Эффективное планирование и организация рабочего дня: методы, правила и почему это важно

Сколько за день находится важных и неотложных дел, как это все успеть?

В этом нелегком деле нам поможет тайм-менеджмент. Сегодня это целая наука про грамотное планирование и управление своим временем.

В этой статье мы собрали простые и эффективные способы.

С чего же начать? Вот несколько простых шагов:

• Формируем список дел, ведь для начала нам важно определиться с задачами, которые будем выполнять. Список удобнее составлять с вечера, а утром вносить корректировки.
• Расставляем приоритеты. Чаще всего самые важные дела-сложные или объемные по затратам времени. Главное не откладывать выполнение необходимого дела заменяя его менее важными, но более легкими действиями.
• Составляем план и рассчитываем время на каждую задачу из списка. План должен быть выполнимым и простым.
• Следующий шаг — реализация, конкретные действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели.
• Контроль — проверяйте свои планы и изменяйте их, если они оказываются невыполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку.
• Не огорчайтесь, если с первого раза не полностью выполните план. Здесь главное проявлять терпение и самодисциплину. Результат не заставит вас долго ждать.
• Мотивация и удовлетворенность. Научитесь хвалить себя и побуждать к новым достижениям. Сделали все дела за неделю, как и планировали? Повод купить себе мороженное или сходить в кино.

Начало положено. Теперь рассмотрим некоторые методы тайм-менеджмента.

Метод АВС планирования.

Согласно данному методу задачи по важности разделяются на А, В и С.

Самые значимые задачи мы отнесем к приоритетам группы А.

Далее по списку идут просто значимые задачи, это список Б.

Следующие по значению – задачи, которые можно отложить на завтра или на еще более дальний срок, — приоритет С.

Матрица Эйзенхауэра.

Согласно этому методу задачи разделяются на группы по срочности и важности.

Матрица выглядит как четыре квадрата, которые распределяются по срочности и важности дел.

А. Важные и срочные дела

— те, которые делаются в первую очередь, и сделать их на следующий день будет уже поздно.

Примеры важных и срочных дел: срочный звонок клиенту, выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой скоро наступит.

B. Важные, но не срочные

— сюда попадают дела повышенной важности, но которые допустимо отложить на некоторое время.

Примеры важных, но не срочных дел: плановая работа в компании по текущим проектам, разработка новых проектов.

C. Дела не важные, но срочные

— то, что не представляет важности для конечного результата, но требует немедленного решения.

Примером таких дел может быть помощь коллеге в каком-либо вопросе по его проекту.

D. Не важные и не срочные дела

— те, что можно не делать совсем. Часто в это поле включаются дела, которые помогают отвлечься, расслабиться.

Пример не важных и не срочных дел — просмотр новостей в интернете.

«Съесть лягушку».

Для рутинных дел существует технология «съешь лягушку».

Утром в первую очередь, вы выполняете неприятное для вас дело, то, которое готовы откладывать до последнего. В этом случае, если вы с самого утра выполнили это, «съели лягушку», уже и само дело покажется не таким страшным , а другие задания и вовсе покажутся легкими

Итак, вы придумали план на месяц или на день. Чтобы ничего не забыть в процессе его осуществления, используйте планировщик. Используйте бумажный блокнот или отдайте электронным вариантам. Рассмотрим некоторые из них.

Правило первое: железная дисциплина

Главный плюс работы на себя — это отсутствие назойливого начальника. Никто не стоит над душой, не забегает в офис каждые 5 минут с целью раздать бесценные указания и дать очередное задание. Но это же и большой минус. Если в случае с руководителем вся дисциплина идет извне, то когда работаешь из дома, этот фактор отсутствует полностью. На деле отсутствие начальника может привести к постоянному прокрастинированию.

Дело в том, что без мотивирующего пинка заставить себя работать довольно сложно. Такова уж человеческая натура. Единственный выход — воспитать в себе железную самодисциплину. Пока ее нет, отсутствует смысл идти дальше: расписывать для себя режим дня, ставить напоминалки на телефон и скачивать приложения для тайм-менеджмента. Вы просто проигнорируете сигналы о том, что пора бы и поработать.

Дисциплинировать себя любимого не так просто, как кажется на первый взгляд. Эволюция постаралась и сделала так, что наш организм старается сохранить энергию в любой ситуации, когда это возможно. Работа из дома — одна из них. Ваш мозг не понимает, зачем напрягаться, если можно пойти и попить чаю, а потом посмотреть очередной сериал.

В общем, единственный выход — усилие воли. Нужно просто взять себя в руки и заставить работать. Но задачу можно значительно облегчить при помощи нескольких способов:

• записаться на тренинги. Есть масса профессиональных психологов, которые помогут вам с самодисциплиной. Посетите несколько таких занятий — индивидуальных или групповых. Там прямо на практике отрабатываются различные ситуации для поднятия дисциплины. Готовьтесь: будет очень некомфортно: придется выполнять неудобные и непривычные задания;
• работать с партнером. Когда от вашей дисциплины зависите не только вы, но и посторонние люди, это сильно мотивирует. Уж если на 9:00 назначен созвон по скайпу с партнером — никуда от этого не денешься. Стимул не подводить человека сработает как нельзя лучше;
• почитайте мотивирующую литературу: биографии успешных предпринимателей, книги по самоконтролю и саморазвитию;

• найдите внешний мотиватор. Самое простое — попросить членов семьи напоминать вам о рабочих часах и времени отдыха. И, конечно, прислушиваться и делать, когда это напоминание получите.

Дробите крупные цели на подзадачи

Людям нравится факт выполнения задач, а также те задачи, вознаграждение за которые наступает немедленно. Поэтому крупные цели делите на мелкие, каждую из которых можете реализовать за пару часов.

Такое планирование имеет несколько плюсов:

• При достижении крупной цели вы не знаете, сколько именно времени вам потребуется на её реализацию. Но при постановке задачи на ближайшие несколько дней этого и не требуется.
• У вас есть точный план действий на ближайшие сутки.
• По итогу трудового дня вы получите удовлетворение от проделанной работы.

7

Правило второе: разработайте режим дня

Первое, с чем сталкиваются бизнесмены, работающие из дома — отсутствие внятного и налаженного режима. “Буду работать когда захочу” — не более, чем заблуждение. Подводный камень в том, что это самое “захочу” не наступит никогда — проверено. Пока не начнет гореть дедлайн, многие к работе не приступят.

Именно поэтому структурирование времени работы и отдыха стоит на втором месте после дисциплины. Не стоит перегибать палку и разрабатывать многоуровневый режим дня с описанием перерывов в работе и прочими деталями процесса. Вполне достаточно определить рабочие часы в течение дня. Например, с 10 утра до 6 вечера — работа с перерывом на обед. Этого хватит. Главное — не давать себе поблажек и придерживаться установленного расписания.

Плюс удаленной работы в том, что рабочие часы можно установить в любое время. Если вы жаворонок и наиболее эффективно работаете в утренние часы — ставьте рабочее время с 8 утра до 5 вечера. Совам можно сдвинуть сроки на несколько часов вперед и трудиться, скажем, с 11:00 до 20:00.

В дальнейшем режим дня можно корректировать и дополнять подробностями. Например, включить в ежедневный распорядок время занятия спортом, чтение книг и саморазвитие, походы в кино и другие развлечения. И помните: не так важно наличие режима, как его неукоснительное соблюдение.

Планирование и организация работы в LeaderTask

Чтобы освоить принципы правильного планирования, необходимо узнать, что не стоит делать и каких ошибок не стоит повторять.

Список ошибок:

1. Отсутствуют цели на будущее
2. Нет разделения на главные и второстепенные задачи
3. Все цели в одной категории без дополнительных обозначений
4. Количество целей не соответствует реальной картине
5. Задачи без установки срока

1. Чтобы быть на шаг впереди, необходимо продумать план на будущее. Да, не исключены форс-мажоры, но их всегда можно откорректировать. LeaderTask гибко подстраивается под новые планы:

• Создание и удаление задач
• Изменение имени у задач
• Перенос задач между собой в списке, на другую дату или в проекты

Создаем план на будущее в планировщике ЛидерТаск на неделю, месяц, год вперёд, просматриваем задачи в календаре (компьютерная версия).

2. Главные и второстепенные задачи

Чтобы создать иерархию в задачах, используем перемещение в списке задач, метки и цвета для задач. Метки в планировщике имеются цветные или бесцветные на выбор, а цвет для задач выбирается из большого набора палитры.

3. Разбить цели на категории

Используем для этого команду создания проектов. Создаем проект с любым названием и перемещаем в него задачи, распределяем задачи по разным тематикам и работаем в удобном формате.

4. Если количество целей превышает лимит на физическом уровне, удаляем их из списка или переносим на другую дату. Рассчитываем свои силы и ставим задачи по реальным объемам!

5. Задачи без установки срока

Задачи без даты и времени — не выполняются, а регулярно переносятся, поэтому устанавливаем срок выполнения для задачи. Когда подойдет время, органайзер напомнит и подаст информацию в виде всплывающего уведомления.

Ошибки планирования в компании

1. Большой объем работ для одного сотрудника или руководителя
2. Ручной контроль выполнения поручений (без использования программного обеспечения)
3. Местоположение данных в разных хранилищах

1. Большой объем работ для одного сотрудника или руководителя

Делегируйте задачи в ЛидерТаск, распределяйте объем работ на несколько человек, и тогда задачи будут выполнены, и планы не сорваны. Чтобы делегировать задачу, используем поручения. В органайзере для этого существуют команды «Поручить» и «Перепоручить» задачу.

2. Ручной контроль выполнения поручений (без использования программного обеспечения)

Контролируем поручения в органайзере с помощью:

• просмотра задач сотрудников
• статусов выполнения задач
• внутреннего чата с исполнителем

3. Местоположение данных в разных хранилищах

В ЛидерТаск информация находится внутри задач и всегда в открытом доступе, а если вы потеряли задачу, то данные можно найти через поиск в программе.

Правило третье: планирование

Планирование и режим дня — это не одно и то же. В режиме дня учтен только сам факт рабочего времени, без учета того, как оно будет использоваться. При планировании нужно разработать список конкретных дел на некоторое время вперед. Например, завтра в 10 утра сделать важный звонок, поработать с документами или сдать декларацию в налоговую. Это позволит не откладывать важные задачи на потом.

Как технически решить этот вопрос — дело ваше. Если удобно записывать задачи в ежедневнике или на листе бумаги — не вопрос. Предпочитаете мобильные приложения — замечательно, лишь бы это работало.

Виды планирования

Один из отцов основателей Соединенных Штатов Америки — Бенджамин Франклин — разработал свою систему планирования. Портрет этого человека помещен на стодолларовой купюре, как будто напоминая предпринимателям: время — деньги. Его система планирования называется пирамидой Франклина. Суть в том, что все задачи располагаются в пирамиде в зависимости от приоритетности:

1. План на день. Это текущие рабочие вопросы, которые могут быть решены за одну рабочую смену.
2. Краткосрочный план. Это задачи, требующие более детальной проработки и подготовки. Для интернет-магазина это может быть смена поставщика, расширение ассортимента продукции и так далее. Составляется на несколько месяцев.
3. Долгосрочный план на год или несколько лет. Включает в себя стратегические задачи бизнеса.
4. Генеральный план достижения цели. Это те вещи, которые помогают достичь главного: заработать миллиард долларов, стать лидером продаж в регионе.
5. Глобальная цель. То, к чему вы стремитесь в своей жизни.
6. Главные жизненные ценности.

Суть подхода в том, что вся пирамида должна быть подчинена высшей задаче. А она у каждого своя. Кто-то мечтает стать миллионером, а кто-то — жить на Багамских островах.

Будем учиться у гениев

Методики гениев могут пригодиться любому работающему человеку, ведь они проверены временем. Бенджамин Франклин был сыном мыловара, но преуспел во многих областях жизни за счет самоорганизации и дисциплины.

Крылатые фразы — «Время — деньги», «Не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня» принадлежат Франклину. В 20 лет он разработал систему организации времени. Она помогала ему всю жизнь. Его модель похожа на пирамиду.

В основе пирамиды — моральные добродетели. Франклин определил для себя 13 добродетелей: воздержанность, молчаливость, любовь к порядку, решительность, бережливость, трудолюбие, искренность, справедливость, умеренность, чистоплотность, спокойствие, целомудрие и кротость.

В записной книжке Франклин каждую страницу разлиновал по дням недели. Потом провёл 13 горизонтальных линий по числу добродетелей. Ежедневно он заострял внимание на одной из добродетелей, отмечая допущенные промахи.

Правило четвертое: расставляйте приоритеты

Все рабочие вопросы имеют разную ценность. Есть более срочные дела, а есть те, которые могут и подождать. Еще один популярный эксперт в области менеджмента — Стивен Кови — предложил свою систему расстановки приоритетов. Согласно этой системе все задачи можно поделить на:

• важные и срочные. Такие вопросы нужно решать в первую очередь, причем самостоятельно;
• важные, но не срочные. Это основной блок задач, которому нужно посвятить большую часть времени. Именно решение важных несрочных задачи Кови считает локомотивом прогресса;
• срочные, но не важные. Мелкие рабочие вопросы, которые нужно сделать здесь и сейчас. Например, заказать товар: вроде бы просто текущий момент, но если его вовремя не решить, последствия будут печальными;
• не важные, не срочные. Строго говоря, их можно сделать когда угодно или вообще поручить кому-то другому. Например, вы давно хотели сделать ремонт в офисе. Это почти не влияет на рабочий процесс, если, конечно трубы не текут и плитка не отваливается.

Возвращаемся к планированию рабочего времени. Если вы будете ставить на первый план дела из второго и третьего блоков, то обязательно столкнетесь с проблемами в виде цейтнотов, проваленных сроков и невыполненных задач. Нужно сосредоточиться на первых двух и сделать их в первую очередь. А вопросы из последнего пункта можно вообще принести в жертву или отложить до лучших времен.

Рубрики

Одной из основных обязанностей многих секретарей является планирование рабочего времени руководителя. Об этом написано множество статей (и наш журнал не исключение*), есть специальные курсы, где вас этому научат, а если нет времени или денег – можно на специализированном форуме, и более опытные коллеги помогут вам советами. Казалось бы, эта тема освещена уже со всех сторон и вряд ли можно сказать что-то новое. Почему же мы с вами, гуру планирования рабочего времени, так часто задерживаемся на работе, не успеваем решать поставленные задачи в срок, а порой и вовсе забываем о некоторых делах? Может быть, потому, что, планируя ежедневно рабочее время руководителей, мы забываем про свое собственное?

Легко предвижу возражения: зачем секретарю планировать свое рабочее время, если его график четко привязан к графику руководителя. Составил список задач для шефа, исходя из него – список собственных задач, и этого, казалось бы, достаточно. Зачем выполнять двойную работу?

Да, большинство из нас плотно привязано к графику работы руководителя. Но составляя план работы начальника, вы организуете его время. Для эффективной работы и сохранения собственных ресурсов этого недостаточно: необходимо научиться грамотно планировать свое время. Конечно, секретарю это делать гораздо сложнее, чем другим сотрудникам, но нам не привыкать работать в сложных условиях.

С чего начать? Прежде чем выбирать систему, по которой вы станете организовывать свое рабочее время, хвататься за ежедневник и расчерчивать план, я бы рекомендовала написать список всех ваших обязанностей – не тот, который можно увидеть в резюме или должностной инструкции, а реальный перечень ваших ежедневных (еженедельных, никогда-не-угадаешь-как-повторяющихся обязанностей).

Моя коллега вскоре после возвращения из отпуска позвонила мне со словами: «Ты представляешь, только когда я вернулась на работу и увидела, что там происходит, я поняла, как много я делаю!». Мы часто недооцениваем объем выполняемой нами работы, поэтому нам так тяжело ее планировать.

Куда утекает рабочее время?

Давайте разбираться на примерах. Допустим, краткий список ваших обязанностей выглядит следующим образом:

• делопроизводство в полном объеме;
• организация командировок;
• оформление виз, приглашений;
• обеспечение офиса;
• организация встреч;
• прием посетителей;
• ведение деловой переписки;
• планирование рабочего дня руководителя;
• прием и распределение телефонных звонков;
• перевод документации;
• приготовление чая/кофе.

Возможно, если подобный список увидит будущий работодатель, он захочет пригласить вас на собеседование. Но о реальном объеме работы и ее сложности он представления не дает. Поэтому сначала составьте краткий список своих обязанностей (или возьмите должностную инструкцию) и подробно распишите каждый пункт.

Пример 1: организация командировки. Ваш начальник собирается поехать в командировку на дочернее предприятие. Что в этом случае делаете вы?

1. Выясняете цель и сроки поездки для оформления документов.

2. Разрабатываете самостоятельно или с помощью агентства маршрут поездки.

3. Согласовываете его с шефом.

4. Бронируете или покупаете билеты.

5. Оформляете приказ, командировочное удостоверение, служебное задание на командировку.

6. Пишете на предприятие о приезде начальника с просьбой организовать встречу и размещение.

7. Получаете от предприятия подтверждение и ваучеры на гостиницу.

8. Распечатываете билеты, ваучеры, собираете все документы, проверяете в тысячный раз, отдаете начальнику.

9. Заказываете такси в аэропорт/на вокзал.

10. Делаете рассылку с сообщением о командировке руководителя.

То есть в самом простом варианте нужно для выполнения одной задачи сделать десять других. На самом деле привеенный список – тоже довольно краткий, ведь чтобы заказать билеты через агентство, нужно созвониться с менеджером, написать заявку, отправить ее, получить подтверждение, согласовать выписку билетов. А еще и дозвониться бывает непросто. И все это – время.

Пример 2: приготовление чая или кофе начальнику. Казалось бы, это сущая мелочь, даже говорить о которой неудобно. Вы полагаете, что это не стоит учитывать? А на самом деле сколько времени вы тратите, если шеф четыре раза в день пьет кофе, трижды чай, причем два раза – зеленый, один раз черный, и чай этот нужно заваривать! К тому же не забывайте о времени на сервировку. А если с шефом вы работаете не первый год и отношения у вас очень хорошие, а давление у него повышенное, то каждая чашка кофе сопровождается еще и пререканиями на тему, стоит ли ее пить. А за тонометром потом кто бежит?

Поэтому продолжайте расписывать. Это нам нужно для нескольких целей:

• Понять, что реально мы делаем.
• Определить, какие задачи и с какой периодичностью приходится решать.
• Выявить те задачи, которые делать вовсе не обязательно, но на которые мы тратим время.

Когда данный список будет закончен, напишите другой. И пусть в него войдет все то, что вы делаете на работе, но что к работе отношения не имеет, – курение, чаепития в бухгалтерии, переписка с друзьями, разглядывание в интернете картинок с котиками и многое другое.

Зачем? Чтобы понять, так ли необходимо все это делать или от чего-то можно совсем отказаться (например, от картинок с котиками), что-то перенести во времени (чаепитие организовывать в обеденный перерыв), а на что-то заложить дополнительное время (например, бросать курить вы не собираетесь, но это отнимает 60 минут в день – не удивляйтесь теперь, почему каждый день на работе вы задерживаетесь примерно на час).

Подводные камни

Что может помешать секретарю организовывать свое время? Ведь лень и несобранность – зачастую это все-таки не про нас.

В первую очередь организовать собственное время мешает необходимость организовывать время начальника. Как бы там ни было, но ваш график работы всегда будет зависеть от его графика. Так ли это плохо? Для секретаря это даже хорошо. У вас всегда есть отправные точки в виде рабочего графика шефа для оптимизации вашего времени. Плохо для нас, когда руководитель не стремится организовать собственное время. Более того, многие руководители очень любят скрывать от всех свои планы – например, уходить, не говоря о том, куда и как надолго они уходят, или не сообщать накануне, что завтра задержатся на три часа, и т. д. Вот это действительно проблема, потому что даже если в этом варианте вы не занимаетесь планированием его времени, то становится практически невозможно распланировать собственное. Для секретаря такой руководитель превращается в настоящий кошмар – поверьте, с педантом работать гораздо легче, чем с разгильдяем.

Что делать в этом случае? Прежде всего, всегда уточняйте у шефа, куда и как надолго он уходит. Не стоит бояться или стесняться. Вы выполняете свою работу и вы обязаны знать, где он и когда вернется.

Кроме того, попробуйте исподволь организовать его рабочее время. Начните приносить документы на подпись в одно и то же время (хотя бывают руководители, с которыми даже это угадать невозможно). Следующим этапом может быть запись в ежедневнике нескольких его задач. Он не говорит вам точное время проведения совещания? Запишите его на любое время и обратите на это внимание шефа. Если он будет не согласен – сам перенесет. Постепенно он привыкнет согласовывать с вами хотя бы часть своих планов, ставить в известность об отсутствии и даже, возможно, захочет, чтобы вы планировали его рабочее время.

Методы планирования

После составления списка обязанностей и исключения из него ненужных дел можно приступать к планированию рабочего времени. Планирование бывает ежедневное, еженедельное (или декадное, но для нас актуальнее первый вариант), квартальное и ежегодное.

Из множества методов планирования, таких как принцип Эйзенхауэра, методы «Альпы» и Парето, я бы рекомендовала использовать совокупность Эйзенхауэра и метода «Альпы». Почему?

Метод «Альпы» как раз основывается на составлении списка дел и оценки длительности выполнения каждого из них. Кроме того, согласно этому методу, нужно планировать только 60 % рабочего времени, оставляя в резерве 40 %.

Согласно же принципу Эйзенхауэра все поставленные задачи можно поделить на срочные и важные, несрочные и важные, неважные и срочные, и несрочные и неважные. Как вы догадались, зачастую последние можно вообще не выполнять. Кроме того, не всегда у вас будут присутствовать все четыре группы. Руководствуясь этим принципом, можно расставлять приоритеты при планировании рабочего времени.

А 40 % из метода «Альпы» секретарю нужны не только для всяких неожиданных задач, но и для ответов на телефонные звонки. К сожалению, подсчитать, сколько мы тратим на это времени, практически невозможно. Так что это у руководителя 40 % времени – резервное, а у нас оно «телефонное».

Наш совет. На что еще нужно обратить внимание при планировании рабочего времени? К сожалению, нам не всегда помогают советы делать рутинную работу в определенное время. Документы часто необходимо регистрировать сразу при поступлении, у многих руководителей нет четкого времени подписания документов, мы подписываем их по мере накопления или по срочности. То есть часто у секретаря рутинная работа тоже превращается в срочную, и это подтверждает, что планировать больше 60 % рабочего времени нельзя.

Приступаем к планированию

Итак, давайте на примере разберем, как использовать вышеописанные методы при планировании рабочего дня.

Вводные данные. Рабочий день секретаря с 09:00 до 18:00, руководитель приходит на офис к 10:00 и задерживается до ночи, но от вас этого не требуется. Руководитель, приходя на работу, сразу просит кофе, чуть погодя – чай. Обед у него с 13:30 до 14:30. У вас – с 13:00 до 14:00. Документы на подпись нужно относить к 17:00.На календаре 18 июля, среда. На текущий день у нас назначено:

10:00 – селекторное совещание, на котором будет присутствовать наш руководитель, проводится в другой дирекции. Ориентировочное время – 60 минут.

15:00 – рабочее совещание, проводит директор, присутствуют начальники всех отделов.

Задача, поставленная руководителем: соединить его с заместителем директора филиала (филиал в Хабаровске, разница во времени 7 часов, но рабочий день в филиале раньше 22:00 заканчивается редко).

Иные задачи:

• Организовать командировку сотрудника в магаданский филиал (отъезд – через 10 дней).
• Проверить наличие продуктов и канцелярии для заказа товаров на следующий месяц (до 20 числа)
• Сдать в бухгалтерию документы по трем командировкам сотрудников.
• Написать для бухгалтерии заявления на удержание средств из зарплаты сотрудников.
• Отправить сотрудника в командировку в Китай.
• Подготовить документы для командировки начальника в Китай (отъезд – 20 июля).
• Подготовить анкету и документы начальника на визу в Японию.
• Заказать у начальника АХУ комнату переговоров на 20 июля, для чего нужно написать служебную записку и подписать у начальника отдела сервиса.
• Позвонить в филиал во Владивостоке по поручению руководителя, выяснить вопрос по одному из договоров.

Итак, разбиваем задачи на более мелкие и расставляем приоритеты.

Селекторное совещание начинается в 10:00 и продлится до 11:00. Из опыта работы мы знаем, что руководитель пойдет сразу на совещание и только потом поднимется в приемную. А мы пока рассортируем дела по принципу Эйзенхауэра.

Срочные и важные. Из всего списка задач, необходимых для отправки сотрудника в командировку, самой срочной является заказ билетов. Поскольку сотрудник летит через Москву, а рейсов не так много, то могут быть проблемы с билетами, если мы отложим их покупку. Агентство, через которое мы заказываем билеты, работает с 10:00.

Увы, проверку наличия продуктов и канцтоваров откладывать дальше некуда, придется разбираться сегодня. Но выделить на это время можно, исходя из того, как распределятся другие задачи.

Сдать командировки и заявления нужно срочно, поскольку бухгалтерия считает заработную плату.

Для отправки в командировку сотрудника нужно только заказать такси.

Комнату переговоров также лучше заказать как можно быстрее, пока никто другой ее не занял.

Несрочные и важные. Документы начальника следует еще раз перепроверить и собрать в отдельную папку

Вопрос с визой в Японию нужно прояснить до отъезда начальника в командировку.

Итак, исходя из этого рабочий график может выглядеть следующим образом:

Время	Телефонные переговоры	Проведение совещаний	Дела
09:00	Звонок во Владивосток (15 мин)
09:20	Заказ такси для сотрудника
09:25	Поиск рейсов для командировочного в Магадан, составление и отправка заявки
09:45	Подготовка комнаты переговоров
10:10	Звонок в агентство по билетам
10:30	Служебная записка насчет комнаты переговоров
10:50	Заварить чай
11:10	Соединение шефа с замдиректора филиала
12:00	Подготовка заявлений для бухгалтерии
12:40	Проверка наличия продуктов, канцелярии
15:00	Подготовка документов по командировкам для сдачи в бухгалтерию
16:45	Подготовка документов для руководителя
17:00	Собрать документы по командировке руководителя
17:15	Ознакомление с требованиями к документам на визу в Японию
17:30	Составление плана на следующий день, согласование его с руководителем

На первый взгляд кажется, что свободного времени у нас остается довольно много. Но ведь телефон звонит, не умолкая. Директор одного из филиалов срочно просит соединить его с шефом. Такси уже приехало, а нерадивый сотрудник неизвестно где ходит, да еще и на звонки на мобильный не отвечает. А тут позвонил поставщик оборудования и просит дать ему телефоны всех дочерних предприятий – да, всех пятидесяти семи.

Для секретаря резерв времени не модная блажь из книжки по тайм-менеджменту, а жесткая жизненная необходимость.

Планирование на длительный срок

Ежедневное планирование должно лечь в основу организации вашего рабочего времени. Но у секретаря нет возможности ограничиться только этим. Нам необходимо также составлять месячные, недельные планы, а также квартальные и даже планы на год!

Думаю, против планирования на неделю и месяц возражений не будет. Для этого мы и составляли подробные списки задач: с их помощью можно выявить, какие задачи и с какой регулярностью повторяются. Например, каждую пятницу в 15:00 Ваш руководитель проводит совещание с начальниками отделов. В ваши обязанности входит напомнить всем о проведении совещания, подготовить к нему документы, а также подготовить комнату переговоров. Записывая дела в ежедневник, вы уже знаете, что час рабочего времени в четверг вам придется уделить подготовке к этому совещанию, и планировать свой четверг вы будете, исходя из этого. Соответственно будут распределены и другие задачи на неделю, ведь отложить дела среды на четверг вы не можете, поскольку у вас и так на час времени меньше.

Кроме того, целесообразно ввести месячное планирование. У всех нас есть задачи, которые мы выполняем именно с такой периодичностью.

В конце каждого месяца мы отправляем заявки на продукты и канцелярию, то есть до 25 числа нужно составить заявки и отправить их в АХУ. Значит, не позднее 20 числа каждого месяца я должна отправить сотрудникам письмо, чтобы они могли до 22 сообщить обо всех своих нуждах. Кроме того, необходимо проверить запас канцелярских товаров в приемной, наличие кофе, чая, минеральной воды. Я знаю, что вся эта работа занимает около четырех часов. Не так много по отношению к целому месяцу, но я не имею права затягивать с ее выполнением, поэтому все возникающие задачи я буду распределять с учетом того, что у меня в месяц – на четыре часа меньше (или мне придется задерживаться на работе).

Необходимость квартального планирования зависит прежде всего от специфики работы организации. Возможно, что у вас нет задач, возникающих раз в три месяца, и просто нет необходимости составлять столь далеко идущие планы. В таком случае можете ограничиться ключевыми делами на текущий месяц.

Долгосрочное планирование нужно еще вот почему: у всех нас есть так называемые важные, но несрочные задачи. Это может быть передача дел на архивное хранение, выбор новой кофеварки в офис, организация мелкого ремонта и т. д. Обычно мы занимаемся этим или в неожиданно появившееся свободное время, или тогда, когда эти задачи из несрочных превращаются в срочные. А они неизменно превращаются: когда старая кофеварка окончательно сломается, у вас не будет времени придирчиво выбирать новую, придется срочно покупать любую, исходя из тех денег, что есть в бюджете на данный момент. Поэтому если в мае вы знаете, что в июле предстоит переезд сотрудников в другие кабинеты, ремонт офиса или уже всем надоевшая выездная комиссия, вы можете решить несрочные задачи до мая или пересмотреть их еще раз, чтобы определить, насколько они важны (может, ими вовсе не стоит заниматься).

Планирование на год, на первый взгляд, секретарю не нужно – вы ведь не директор компании, вряд ли у вас есть стратегия развития. Однако планировать год стоит, исходя из некоторых отправных точек:

• Новый год. Даже если вы не участвуете в подготовке корпоратива, в декабре половину рабочего времени отнимет подготовка и рассылка поздравлений партнерам, подготовка подарков, прием контрагентов, прибывающих с дружественным визитом. Что с этим делать? Вряд ли стоит начинать готовиться к празднику в июле, однако нужно работать с четким пониманием, что в декабре всегда дефицит времени, а следовательно, откладывать на этот месяц ничего нельзя.
• День рождения шефа. Нужно найти время на выбор подарка и на организацию праздника. Скорее всего, вы не сможете запланировать на этот период отпуск (только если ваш руководитель не предпочитает справлять свой день рождения вдали от дома). Кроме того, в период подготовки к празднику (как правило, от двух недель до месяца) объем вашей работы может возрасти вдвое.
• Период отпусков. Лето – горячая пора для секретаря. Пока все отдыхают, мы работаем за троих. А вот задерживаться на работе в это сезон обиднее всего. Поэтому к лету зачастую приходится готовиться зимой. Ведь нам необходимо не только организовать собственный отпуск, но и подготовить свое рабочее место для заместителя так, чтобы выйдя из этого отпуска, не попасть в аврал.

К чему приведут все описанные выше усилия? К тому, что, когда в календаре будут отмечены день рождения шефа, его отпуск, написано расписание на следующий день и даже неделю, у вас вдруг останется тридцать минут свободного времени. И вы спланируете свой собственный долгожданный отпуск. А когда вы перестанете постоянно задерживаться на работе, можно будет записаться на танцы или на курсы испанского. И разработать, наконец, стратегию собственного развития. Чем вы хуже директора компании?

* См.: Осипова С.В. Планирование рабочао времени руководителя // Секретарь-референт. 2012. № 2. С. 6–11.

Правило пятое: режим — это вопрос привычки

Как говорят психологические исследования, если что-то делать 30 дней подряд, то это войдет в привычку, даже если сначала будет тяжело. Можно использовать этот прием и для выработки подходящего режима рабочего времени. Не стоит дожидаться того момента, когда все войдет в свое русло само собой: лучше потерпеть месяц, а потом наслаждаться результатом — все будет происходить как само собой разумеющееся.

Вот несколько полезных навыков, которые помогут эффективно распоряжаться рабочим временем:

• вставать и ложиться в одно и то же время;
• заниматься делами в рабочей обстановке: за рабочим столом, в кафе или другом месте;
• выработать режим питания;
• выделять время на отдых в течение рабочего дня;
• соблюдать режим.

Придерживайтесь здорового образа жизни

Занятия спортом или любая ежедневная рутина дисциплинируют и вводят планирование в привычку.

Активный отдых позволит быстрее набраться сил.

Кроме того, смена деятельности сама по себе настраивает на работу.

Ложитесь спать вовремя, до полуночи. Сохраняйте единый распорядок в рабочие и выходные дни.

Кстати, излишнее потребление сахара снижает продуктивность, повышает сонливость и апатию.

А еще — проветривайте помещение, в котором работаете.

А если кое-кому в вашем офисе постоянно холодно, хотя бы прогуливайтесь в обеденный перерыв.

Такие мелочи значительно ухудшают работоспособность.

9

Правило шестое: вознаграждайте себя за проделанную работу

Оказывается, отдыхать тоже нужно уметь. Главный принцип здесь — релаксацию нужно устроить до того, как вы устали. Дело в том, что для снятия сильной усталости требуется гораздо больше времени. Прямо как болезнь, которую проще предупредить, чем потом лечить. Поэтому после выполнения очередной задачи вознаграждайте себя минуткой-другой отдыха.

Вообще, на режимных предприятиях советского образца есть правила внутреннего трудового распорядка. Они предусматривают несколько перерывов в течение рабочего дня. Такой же подход применяется и на производствах за рубежом. Поговаривают даже, что если немец перед звонком на перекур замахнулся молотком, то после звонка он не станет делать удар, а отложит инструмент в сторону и пойдет отдыхать. Война войной, а обед по расписанию, как гласит известная поговорка.

В общем, небольшие перерывы в работе сильно повышают эффективность труда. Паузу можно использовать для того, чтобы выпить чашку кофе, выйти на небольшую прогулку или съесть что-то вкусное. Это работает и на уровне психологии: выполнять задачу проще, если знать, что в конце вас ждет пусть и символическое, но все же вознаграждение. Но здесь опять же, никуда без самодисциплины. Уж если запланировали перерыв на 10:00, то до этого времени не давайте себе никаких поблажек. Сначала будет трудно, но потом тоже войдет в привычку.

Как планировать рабочий день: главные правила

Планирование распорядка дня необходимо начать с расстановки приоритетов. Определите задания, требующие от вас первоначального внимания. Тщательно продумайте все возможные способы выполнения срочной работы, выберите наиболее эффективные.

Определите сроки выполнения, включая перерывы (да, свободным временем и отдыхом тоже нужно уметь управлять). Вы должны научиться укладываться в установленные временные рамки.

В ежедневнике прописывайте график каждого дня. Также обязательно делать записи о планах на месяц и на год. Помните, что вы должны строго контролировать выполнение всех намеченных целей.

Старайтесь также следовать таким несложным правилам:

• Начинайте утро с позитивного настроя. В основном, от этого зависит успешная (или провальная) работа на протяжении целого дня
• Разучитесь «раскачиваться». Часто человеку, чтобы полностью струсить сон и начать работать, нужно как минимум 30-40 минут, даже после душа и чашки бодрящего кофе. Отучитесь от данной привычки, и вы заметите, как сутки становятся длиннее
• Завтракая, уже «прокручивайте» в голове сегодняшний распорядок
• Желательно, чтобы в установленном графике, не было отклонений. Если изменения все-таки возникли, зафиксируйте их в ежедневнике

Помните: правильно спланировав свой день, вы успеете сделать большой объем работы за относительно короткий промежуток времени. Таким образом, у вас останется больше времени на отдых и любимые дела.

Правило седьмое: сон всему голова

Плохо организованный сон сильно снижает эффективность работы. Ловушка состоит в том, что вам, в отличие от офисного работника, завтра рано не вставать. В эту засаду попало немало предпринимателей, работающих на дому. Смотреть телевизор или сидеть в интернете до 2 ночи — могут, умеют, практикуют. А наутро пожинают плоды в виде низкой работоспособности, рассеянного внимания и других прелестей бессонной ночи. Чтобы этого не произошло, достаточно придерживаться несложных правил:

• ложиться и вставать в одно и то же время;
• не думать в кровати о проблемах бизнеса;
• после пробуждения не бросаться с места в карьер и приступать к работе, а дать себе время прийти в себя, спланировать день и наметить другие дела;
• идти спать, даже если работа не закончена. Утро вечера мудренее, а все дела все равно не переделаешь.

Правило восьмое: устраивайте себе выходные и отпуска

Структурировать нужно не только рабочий день, но и неделю и даже календарный год. Устраивайте себе хотя бы один выходной в неделю, например, воскресенье. Выключайте телефон, не проверяйте почту и вообще думайте о работе по минимуму. А еще лучше провести время с пользой: побыть с семьей, посетить культурное мероприятие или просто прогуляться. Это позволит восстановить силы и с удвоенной энергией приступить к работе в понедельник.

Отдельная тема для разговора — отпуск. Не думайте, что за неделю дела в интернет-магазине встанут, сотрудники начнут халтурить и вы упустите выгодный контракт. Есть достаточный арсенал инструментов сделать так, чтобы этого не произошло. Например, делегировать полномочия, правильно распределять задачи или назначить временного заместителя.

Никто не будет спорить, что отпуск — это маленькая жизнь. Проведите его с максимальной пользой: съездите в туристическую поездку, устройте путешествие, словом, отдохните, как следует. Многие бизнес-идеи приходят как раз в те моменты, когда вы максимально отвлекаетесь от рутинных дел. Это позволяет встряхнуться и посмотреть на бизнес со стороны.

А мы желаем вам правильно распоряжаться своим временем, ведь время — это деньги. Удачи в бизнесе!

Где взять время, или 25-ый час в сутках

Иногда, чтобы всё успевать, нужно дополнительное время. И тогда приходится чем-то жертвовать.

Но чаще всего достаточно просто пересмотреть взгляд на привычные вещи.

Посчитайте, что для вас выгоднее – потратить дополнительно 15 тысяч в месяц и получать готовые обеды каждый день или тратить по 3 часа на приготовление, теряя рабочее время и, соответственно, зарплату.

Оцените все возможные источники свободного времени:

Дорога на работу и домой

Это время сократить сложно, но зато его можно заполнить выполнением полезных дел – прослушиванием аудиоуроков, звонками, планированием на следующий день.

Опять же посчитайте – возможно, вам выгоднее снимать квартиру рядом с работой:

Да, вы потратите дополнительные деньги на аренду, но у вас прибавится до 3х часов в день, что в итоге может привести к повышению.

Поход в магазин

Покупайте продукты на выходных, на всю неделю. И заполняйте ими весь холодильник.

Нерационально каждый день тратить 0,5-1 час на очереди. Это не только экономит время, но и деньги.

А еще лучше – используйте доставку еды.

Сейчас это гораздо выгоднее любых походов по магазинам в выходные.

Приготовление еды

Используйте домашние заготовки (котлеты, пельмени) на случай нехватки времени.

Готовьте еду заранее, на всю неделю и расфасовывайте по контейнерам.

В процессе готовки слушайте аудиокурсы.

Постепенно покупайте приборы для экономии времени: мультиварки, микроволновки.

Если вы живете в крупном городе, поищите сервисы доставки готовой еды.

Полноценный рацион из 3-4блюд (завтрак-обед-ужин) стоит всего 12-17 тысяч в месяц (для Москвы).

И это выгоднее ежедневных походов в кафе, булок и шоколадок на перекусы.

Уборка

Поддержание порядка отнимает меньше времени, чем еженедельная уборка.

Сильно сократит время на уборку посудомоечная машина, робот-пылесос.

Подумайте о делегировании: используйте биржи фриланса, чтобы найти исполнителей, которые пару раз в месяц будут проводить вам генеральную уборку.

Это не так дорого, как кажется.

О дополнительных затратах

Да, возможно, некоторые посчитают дополнительные траты на обеды, службу клининга или доставку еды необоснованными, но прежде, чем делать поспешный вывод, подумайте вот о чем:

• Рассчитайте, сколько стоит час вашего времени, разделив вашу зарплату на количество часов.
  В 90% случаев, ваше время окажется дороже, чем обращение к профильному специалисту, который возьмет на себя часть задач.
• Кроме того, если вы будете все успевать на работе, это приблизит вас к прибавкам и повышению.
  А даже если нет, то выигранное время вы потратите на себя – это спасет вас от депрессии, прокрастинации и неудовлетворенности жизнью.