Система Кайдзен – новый способ управления производством

Кайдзен – это философия непрерывного совершенствования, японский ключ к успеху.

В переводе с японского «Кайдзен» это «изменение чего-то к лучшему». С помощью системы Кайдзен мировые предприниматели постоянно совершенствуют продажи, производство и все производственные процессы.

Применение философии Кайдзен должно дать результат: повышение производительности, улучшение качества, повышение безопасности, снижение затрат и увеличение спроса у клиентов.

Планируя жизнь по Кайдзен можно стать на порядок успешнее всего за 2-3 года.

Ключевой навык личной эффективности и проактивного человека – это жизнь по принципам схожими с философией Кайдзен. Подходы системы Кайдзен можно применить к любой сфере жизни: здоровью, психологии, работе и финансам.

Общая информация

Что такое Кайдзен? Это японская философия, направленная на нормализацию, выведение производства продукции на новый уровень. Впервые о ней заговорили в период после Второй мировой войны. Тогда несколько крупных компаний Японии искали способ восстановиться после пережитых военных потрясений.

Система Кайдзен создана Масааки Имаи, основателем KAIZEN Institute Consulting Group lean и Cambridge Corporation. Введенное понятие в дословном переводе означает изменения к лучшему (кай – изменения, дзен – к лучшему). Первая популярность пришла к нему в 1986 году после того, как увидела свет книга, посвященная этой методике, – «Кайдзен: ключ к успеху компаний Японии».

Система Кайдзен – это повышение эффективности работы компании, постоянное совершенствование за счет полного изменения управления.

Технология и особенности Кайдзен

Любой бизнес включает в себя несколько процессов. Чаще всего это производство, ведение бухгалтерии, общение с клиентами и поставщиками, обслуживание посетителей. Для оптимизации уделяйте внимание каждому пункту. Если что-то проигнорировать, производственная эффективность снизится. Чтобы избежать этого, замечайте даже мелочи.

Цикл улучшения PDCA , SDCA

Каждая итерация предполагает следующую последовательность:

• Plan (планировать) / Standard (стандартизировать);
• Do (исполнить);
• Check (проверить);
• Act (улучшить);

Вместо планирования иногда подразумевается стандартизация (SDCA). Но по сути стандартизация и планирование — это смежные понятия. Планирование нужно для улучшение бизнес-процесса, а стандартизация — для его поддержания.

У данного цикла есть что-то общее с классической схемой управления: планирования, мотивации, организации и контроля в классической школе менеджмента.

Философия Кайдзен как часть бережливого производства

Бережливое производство – цель всех предприятий. Система Кайдзен – способ достичь ее. Для этого нужно следовать ряду принципов:

1. Главная идея Кайдзен – постоянное совершенствование навыков, умений, технологий. Если не менять производство в лучшую сторону, затраты вырастут. Вместе с ними повысится цена на продукцию и снизится ее конкурентоспособность. Чтобы этого избежать, сделайте развитие привычным состоянием, занимайтесь им каждый день.
2. Руководители, которые стремятся больше заработать, обычно не думают о сотрудниках. Поэтому они потеряют деньги, людей и хорошее имя. Им же нужно проявлять уважение к коллективу, показывать значимость клиентов.
3. Компания не должна зависеть от количества заказов. Так говорил Генри Форд. Отчасти он прав, поскольку простой при отсутствии заказов приводит к дополнительным расходам. Если их сократить, цена на продукцию снизится. А это приведет к появлению новых клиентов и повышению товарооборота. Нагрузка на персонал будет равномерной.
4. Хранение излишков продукции на складе также связано с растратами. Будут они и в тех случаях, когда поставщики задерживают поставки нужных компонентов. Исправить ситуацию поможет система «канбан». Согласно ей, все нужно делать в срок.
5. В производстве качественным должно быть все. Это дополнительные элементы, детали, упаковка, транспортировка. Маленькие погрешности лучше увидеть и исправить на начальных этапах.

Этапы совершенствования

Любая компания, решившая принять меры, чтобы выйти из кризиса, должна пройти следующие этапы:

1. Поставить перед собой основную цель – усовершенствовать качество товара и повысить конкурентоспособность организации. При чём, эта цель обязана быть стабильной, независимо от успеха и популярности продукции.
2. Принять философию кайдзы, при чём, начиная от руководителя и заканчивая уборщиком или дворником.
3. Наладить производство так, чтобы акцент делался на его качестве, а не количестве.
4. Свести к минимуму затраты и всяческие издержки, сбои в работе.
5. Не останавливаться в совершенствовании качества обслуживания, думая о том, как максимально позаботиться о клиентах.
6. Постоянно обучать и повышать квалификацию своим сотрудникам, создав, так называемый, Институт Работы.
7. Организовать процесс так, чтобы было комфортно не только клиентам, но и работникам.
8. Персонал должен ощущать свою значимость и нужность, тогда он будет готов брать на себя ответственность за развитие компании.
9. Производственная деятельность должна быть без ограничений и барьеров. Я имею в виду, что не стоит ставить границы между подразделениями, лучше, если они будут работать вместе. Так они смогут спрогнозировать какие-либо проблемы и совместно найти пути их решения.
10. Важно понять, что сама система отвечает за эффективность работы и качество продукта, поэтому не следует обвинять и штрафовать сотрудников за снижение либо отсутствие продаж.
11. Обязательно изучить все нюансы, что мешают полноценной деятельности персонала, для того, чтобы устранить их и повысить результативность производства.
12. Приобрести технику, которая упростит рабочий процесс.
13. Ввести программу саморазвития на корпоративном уровне.
14. Замотивировать абсолютно каждого работника, чтобы он не только стремился приносить пользу корпорации, но и хотел остаться в ней как можно дольше, совершенствуясь и продвигаясь.

Понятие и правила гемба Кайдзен

Это один из главных инструментов бережливого производства по системе Кайдзен. Слово «гемба» означает реальное место. Это может быть стройплощадка, производственный цех и т.д.

Гемба Кайдзен предполагает улучшение рабочих мест, что благотворно скажется на работе компании или производства в целом. Здесь нужно придерживаться 5 правил:

1. Для решения проблемы посетите рабочее место. Так вы получите достоверную информацию о том, что пошло не так. А также примете наиболее подходящее решение.
2. Определите, с чем связана проблема. Это может быть человек, техника, материалы, метод работы, расчеты.
3. Чтобы ситуация не усугубилась, найдите временное решение.
4. Найдите первопричину случившегося.
5. Во избежание подобных ситуаций в будущем суть проблемы и ее решение зафиксируйте на бумаге.

Эти правила системы Кайдзен защищают от стрессовых ситуаций и производственных проблем. Также они помогают предупредить ненужные траты времени и средств.

TQM на практике

В пример Total Quality Management хочется привести индийскую компанию National Engineering Industries Limited (NEI), флагманскую компанию группы CK Birla Group. В 2015 году она получила премию Деминга, почетный приз в сфере управления качеством.

NEI производит подшипники под торговой маркой NBC Bearings для автомобильной и железнодорожной промышленности. Производственные мощности четырех заводов NEI рассчитаны на выпуск тысячи размеров подшипников. Это единственный производитель подшипников в Индии, который имеет собственный исследовательский центр. Продукция компании экспортируется в 21 страну, включая США, Германию, Японию и Австралию, и используется в продукции торговых марок Honda, Suzuki, Daimler.

NEI ставит интересы потребителей на первое место, и всегда подстраивается под меняющиеся потребности рынка. В производстве и поставках компания придерживается концепции «Ноль дефектов». Сейчас показатель дефектов равен 100 единиц на миллион, за следующие три года NEI планирует сократить его до 50 единиц, а в будущем зафиксировать на уровне ниже 10 единиц на миллион.

Кредо компании Будь лучшим, кем ты можешь быть Be the best that you can be.

Кайдзен и менеджмент

Как сказано выше, суть системы Кайдзен заключается в постоянном совершенствовании методов управления и производства. Менеджмент в этом случае помогает сотрудникам работать так, чтобы в полной мере соответствовать стандартам. Если это не получается, работник проходит обучение. Как вариант – скорректировать стандарты. Чем лучше менеджмент, тем больше подобных мероприятий проводится.

Если говорить в общем, система Кайдзен направлена на развитие в сотрудниках положительного отношения к рабочему процессу. Здесь нет метода «кнута и пряника». Работникам не приказывают. Их поощряют. От них принимают предложения по улучшению рабочего процесса, идеи, включают их в обсуждения на советах директоров. А после решают, как эти идеи применить на практике. Руководство делает все возможное, чтобы мотивировать коллектив работать еще лучше, расти, развиваться.

В компаниях, работающих по системе Кайдзен, топ-менеджер всегда в курсе того, что происходит на рабочих площадках. Он интересуется даже незначительными деталями.

Согласно Кайдзен, решение социальных проблем играет такую же важную роль, как и экономических. Работники должны быть вовлечены в рабочий процесс. Благодаря этому повысится производительность труда, качество изготавливаемой продукции. Также возрастет ее популярность среди клиентов.

Принципы TQM

Один из основателей движения TQM, профессор Каору Исикава, сформировал шесть особенностей всеобщего управления качеством в Японии:

1. TQM применяется в масштабах всей компании с участием всех сотрудников.
2. Важность образования и обучения.
3. Работа кружков КК.
4. Регулярные аудиты TQM высшим менеджментом или внешними организациями.
5. Использование статистических методов.
6. Поддержка TQM со стороны государства.

Методика Total Quality Management резко контрастирует с подходами традиционного управления качеством:

К формированию концепции TQM непосредственно причастен У. Эдвардс Деминг. Он сформулировал алгоритм действий по внедрению концепции TQM из 14 пунктов:

1. Обеспечьте постоянство целей совершенствования товаров и услуг.
2. Примите новую философию.
3. Устраните зависимость от проверок для достижения качества.
4. Перестаньте выбирать партнеров исключительно по цене. Вместо этого сократите общую стоимость за счет сотрудничества с одним поставщиком.
5. Постоянно и навсегда совершенствуйте каждый процесс планирования, производства и обслуживания.
6. Вводите обучение на работе.
7. Поощряйте лидерство.
8. Избавляйтесь от страхов.
9. Разрушайте барьеры между персоналом разных функциональных областей.
10. Исключите лозунги, призывы и плановые показатели для рабочей силы.
11. Исключить числовые квоты для рабочей силы и численные цели для менеджеров.
12. Удалите барьеры, которые ограждают людей от гордости за качество изготовления, и устраните годовой рейтинг или систему заслуг.
13. Организуйте энергичную программу обучения и самосовершенствования для всех.
14. Задействуйте всех в компании в работе по трансформации.

Что значит нулевые потери в системе Кайдзен

Метод управления производством по системе Кайдзен предлагает разделить действия на предприятии на 2 группы:

• те, что приносят ценность;
• не приносящие ценность.

К последним относятся:

• хранение излишков продукции на складах;
• простой производства;
• потери при перевозках;
• потери от ненужных действий.

В список также можно добавить выпуск бракованной продукции. От таких действий нужно поскорее избавиться. Только так получится минимизировать неоправданный расход временных, финансовых и других ресурсов.

Как внедрить японскую систему – Кайдзен-блиц

На внедрение концепции Кайдзен на производстве уходит много времени. Ускорить процесс поможет семинар Кайдзен-блиц. В срок от 1 до 2 недель персонал научится применять основные принципы данного метода в работе. Внедрение системы Кайдзен проводится в 3 этапа:

1. Предварительная подготовка. Это изучение особенностей производства, поиск проблемной сферы, составление команды, разработка плана мероприятия.
2. Непосредственно Кайдзен-блиц. Участники знакомятся друг с другом. Между ними распределяются обязанности. После досконально разбирается возникшая ситуация. Сотрудники компании предлагают и проверяют идеи, внедряют их в производство, придумывают новые стандарты.
3. На последнем этапе участники подготавливают презентацию, сообщают результаты.

По окончании обучения остается лишь следить за выполнением планов.

Жизнь

Принцип кайдзен подходит для любой сферы. Например, вы хотите начать вести здоровый образ жизни.

Аккуратность

Выделите полчаса, когда вас ничто не будет отвлекать. Сядьте, поделите листочек на две части и запишите в одну колонку всё, что вам мешает, а во вторую то, что помогает.

Порядок

Составьте расписание, в которое включите всё полезное: прогулка в обед, скандинавская ходьба в парке, езда на велосипеде. Также вы можете просто сделать список тех вещей, которым вы должны уделить внимание. Например, сформируйте график отказа от вредной пищи и включения в рацион полезных продуктов. Делать это нужно постепенно, иначе организм взбунтуется, требуя дозу простых углеводов, к которой он привык.

Чистота

Поддерживать чистоту очень важно, какие бы цели вы ни ставили перед собой. В захламленном помещении человек теряет нужный настрой. К тому же уборку можно превратить в подготовительный этап физической нагрузки. Или сделайте из неё медитативный процесс, когда нужно сосредоточиться исключительно на физических действиях и полностью очистить голову от мыслей.

Стандартизирование

А теперь пришло время превратить все изменения в систему. Просто придерживайтесь графика, и он станет основой вашего образа жизни.

Дисциплина

Следите за собой и избавляйтесь от тяги к старым привычкам. Поначалу здоровый образ жизни дается нелегко: вокруг столько соблазнов, что удержаться трудно. Совершенствуйтесь, находя новые способы сделать свою реальность лучше.

Отличие традиционных систем управления от системы Кайдзен

Для удобства отличия собраны в таблицу.

Японская система управления Кайдзен выигрывает во всех отношениях.

Приложения

Существует множество сервисов по проектному менеджменту, которые позволяют контролировать работу производства, ИТ команд и диджитал агентств, которые исповедуют кайдзен или Total Quality Management. И есть Worksection.

Worksection

Saas-сервис позволяет наладить настолько прозрачную коммуникацию между руководством и коллективом, между клиентом компании и исполнителем, вплоть до нанятого фрилансера, что контроль качества и беспрерывное совершенствование продукта неизбежно.

В Worksection (и мобильной, и стационарной версии) можно:

• комментировать задачи, назначать их исполнителя и ответственного, показывать их клиенту без внутренних деталей
• ставить сроки и бюджет каждой задаче, контролировать и корректировать расходы
• вносить чек-листы, добавлять файлы в общий доступ
• ставить метки и статусы задачам, эмоции комментариям и задачам — то есть иметь живой и открытый чат с командой в разрезе рабочего процесса
• диаграмма Ганта позволяет визуализировать прогресс задач, а отчеты По людям — увидеть загрузку коллектива.