себе.

Группируйте аргументы и суммируйте основные моменты

Теперь, после изложения ключевого момента, необходимо обсудить причины или мотивацию проведения презентации. Согласно принципу пирамиды Минто, этот уровень предполагает объединение всех аргументов в основные идеи. Каждая идея представляет собой резюме конкретной рекомендации или ответа, начиная с первого шага.

Представляйте вспомогательную информацию и идеи логически

После этого пирамида разветвляется от каждого аргумента до самого нижнего уровня, где приводится вспомогательная информация и идеи, которые должны демонстрировать правильность представленных аргументов. Эти три уровня формируют пирамидальную структуру.

Всегда отдавайте приоритет обобщающей идее, расположенной на вершине пирамиды

Ясность и логику изложения можно применить в повествовании, уделяя внимание структуре и порядку аргументов

Если приведенные аргументы и идеи включают определенную подачу, повторяемость или причинно-следственные конструкции, они должны быть расположены в хронологическом порядке. Кроме того, рекомендуется сначала предоставлять наиболее важные аргументы и идеи.

Книжный труд Барбары Минто

Чтобы обеспечить доступ к бесценным знаниям, была создана книга «Принцип пирамиды Минто: золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений». Основу ее составляют примеры из жизни сотрудников консалтинговой компании. Разбор многочисленных ситуаций будет полезен трудящимся любой сферы деятельности (многочисленные отзывы это подтверждают). Также можно назвать этот книжный экземпляр настоящим пособием для всех, кто стремится к достижению лучшего в этой жизни. Практические ситуации, которые содержит в себе книга «Принцип пирамиды Минто», рассчитаны на широкий круг читателей.

Предисловие

В 1973 году я опубликовала шесть статей под названием «Принцип пирамиды», где рассказала о новом методе обнаружения логических ошибок в письменных документах, в частности в отчетах консультантов. Я объясняла, что текст легко воспринимается лишь в том случае, если он структурирован по принципу пирамиды.

Разнообразие взаимосвязей между высказываниями в такой пирамиде ограничено тремя логическими направлениями (вверх, вниз и в стороны), что позволяет сформулировать общие правила.

Принцип пирамиды был разработан мной во время работы в McKinsey & Company, сначала в Кливленде, а затем в Лондоне. В McKinsey быстро поняли, что мое призвание – не цифры, а тексты.

Изучая пособия по написанию отчетов, я обнаружила интересный факт: неимоверное количество книг рассказывало о том, как правильно составлять предложения и абзацы, но не было ни одной, которая учила бы строить рассуждения. Ни в одной книге не прозвучало «думайте логически» или «составьте логичный план». Тогда я спросила себя, что вообще отличает логичный план от нелогичного. И обнаружила, что это отличие заключается в «пирамидальной» структуре.

Эта структура может быть использована в любом документе. Возьмем для примера простое письмо. Вначале рассмотрим его в оригинальном, а затем – в отредактированном виде.

В 1967 году некоторые опытные сотрудники McKinsey указали на слабые места этой концепции и помогли исправить их. Сегодня разработанный мною принцип пирамиды является стандартом McKinsey.

В 1973-м я ушла из McKinsey, чтобы представить мои идеи более широкому кругу людей. На сегодня мой курс прослушали около 10 000 сотрудников консалтинговых фирм и компаний разных стран. В 1981 и 1987 годах вышли первые два издания этой книги. Также были созданы видеокурс (в 1981-м – первая версия, в 2003-м – вторая) и компьютерная программа (в 1985 году).

Я рада, что в результате моего многолетнего труда Minto Pyramid Principle стал стандартом в сфере консалтинга, а основная концепция пирамиды стала использоваться во многих других курсах.

Многолетний опыт преподавания и недавняя работа над новой версией видеокурса позволили мне по-новому взглянуть на свою концепцию, усовершенствовать и дополнить ее.

Перед вами новая версия книги, в которой объединены все разработанные мной правила и приемы процесса рассуждений. Она содержит новые главы о способах выявления и анализа ошибок в построении текста, а также о визуальном отображении структуры пирамиды на странице или экране.

Книга состоит из четырех частей.

• В первую часть («Логика в письме») по сравнению с предыдущим изданием были внесены некоторые изменения. Здесь объясняется принцип пирамиды и показывается, как использовать его. При прочтении этой части вы освоите технику составления простых документов.

• Вторая часть («Логика в рассуждениях») рассказывает, как критично взглянуть на свои рассуждения и убедиться в верности обобщений.

• Третья часть («Логика в решении проблем») абсолютно новая. Она предназначена для тех, кому приходится составлять консалтинговые документы или анализировать сложные проблемы и представлять на их основе свои заключения. В ней описываются принципы анализа, позволяющие уже на этой стадии выстраивать ваши рассуждения в форме пирамиды.

• В четвертой части («Логика в презентациях») обсуждаются приемы, позволяющие использовать принципы пирамиды в устных выступлениях.

Вам придется много поработать, прежде чем вы научитесь применять принципы пирамиды. Тем не менее, если вы будете следовать указаниям, предложенным в этой книге, то вам удастся:

а) довольно существенно сократить время, затрачиваемое на подготовку конечного документа;

б) улучшить ясность текста;

в) сократить его объем.

Результатом ваших усилий должен стать четкий и ясный текст документа, составленный за рекордно короткое время.

Цена обучения структурному мышлению у Барбары Минто

Занятия проводятся в группе по 10 человек. Продолжительность обучения — два с половиной дня. Стоит отметить, что стоимость высока. Она составляет 27000 долларов. Этот факт оправдан невероятной популярностью методики, разработанной Барбарой. Спрос на ее услуги растет в геометрической прогрессии. Каждый человек знает, что инвестиции в свое образование самые полезные. По книге Минто обучается уже не одно поколение специалистов зарубежных университетов. Программа обучения прошла проверку временем и стала настольной книгой успешных специалистов.

Закрепите каждую идею выводом

После каждой группы фактов поставьте выводы, чтобы слушатель шел по ним в вашем направлении. В конце речи перечислите основные идеи и сформулируйте общий вывод — повторите главную мысль, опираясь на свои доказательства.

Пример основного вывода в конце речи:

Цели, которые мы ставили перед участием в профессиональных конференциях, остаются для нас актуальными. Онлайн-конференции в некоторых случаях дают нам больше возможностей, в том числе бесплатного участия в неохваченных ранее событиях. Таким образом, мы можем увеличить продуктивность работы при том же бюджете и даже снизить расходы за счет отмены застройки стендов — не отказываясь от ключевых событий.

Сейчас кажется, что все рухнуло, но на самом деле перестроить нашу работу не очень сложно. Пока достаточно выполнить понятные шаги, собрать информацию с внешних ресурсов по событиям и с внутренних — по актуальным темам, с которыми мы готовы выступить в онлайн.