Деловые связи: определение понятия, репутация, связи, установление отношений

Понятие

Любой бизнес связан с общением, с деловыми связями. Взаимодействие с людьми позволяет увеличить ресурсы, сделать работу организации более эффективной. Поэтому важнейшим фактором конкурентоспособности и преуспевания любого предпринимателя является умение выстраивать коммуникации в сфере функционирования, навыки делового общения и умение устанавливать и поддерживать деловые связи. В любой стране наличие развитой системы деловых контактов у бизнесмена значительно увеличивает его возможности. Ведь связи позволяют использовать не только собственные ресурсы, но и «багаж» партнеров и друзей. Понятие деловых связей включает в себя отношения с людьми в рамках профессиональной или предпринимательской деятельности. Налаженные контакты многократно увеличивают возможности предприятия, ведь партнеры приносят с собой свой комплекс связей, репутацию, опыт, знания, различные ресурсы. Поэтому установление связей – это важнейшая задача руководителей и бизнесменов.

Психология делового взаимодействия

В профессиональной среде принято придерживаться этикета, общих норм морали и нравственности.

Деловое общение основано на таких нравственных нормах:

• честность;
• порядочность;
• справедливость;
• ответственность.

Но в понятие делового общения включается и психологический аспект межличностных отношений. Они могут быть не только нейтрально-дружественными, но и иметь характер жесткой конкуренции и борьбы.

Деловое общение – это не только умение хорошо говорить, выглядеть и вести дела, но и умение выстраивать межличностные отношения.

Специфика делового общения

Коммуникация – это сложный, многоаспектный процесс, в рамках которого выстраиваются взаимоотношения между деловыми партнерами, укрепляются и формируются деловые связи, а также достигаются бизнес-цели. Деловое общение отличается следующими характеристиками:

• Регламентированность. Не напрасно существуют правила делового этикета и нормы коммуникативного кодекса – они позволяют эффективно коммуницировать с разными людьми в сфере бизнеса. Нормы такого общения формировались годами и являются проверенным инструментом продуктивного взаимодействия с партнерами.
• Высокая степень ответственности участников коммуникации за результат. Любые связи в деловом общении устанавливаются для того, чтобы продвигать и развивать бизнес, поэтому участники коммуникации не могут рисковать репутацией и будущим предприятия.
• Формально-ролевая организация процесса общения. Взаимодействие в деловой сфере строится на основании должностного и статусного распределения ролей, участники коммуникации должны соблюдать субординацию и правила делового этикета.
• Нейтральность и формализованность отношений. В рамках таких отношений неприемлемо проявление экспрессии, переход на личности. Взаимодействие и речь должны сохранять подчеркнуто официальные нотки. К примеру, даже супруги, работающие в одной компании, должны соблюдать дистанцию и использовать формальные обращения.

Каковы принципы такого общения?

Для проведения успешных переговоров необходимо создать определенную атмосферу. Для ее достижения важно, чтобы партнеры максимально комфортно чувствовали себя в процессе общения. Поэтому необходимо знать, какие существуют основные принципы делового общения, которых следует придерживаться.

К ним относят:

• Контроль над эмоциями. Понятие принципов делового общения обязательно должно включать этот пункт. Это очень важный момент, так как эмоции могут за секунду разрушить даже давно построенные отношения и показать человека с негативной стороны. Не стоит реагировать, если собеседник повел себя несдержанно. Каждый должен четко понимать, что работа и эмоции – вещи несовместимые.
• Желание понять оппонента. Когда ведутся деловые переговоры, стороны должны внимательно относиться к мнению друг друга. Если один участник будет постоянно говорить только о своих интересах, невнимательно слушая другую сторону, то это не даст никаких положительных результатов, а отношения, скорее всего, сойдут на нет.
• Концентрация внимания. Очень часто при монотонном процессе общения, могут ускользать действительно принципиальные моменты. В процессе разговора важно уметь заострить внимание людей на теме, когда наблюдается, что партнеры перестали внимательно слушать и вникать в действительно важные вещи.
• Правдивость беседы. Ведение успешного дела основывается на доверительных отношениях. Пусть оппоненты что-то не договаривают или специально немного лукавят, чтобы возвысить свои достоинства. Но в принципиальных моментах необходимо говорить вещи соответствующие действительности, которые вы сможете подкрепить делом. Именно так зарабатывается репутация в бизнесе.
• Умение отделить собеседника от предмета общения. Ни в коем случае не следует смешивать личное отношение к собеседнику и рабочие моменты. Это также отличает личное общение от делового. Часто случается так, что очень неприятный оппонент может быть вам полезен и упускать выгоду для успешности вашего дела не стоит. Естественно, мы говорим о вещах, которые не нарушают основные нравственные принципы человека. И напротив, бывает так, что очень хорошие и импонирующие вам люди в жизни, в деловом плане оказываются несостоятельны.

Таковы основные принципы делового общения, которые должен учитывать каждый человек, желающий научиться правильно вести переговоры и строить себе хорошую деловую репутацию.

Этапы делового общения

Взаимоотношения в сфере бизнеса подчинены довольно жестким правилам и нормам, они распространяются и на последовательность действий в ходе взаимодействия. В общем виде, в деловом общении выделяются следующие этапы:

• Подготовительный. На этой стадии необходимо осмыслить цели контакта, приготовить необходимые документы, продумать стратегию взаимодействия.
• Решение организационных вопросов. Для продуктивной работы нужно выбрать место и время для встречи, определить ее формат и регламент.
• Встреча и установление контакта. На этом этапе чрезвычайно важно соблюдать нормы делового этикета и настраивать партнера на позитивный лад.
• Обсуждение проблем. На этом этапе каждая сторона высказывает свою позицию по главным вопросам.
• Дискуссия. Участники коммуникации выдвигают аргументы и контраргументы в защиту своей позиции.
• Достижение договоренностей. На этом этапе идут поиски оптимального решения проблемы, достигается компромисс.
• Принятие решения. Стороны подтверждают согласие с найденным решением.
• Фиксация договоренностей. Достигнутый компромисс должен быть внесен в документы, которые подписывают все стороны встречи.
• Завершение встречи. На этом этапе также очень важно соблюдать правила делового этикета.
• Анализ результатов и обратная связь. В деловом общении прощанием встреча не заканчивается, нужно еще провести «разбор полетов» и сделать необходимые выводы. Для поддержания установленных связей необходимо налаживать механизм коммуникации.

Понятие «межличностные отношения»

Каждый из нас имеет свои принципы, жизненные ценности, моральные устои, приоритеты и взгляды на жизнь. Взаимодействие одной личности с окружающими ее людьми, способность устанавливать связь с ними называют межличностными отношениями.

Существует понятие «число Донбара», которое обозначает максимальное комфортное количество связей человека. Его значение колеблется от 100 до 230, в среднем – 150 контактов.

Жизнь в обществе бывает разной, поэтому и взаимоотношения разнообразны. Их разновидность зависит от многих факторов и классифицируется на такие типы

:

• неформальные\формальные;
• деловые\личные;
• практичные\эмоциональные;
• субординационные\паритетные.

Рассмотрим каждый тип межличностных отношений подробно далее.

Виды связей организации

Любое предприятие взаимодействует с внешними и внутренними аудиториями. На этом основании выделяются внешние и внутренние деловые связи организации. Но для развития компании наиболее интересными все-таки являются внешние связи с партнерами, потенциальными инвесторами, с представителями властей, с потребителями. Также выделяют вертикальные и горизонтальные связи. К первым относят взаимодействие с высокопоставленными должностными лицами: представителями властей разных уровней, с руководителями более крупных организаций. Под вторыми подразумевают общение среди равных: между менеджерами одного уровня, коллегами структурных подразделений одного уровня. Также есть формальные и неформальные связи, и прямые и косвенные.

Виды делового общения

Существует несколько классификаций деловых коммуникаций. Традиционно их делят на прямые и опосредованные. Первый вид общения происходит непосредственно с глаза на глаз, а второй – через посредников, в том числе с использованием технических средств и документов. Также общение и деловые связи делят на формальные и неформальные. В первом случае общение подчиняется жестким правилам делового этикета, а во втором – отличается более свободным и дружеским характером. Также есть практика делить общение на вербальное и невербальное.

Деловые отношения — важнейшая часть культуры предпринимательства

Деловые отношения — это один из типов общественных отношений как взаимосвязь между партнерами, коллегами и даже конкурентами, возникающая в процессе совместной деятельности на рынке и в коллективе.

В деловых отношениях существуют три типа этических правил и норм:

• формальные законы, устанавливаемые и охраняемые обществом;

• общечеловеческие этические нормы («не убей», «не укради» и т.д.);

• нормы группового поведения (профессиональные).

Хотя в идеале они должны совпадать, на практике между ними всегда есть расхождения.

Культура делового общения включает в себя культуру делового разговора, делового совещания, культуру приема посетителей и общения с ними, культуру ведения телефонного разговора, деловых приемов, презентации, культуру одежды и манер, письменного делового общения и обмена деловой информацией по факсу.

Деловое общение ведется по определенным правилам, которые служат важным средством повышения его эффективности. Это правила этикета, согласования, взаимодействия и самоподачи.

Правила этикета

определяют порядок общения и представления (младшего старшему и т.д.), способы именования (по должности,званию, фамилии), выбор общения (вы, ты) и т.д. Каждая деталь таких правил (а их существует множество — от умения держаться за столом и одеваться до формулы приветствия и прощания) отработана и выверена годами. Выполнение правил этикета обязательно, поскольку нарушивший их теряет статус полноправного участника общения.

Правила согласования взаимодействия

предполагают, например, что, вступая в деловой разговор, необходимо соблюдать такие требования: высказываться не больше и не меньше чем требуется в данный момент; не отклоняться от темы; выражаться четко: стараться, чтобы высказывания соответствовали истине.

Правила самоподачи

связаны с индивидуальным успехом участников. Довольно подробно они описаны в книге Дейла Карнега «Как приобретать друзей и оказывать влияние на людей».

Техника общения —

совокупность средств (приемов), используемых людьми для достижения желаемого эффекта в общении. Они бывают словесные (вербальные) и несловесные (невербальные), в том числе мимика, позы, жесты, тон, контакт глаз, интонация речи, а также пространственно-временная организация.

Технику общения принято разделять на технику поведенияи технику слушания.

Критерием коммуникабельности является умение слушать и задавать вопросы, поскольку в процессе слушания реализуются две важнейшие функции: восприятие информации и осуществление обратной связи, т.е. передача говорящему информации о том, как воспринимаются его речь и поведение.

Умение задавать вопросы — это искусство. Множество конфликтов и недоразумений может возникнуть в результате не заданных своевременно вопросов. Отказаться с помощью вопросов выяснить намерения собеседника — значит, открыть путь догадкам и умозрительным построениям, далеко не всегда верным.

В процессе контакта важную роль играет проявление эмоций, манеры и жесты партнеров. Понимание жестов позволяет более точно определить позицию собеседника, предупредить о том, как изменить свое поведение, чтобы достичь нужного результата. Для повышения компетенции необходимо осваивать язык жестов, поскольку поведение, мимика, жесты неодинаковы у различных этнических групп народов.

Причины неудач при возникновении новых предприятий (табл. 20.1).

Важнейшие принципы этикета:

Правило первое — делайте все вовремя.

Опоздания не только мешают работе, но и являются первым признаком того, что на человека нельзя положиться и в исполнители он не годится.

Правило второе — не болтайте лишнего.

Надо очень внимательно следить за тем, что говоришь, и четко представлять, какие последствия может иметь утечка информации для тех, кто с ней работает, и к какой конкуренции она может привести.

Правило третье — будьте любезны, доброжелательны и приветливы.

Ваши клиенты, заказчики, покупатели, сослуживцы или подчиненные, могут сколько угодно придираться к вам, это неважно: все равно вы обязаны вести себя с ними вежливо, приветливо и доброжелательно. Достичь вершины поможет только дружелюбное отношение к окружающим.

Основное правило широко известных фирм — клиент всегда прав.

Они уделяют большое внимание своему престижу, дорожат им, и культура их работников весьма высока.

К сожалению, этот принцип не соблюдается многими российскими предпринимателями. Если в офисах фирм сама обстановка заставляет быть любезными и приветливыми, то в сфере обслуживания, в торговле сплошь и рядом еще можно встретить если не грубость, то совершенно безразличное, а иногда и пренебрежительное отношение. При этом работники, допускающие такое отношение, не задумываются над тем, какой вред, урон они наносят этим своему делу, своей фирме, наконец — самим себе.

Правило четвертое — думайте о других, а не только о себе.

Правило пятое — одевайтесь, как положено.

Главный принцип здесь: необходимо вписаться в ваше окружение на службе, а внутри этого окружения — в контингент работников вашего уровня. На каких бы ролях вы ни находились в фирме, одеваться надо со вкусом, подбирать цветовую гамму к лицу, правильно подбирать аксессуары, иначе говоря — выглядеть самым лучшим образом.

И наконец,

правило шестое —
говорите и пишите хорошим языком.
Считается, что тот, кто умеет четко выразить свою мысль, обладает большим преимуществом. Неумение как следует писать и говорить нередко отбрасывает человека назад, и его другие способности могут пропасть впустую.

Хотя в России нет специально разработанной системы делового этикета, морально-этические правила профессионального поведения четко определены:

• честность и надежность;

• обязательность;

• стабильность;

• поиск золотой середины между конкуренцией и сотрудничеством;

• необходимость придерживаться норм служебной субординации.

Таблица 20.1

Причины деловых неудач

Формальные и неформальные связи

В деловой сфере связи классифицируются по степени формализации. Формальные связи устанавливаются между людьми в рамках групп, созданных на основании каких-либо документов. А неформальные связи – это те, которые возникают вне зависимости от того, есть ли для их основания какие-либо документы. Так, деловая или дружеская связь может возникнуть между руководителями организаций-партнеров. А формальные отношения устанавливаются между руководителями филиалов, или, например, между ректорами ВУЗов. Но формальные связи не исключают возникновения неформальных, они прекрасно могут сосуществовать.

Этика отношений между руководителями и подчиненными

Отношения между управленческим и основным рабочим персоналом оказывают непосредственное влияние на общую производственную и психологическую атмосферу в коллективе. Чем они качественнее и профессиональнее, тем лучших коммерческих показателей удается достичь компании в достижении своих целей.

Эффективные отношения уровня «руководитель – подчиненные» рекомендуется строить на основе соблюдения следующих важных принципов:

• создание условий труда, не причиняющих вреда здоровью и человеческому достоинству сотрудников;
• забота о повышении уровня жизни работников, обеспечение их достойной заработной платой;
• прислушивание к мнению подчиненных и реагирование на их предложения;
• гарантирование равных прав сотрудников вне зависимости от их возраста, пола, национальности и религиозных взглядов;
• обеспечение охраны труда для предотвращения несчастных случаев;
• исключение конфликтных ситуаций и участие в коллективных собраниях и переговорах.

Соблюдение этики деловых отношений и бизнеса является важнейшим элементом в формировании общего представления о профессионализме любой компании.

Инструменты делового общения

Самым главным инструментом коммуникации является человеческий язык. В рамках деловых отношениях для взаимодействия используется официально-деловой стиль речи. Он отличается нормированностью, регламентированностью, нейтральным тоном изложения, логичностью, краткостью и однозначностью. Также существует набор невербальных средств, которые в большей мере сопровождают деловые или дружеские связи. Взаимные отношения поддерживаются при помощи мимики, жестов, положения тела в пространстве, визуального контакта и т.п. Еще одним инструментом деловых коммуникаций являются документы. В них информация фиксируется на материальном носителе и позволяет юридически закрепить взаимоотношения и договоренности.

Примеры

Они встречаются повсеместно. Примеры деловых и личных отношений сопровождают нас постоянно. Начальник вызывает подчинённого к себе в кабинет, чтобы пообщаться по поводу его повышения – вот и ситуация, демонстрирующая первый случай. На лицо деловые отношения. Сюда же можно отнести и процесс заключения партнёрства или трудового контракта. Даже покупатель в магазине, общаясь с продавцом-консультантом, осуществляет деловые отношения. Потому что у их диалога есть цель – осуществление купли-продажи товара. Каждый деловой контакт приводит к конкретному результату.

У личных отношений тоже есть цель. Но она более возвышенная, поскольку речь идёт о получении участниками подобного контакта радости от взаимного общения. Две подруги встречаются вечером в баре, чтобы обсудить события последних дней – это уже личностный аспект. Точно так же, как и общение мужа и жены, парня и девушки, родителей и детей.

Особенности установления деловых отношений

Коммуникация в сфере бизнеса происходит на взаимовыгодных условиях. В отличие от дружеских отношений установление деловых связей всегда предполагает извлечение какой-либо выгоды из этого общения. Но такое положение дел не воспринимается негативно, как корысть. Предприниматели понимают, что их общение может стать дополнительным ресурсом для их компаний и поэтому сознательно вступают в такие отношения. Для установления деловых связей специально организуются мероприятия, например, отраслевые выставки, конференции, форумы, церемонии награждения и т.п. На эти события приглашаются люди, которые могут быть полезными друг другу. Бизнесмены и менеджеры специально посещают такие мероприятия с надеждой найти новых партнеров, такая коммуникация называется нетворкинг, т. е. деятельность по установлению связей. Особенностью процесса установления деловых связей компании является его длительность и непрерывность, предприниматели годами нарабатывают связи, тщательно их оберегая и поддерживая.

Особенности деловой коммуникации

Принципы и формы делового общения формируют некоторые особенности этого вида коммуникации. По ним всегда можно отличить деловое общение от личного. Какие же имеются основные особенности делового общения в бизнесе?

• Немаловажным элементом в деловых отношениях является репутация партнеров. Бизнесмен, утративший ее, практически теряет все свое дело. Репутация не сваливается с неба, она приобретается годами, поэтому каждому человеку важно ценить свое имя. Если руководитель действительно следит за своей репутацией, то он никогда не позволит себе совершить что-то такое, что осквернит ее.

К примеру, предприятие, занимающееся изготовлением молочной продукции, должно делать главный упор на высокое качество своих товаров, иначе компания потеряет свое лицо.

• Помимо репутации, деловое общение основывается на конкретности и четкости постановки задачи. Руководитель всегда должен устанавливать какую цель необходимо достичь на определенном этапе развития бизнеса. Это позволит всему коллективу компании точно и слаженно работать в нужном направлении.
• Следующей особенностью можно назвать сотрудничество, при котором выгоду получают все участники договора. Опытные бизнесмены знают, что самые прибыльные и долговечные отношения устанавливаются, когда это взаимовыгодно всем сторонам сделки. Поэтому не следует заботиться лишь о своей прибыли, иногда можно чуть недополучить ее, но поддержать отношения со своим партнером. Таким образом, вы сделаете вклад в будущее, который обязательно принесет вам дивиденды в дальнейшем.

Сферы формирования связей в бизнесе

Но, кроме специальных мероприятий, предприниматели используют все возможности для расширения деловых связей компании. Основными сферами, в которых можно пополнить свой круг полезных знакомых, являются:

• Круг коллег. За каждым человеком стоят свои круги общения и этим можно пользоваться, чтобы обрести новых знакомых.
• Партнеры. У каждой организации есть свой круг связей и его тоже можно сделать своим.
• Место учебы. Не напрасно специалисты по менеджменту говорят, что построение карьеры нужно начинать еще во время учебы. Известно, что многие однокашники охотно поддерживают впоследствии друг друга при ведении дел.
• Отдых, досуг. Не секрет, что многие связи устанавливаются в неформальной обстановке: в санаториях, в фитнес-клубах, клубах по интересам, на курортах, повсюду можно найти полезных людей, которые впоследствии помогут развить бизнес.

Ресурсы для формирования долгосрочных связей в бизнесе

Для того чтобы выстраивать эффективную деловую коммуникацию, необходимо использовать определенные ресурсы. К ним относятся личные качества предпринимателя: коммуникабельность, вежливость, дружелюбие. Все это облегчает процесс установления и поддержания деловых связей. Также к данным ресурсам относится инициативность, умение устанавливать контакты, любознательность, открытость. Также ресурсами установления связей является умение вести беседу, широкий кругозор, готовность прийти на помощь.

Роль чувств

Все контакты устанавливаются на основе испытываемых чувств к окружающим. Они могут быть как положительными, так и отрицательными. Первые чувства основываются на внешних данных знакомого и лишь со временем оцениваются личные качества и черты характера.

На искажение чувств могут повлиять такие факторы:

• неумение отличать истинные намерения от мотивации;
• умение объективно оценивать нового знакомого;
• определение установок навязанных самостоятельно или обществом;
• стереотипы;
• форсирование событий, неумение разобраться в человеке до конца;
• не восприятие чужого мнения.

Репутация и бизнес-связи

Налаженные взаимоотношения в деловой сфере являются показателем успешности бизнесмена. Но также есть прямая корреляция между деловыми связями и репутацией предпринимателя, организации, которую он представляет. Человек с положительным имиджем, известный как профессионал в своей сфере, легче найдет партнеров и знакомых. Поэтому бизнесмену нужно не только стремиться максимально расширить свой круг общения, но и тщательно оберегать свою репутацию, не связываясь с сомнительными личностями, которые могут повредить имиджу предпринимателя. Хорошая репутация позволяет завести знакомства с солидными, влиятельными людьми. Также репутация помогает привлечь внимание представителей власти, инвесторов, перспективных партнеров. Поэтому в погоне за новыми связями, предпринимателю нельзя забывать о своем имидже и репутации компании.