Как расставить приоритеты, когда всё кажется важным: 7 техник

Вам никогда не хватит времени и ресурсов, чтобы воплотить все задуманное. Всегда приходится от чего-то отказываться. Но что делать, если все дела из вашего списка кажутся сверхважными, и вы никак не можете принять решение, какое из них выполнять первым? В этом случае вам помогут техники приоритизации. Они дают формальный метод оценки важности каждого дела. Так вы сможете разгрузить свой мозг, чтобы направить его ресурсы на работу. В этой статье мы даем 7 техник из сферы тайм-менеджмента: попробуйте их, и выберите наиболее подходящую.

Матрица расстановки приоритетов

Стратегия Эйзенхауэра для принятия действий и организации ваших дел проста. Используя приведенную ниже матрицу решений в своём тайм-менеджменте, вы разделите свои действия на основе четырех возможностей.

Срочно и важно – задачи, которые следует выполнять немедленно.
Важно, но не срочно – задачи, которые нужно запланировать сделать позже.
Срочно, но не важно – задачи, которые лучше делегировать кому-то другому.
Ни срочно, ни важно – задачи, которые вы лучше не выполнять вовсе.

Самое замечательное в этой матрице это то, что её можно использовать для крупномасштабных задач повышения И для небольших ежедневных планов – «Что мне сделать прямо сейчас?».

Как сосредоточиться на цели и найти свое направление

Советов для составления планов и правильной организации времени существует много. Если прислушиваться к эффективности каждого из них, можно утверждать, что успех достигается крайне легко. Однако на практике все гораздо сложнее. Поэтому мы подготовили описание нескольких методов, чтобы вы смогли подобрать для себя лучший из них.

Рекомендуем сначала оценить реальное положение дел. Старайтесь ставить перед собой задачи и не бойтесь планировать больше, чем сможете сделать. Такая ситуация всегда будет держать вас в тонусе.
Метод расстановки приоритетов с оценки текущего состояния задач действенная тем, что вы сможете понять, на каком этапе развития находятся ваша жизнь прямо сейчас. Суть метода кроется в устном анализе или описании того, что происходит прямо сейчас. Старайтесь взглянуть со стороны на свою жизнь. Выделите положительные и отрицательные состояния и вносите коррективы.
Используйте правило желаемых вещей через год. Постарайтесь представить свою жизнь через 365 дней. Спроецируйте свои действия, подумайте о том, как достигали поставленных целей. Оцените все, что привело вас туда. Постарайтесь отстраниться от реальности, а воображаемый опыт поможет понять: работает ваша стратегия или содержит ошибки. Тогда вы сможете определиться, двигаетесь в правильном направлении или для успеха вам нужно выбрать другие варианты.
Используя «Обратное мышление», можно понять важность поставленных задач, благодаря списку дел. Для этого нужно работать с доской желаний, на которой выпишите главные цели. Отталкивайтесь от противоположного, то есть зачем вы достигаете чего-то, какой в этом смысл. Это позволит определить главные вещи.

Работа с доской желаний полезна тем, что она собирает все планы в одно место, и человек так понимает сразу, чего он хочет.

Кто такой Эйзенхауэр?

Придумал упражнение Дуайт Д. Эйзенхауэр – пятизвездный генерал Второй мировой войны и 34-й президент Соединенных Штатов – был эффективным менеджером.

В определяющей весь жанр книге по саморазвитию «7 навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови перекомпоновал идеи Эйзенхауэра в простой инструмент для расстановки приоритетов дел, теперь известный как Матрица Эйзенхауэра (или Матрица управления временем, Квадрат Эйзенхауэра и Метод Эйзенхауэра).

Эта структура для определения приоритетов помогает вам бороться с эффектом «срочности», устранять утечки времени и сил в планировании жизни и создавать больше ментальной свободы для достижения ваших целей.

Давайте посмотрим внутрь квадрата Эйзенхауэра.

❶

Квадрант 1: сделать немедленно

Квадрант 1 содержит задачи, которые являются как неотложными, так и важными. Это дела из разряда «делайте первым», потому что они в какой-то степени значимы для вашей жизни или карьеры и должны быть выполнены немедленно. Вы чувствуете, что эти вещи критичны.

Это дела, которые необходимо выполнить, чтобы избежать негативных последствий. Важно уметь управлять целями в этом квадранте матрицы Эйзенхауэра.

Примером мини-цели сегмента 1 в вашей карьере может быть ответ на чувствительное ко времени электронное письмо от клиента.

Эта матрица также может быть использована в вашей личной жизни. Примером такой функции в персональной жизни может быть регистрация новорождённого ребёнка, боль в плече и требование найти массажиста или покупка билетов на завтрашний поезд.

❷

Использование системы показателей для приоритизации целей

Какие инструменты приоритизации должна использовать ваша организация и как подсчитать балл приоритетности?

Фактически большинство организаций создают собственную версию модели приоритизации. В BSC Designer включены шаблон приоритизации и шаблоны, доступные в программе.

Далее мы рассмотрим:

построение собственной системы показателей приоритизации
примеры использования этого шаблона

Подготовка шаблона приоритизации и системы показателей

Создайте новую систему показателей, используя шаблон «Модели приоритизации»:

Шаблон приоритизации
Воспользуйтесь бесплатным планом для доступа к 28
шаблонам ССП, включая
Шаблон приоритизации
.

В группе «Шаблон приоритизации» вы увидите список параметров оценки по умолчанию. Для этого примера мы использовали параметры модели RICE.

Рассмотрим предварительную настройку параметров и способы их настройки в соответствии с потребностями вашей модели приоритизации.

Вес параметров

У каждого параметра есть соответствующий вес (в колонке «Вес»). Вес конкретного параметра можно изменить на вкладке «Производительность».

Позитивные и негативные параметры

Некоторые параметры были предварительно настроены как имеющие позитивное

воздействие на конечный балл приоритетности (охват, воздействие, уверенность), некоторые – как обладающие
негативным
воздействием (усилия).

Направление оптимизации параметра можно изменить на вкладке «Производительность».

Единицы измерения

Все параметры настроены для использования единиц «Экспертная оценка», численно представляющие параметры на нелинейной шкале:

Таким образом, мы можем определить значение каждого параметра, используя естественный выбор:

Если предложенные единицы «Экспертной оценки» не соответствуют вашей модели приоритизации, вы можете настроить их на вкладке «Общее»:

Иконка параметра

Чтобы было проще читать систему показателей приоритетов, мы присвоили параметрам иконки. Чтобы изменить её, нажмите на иконку рядом с именем параметра:

Описание параметра

Короткое имя, например, «Воздействие» требует некоторых пояснений. Для этой цели вы можете воспользоваться полем «Описание».

Пример: модель приоритизации на практике

Чтобы продемонстрировать, как работает шаблон приоритизации, я использую две конкурирующие идеи:

Локализация продукта на латынь
Локализация продукта на португальский

Создание копии модели приоритизации

Чтобы придать вещам форму, создадим новую группу

под названием “Пример: анализ приоритетов”

Теперь мы можем скопировать и вставить

шаблон приоритизации в группу.

Я переименовал

первую копию в «Локализацию на латынь», вторую – в «Локализацию на португальский».

Баллы конкурирующих идей

Пришло время подсчитать балл

идей в соответствии с предложенными параметрами.

Хотя латынь не лишена области применения, для этого примера мы решим, что в локализации на латынь заинтересовано не так много людей. Соответственно, оценка «Охвата» (см. поле «Значение») — «Низкий

»:

Далее подсчитаем очки для идеи локализации на португальский:

С одной стороны, португальский используется многими нашими потенциальными клиентами (параметр “Охват
” – “
Высокий
”), а
воздействие
локализации предположительно “
Важно
”.
С другой стороны, мы не знаем, подойдёт ли продукт для португалоязычного рынка, поэтому уровень уверенности
является
средним
:

Если вы собираетесь использовать результаты приоритизации для стратегического планирования, я рекомендую вам записать обоснование присвоенных параметрам баллов.

Для этой цели в BSC Designer есть инструмент “Инициативы”.

К примеру, для параметра “Уверенность

” мы можем создать инициативу “
Анализ потребителей местного рынка
”, в рамках которой мы проанализируем данные сайта и исторические данные о продажах на местном рынке:

Другой инициативой могут быть “Ресурсы для локализации

”, согласованные с параметром “
Усилия
”. Инициатива может включать бюджет и временные рамки локализации.

Балл приоритетности может меняться

В BSC Designer балл приоритетности привязан ко времени. Например, если ваша команда проанализировала местный рынок, она приобрела большую уверенность касательно выхода на него продукта.

Для отображения этого изменения в программе, мы можем выбрать во внутреннем календаре другую дату и обновить данные параметра “Уверенность

”.

Если вы планируете отразить динамику изменения балла на рабочей панели, вы можете отследить, связано ли увеличение балла с выполнением инициативы:

Нахождение идей с наивысшим приоритетом

Если мы вводим новые данные, программа обновляет подсчет приоритетности идей:

В нашем примере латынь набрала 13.61%, португальский – 46.27%. Как программа получает эти данные? Она нормализует параметры, подсчитывает приоритет каждого из них, а затем использует их вес для подсчета общего балла приоритетности. Нюансы расчета мы рассмотрели в этой статье.

Если нам нужно выбрать одну из двух идей, становится очевидно, какая из них является более приоритетной. Если вы сравниваете большее количество идей, используйте функцию Анализ

. Отсортируйте результаты по баллам приоритетности (производительность), а затем сфокусируйтесь на анализе контейнеров (конкурирующие идеи):

Теперь список идей отсортирован по приоритетности.

Квадрант 2: решить, когда сделать

Задачи в сегменте 2 важны, но не срочны. Это то место, куда вы хотите инвестировать большую часть своего времени. Задачи из этого квадранта матрицы Эйзенхауэра соответствуют вашим долгосрочным целям.

Каковы примеры этих проблем? Очевидно, это цели по долгосрочному планированию. Или к примеру, физические упражнения значимо для вашего здоровья, но вы можете решить, когда это можно сделать. Также следует проводить время со своей семьей, но, опять же, это должно быть согласовано с вашим графиком.

В карьере, вам может быть полезно получить дополнительное образование или натренировать новый профессиональный навык. Эти вещи полезны для вашей карьеры, но их не нужно делать немедленно.

Здесь следует понимать, что у всех разные цели и задачи. Поэтому, если что-то попадает в квадрант 2 для вас, это не значит, что для другого человека это тоже так. Кроме того, только то, что эти дела не являются срочными, не означает, что они не значимы.

Люди часто связывают неотложные вопросы с важностью, что не всегда верно. Поскольку ваши цели останутся неизменными, всё, что будет полезно для вас в долгосрочном плане, получают второй приоритет по методу Эйзенхауэра.

❸

Задача приоритизации

Возьмём для примера типичную ситуацию, с которой сталкивается любая продуктовая фирма. Бэклог полон интересными идеями, предложенными различными сторонами:

Важным клиентам
срочно что-то нужно
Служба поддержки
считает, что нечто упростит их работу
Разработчики
предлагают изменить архитектуру, чтобы повысить качество продукта
Члены правления
полагают, что нечто поможет им завоевать новый рынок

Некоторые инструменты приоритизации помогут вам сфокусироваться на самых важных идеях. Эти инструменты можно разделить на:

Диаграммы приоритизации
— графические диаграммы, помогающие быстро проанализировать идеи.
Инструменты подсчета баллов
— системы показателей, которые учитывают различные факторы и их важность и подсчитывают конечный балл приоритета.

Далее мы обсудим оба типа моделей приоритизации. Какой тип предпочесть? Здравый смысл подсказывает, что начать стоит с простой диаграммы приоритизации и затем переходить к инструменту подсчета баллов, учитывающему множество данных.

Квадрант 3: делегировать

Вы когда-нибудь чувствовали, что уделяете слишком много внимания задаче, которая задним числом была не очень важной? Или думаете что нужно что-то сделать прямо сейчас, а на самом деле это не так?

Если это так, вы не одиноки.

Эта распространенная ошибка часто возникает, когда кто-то просит вас сделать что-то, что не приносит вам прямой выгоды или не приближает вас к достижению ваших целей. Для задач квадранта 3 матрицы Эйзенхауэра ценно научиться и понимать, как делегировать определённые вещи.

Когда вы думаете, что что-то срочно, но на самом деле это не так. Обычно, это внешний источник отвлечения. Примеры – постоянная проверка вашей электронной почты или телефона, или реагирование на людей, как только они пытаются связаться с вами.

Вы решаете, что это срочно в данный момент, поэтому вы прекращаете то, что делаете, чтобы решить эту проблему. Но на самом деле всё это может подождать.

Если вы заняты работой над проектом и звонит телефон, вам не критично сейчас отвечать на него. Таким образом, вы можете делегировать это задание кому-то ещё. Это может показаться срочным в то время, когда это происходит, но с этими мелочами могут справиться и другие люди.

❹

Матрица Эйзенхауэра – как инструмент расстановки приоритетов